TimeSheet Reporter – Zeiterfassung in Ihrem Microsoft Outlook Kalender
TimeSheet Reporter® macht es möglich, Zeiterfassungen für Organisation, Projekte und Aktivitäten in Ihrem MS Outlook Kalender durchzuführen.
Erstellen Sie Zeitberichte mit Ihrem Microsoft Outlook Kalender
Erstellen Sie Standardberichte
Absegnung von Zeiteinträgen durch Vorgesetzte
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Stundensätze (Kosten/Einnahmen) und Ausgaben (Fahrtstrecke, Waren, etc.) zu Ihren Zeiteinträgen hinzufügen
Teilen Sie Daten mit Ihren anderen Systemen (ERP, CRM, Excel, etc.)
Einfache Gleitzeitlösung
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Zugriff mit Smartphone
Manueller Zeiteintrag und Bearbeitung für Sie und andere in einem benutzerfreundlichen Web-Interface
Rollenbasierte Berechtigungen
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Für weitere Funktionen, klicken Sie hier
Benutzen Sie Microsoft Outlook® als Kalendersystem? Gut, das ist alles was Sie brauchen.
Die Mitarbeiter der meisten Unternehmen nutzen heutzutage Microsoft Outlook® als Kalendersystem. TimeSheet Reporter® baut darauf auf und macht es möglich, Zeiterfassungen für Organisation, Projekte und Aktivitäten in Ihrem Microsoft Outlook Kalender durchzuführen.
Wenn Sie einen Termin in Microsoft Outlook erstellen, können Sie auch passende Organisation, Projekt und Aktivität wählen (von Ihnen definiert) und diese in Ihren Termin aufnehmen. Klicken Sie auf Submit, wenn Sie Ihren Tag oder Woche oder Termin abgeschlossen haben und die verbrachte Zeit mit verschiedenen Projekten oder Aktivitäten wird registriert. Ihre erfassten Zeiteinträge werden dann durch einen für das Projekt bestimmten Vorgesetzten bestätigt oder abgelehnt.
Sie können diese Informationen auch mit Ihren anderen System wie ERP, CRM, etc. kombinieren und diese Informationen in Ihr Projektmanagement, Buchhaltung, etc. einfließen lassen.
Sie können auch Informationen aus diesen Systemen in TimeSheet Reporter® einbinden, damit Sie Ihre existierenden Projekte und Aktivitäten beibehalten können, ohne sie erneut anlegen zu müssen.
Welche der folgenden Funktionen könnten in Ihrem Unternehmen nützlich sein?
Erfassen Sie Ihre Zeiten in Microsoft Outlook®
TSR baut auf Ihrer bestehenden Infrastruktur auf. Ihre Nutzer brauchen nicht mehr viele verschiedene Anwendungen, in die sie ihre Zeiten eintragen müssen und auch keine Schulung um direkt loslegen zu können. Sie benutzen einfach ihre existierenden MS Outlook Kalender, fügen die zusätzlichen Informationen zu ihrem Termin (Projekt, Organisation und Aktivität) hinzu und fertig! Das war’s. Ihr Termin fungiert nun als Zeiterfassung. Wenn der Termin beendet ist, kann der Nutzer ihn übermitteln und ein Vorgesetzter ihn bestätigen. Diese Übermittlung kann auch als Stapelverarbeitung geschehen. Der Benutzer bekommt eine Übersicht zu allen noch nicht übermittelten Terminen in einem Zeitrahmen und kann diese alle gleichzeitig übermitteln. So einfach ist das.
Unterstützt Outlook für Windows, Mac und Web
Die reguläre Version des TSR Outlook User Agent funktioniert mit der installierten Version von Microsoft Office für Windows.
Zusätzlich bietet TSR auch TSR OUA Light an, ein Add-In, das auch Outlook für Mac und Outlook für Web unterstützt. Es funktioniert auch mit Outlook für Windows, aber hier empfehlen wir, den regulären TSR Outlook User Agent zu verwenden.
Hier können Sie einige der Unterschiede zwischen dem regulären TSR OUA und OUA Light sehen.
Für weitere Informationen über OUA Light – Klicken Sie bitte hier…
Machen Sie Ihr Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger
Es ist wichtiger als je zuvor, Ihr Unternehmen bestens optimiert und wettbewerbsfähig zu halten. Das bedeutet, dass Sie alles tun müssen, um Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Das Freimachen von Ressourcen und die Garantie, dass alle Stunden auf kundenbezogenen Projekten erfasst werden, und eine klarere Übersicht über die Zeiteinteilung Ihrer Angestellten sind riesige Wettbewerbsvorteile, die Ihr Unternehmen mit TimeSheet Reporter® bekommen kann.
Hängen Sie die benötigten Informationen an jeden Termin an
Neben den Informationen zum Projekt und der Organisation jedes Termins, kann man auch Kommentare der Nutzer an den Vorgesetzten und andersrum hinzufügen. Das kann relevant werden, wenn Sie erklären müssen, warum ein Termin in einer bestimmten Weise stattgefunden oder ein Vorgesetzter einen Termin abgewiesen hat.
Leichter Überblick über verbrachte Zeit
Sowohl Nutzer als auch Administratoren können einfach einen Überblick der Zeiteinträge bekommen. Nutzer können einfach eine Übersicht ihrer bestätigten und unbestätigten Zeiteinträge bekommen. Administratoren und Vorgesetze können einfach einen Überblick durch das Administrator-Modul bekommen.
Nutzen Sie Standardberichte
Administratoren können auch einfach Standardberichte erstellen, um alle möglichen Informationen zu bekommen. Beispielsweise können sie die Zeit, die für verschiedenen Projekte aufgewendet wurde, anzeigen, oder Zeiteinträge verschiedener Nutzer vergleichen, die Zeit für Projekte vergleichen, den Zeitaufwand für besondere Organisationen, etc. Es ist einfach zu benutzen und befähigt Sie, besser informierte und damit stärkere Entscheidungen zu treffen.
Diese Berichte können als Tabellen und auch grafisch in Form von Kuchen- und Balkendiagrammen dargestellt werden.
Sie können Nutzern auch die Berechtigung erteilen, Berichte zu ihren eigenen Zeiten zu erstellen.
Absegnung von Zeiteinträgen durch Vorgesetzte
Wenn Nutzer ihre Zeiteinträge übermitteln, können zugewiesene Vorgesetzte diese bestätigen oder ablehnen. Dies kann einzeln und in einer Stapelverarbeitung geschehen. Wenn ein Termin bestätigt wurde, wird er im System als solcher abgelegt. Wird der Eintrag abgelehnt, wird er an den Nutzer zurückgeschickt.
Vorgesetzte können auch Kommentare zu den Einträgen hinzufügen und auf diese Antworten.
Integrieren und Teilen Sie Daten automatisch oder manuell mit Ihrem ERP, CRM, Buchhaltung und anderen Systemen
Mit dem TSR DataBridge Modul (im Lieferumfang beinhaltet) können Sie auch Daten von und zu TimeSheet Reporter® und Ihren anderen Systemen wie ERP, CRM und Buchhaltung teilen, importieren und exportieren. Das bedeutet, dass übermittelte und bestätigte Zeiteinträge einfach in Ihr ERP, CRM und Buchhaltungssystem importiert werden können, was das Erstellen von Rechnungen für Kunden weitaus einfacher und genauer macht.
Das bedeutet auch, dass Sie Ihre aktuellen Projekte und Kunden aus Ihren anderen Systemen in TSR importieren können, was die Verwendung von TSR noch einfacher macht.
Sie können Daten von und zu TSR mit CSV-Dateien importieren und exportieren.
Die Zwei-Wege-Teilung kann manuell und automatisch über Kommandozeilen-Aktionen durchgeführt werden.
Stundensätze
In TSR ist es auch möglich, den Zeiteinträgen Stundensätze hinzuzufügen. Das bedeutet, dass Sie bei Projekten die Kosten pro Stunde und stündliche Einnahmen für das gesamte Projekt oder für einzelne Aktivitäten im Projekt definieren können.
Dies ist nützlich, wenn Sie Ihren Gewinn bei Projekten oder bspw. Ihre Kosten bei Festpreisprojekten sehen möchten.
Die Funktion beinhaltet auch eine separate Berichterstellung, damit Sie schnell einen Überblick über Umsatz, Kosten und Gewinn bekommen können. Sie können außerdem diese Daten einbeziehen, wenn Sie Zeiteinträge mit TSR DataBridge exportieren.
Kosten
Timesheet Reporter macht es auch möglich, den Zeiteinträgen Ausgaben hinzuzufügen.* Das bedeutet, dass, wenn Sie zum Beispiel Kosten wie Hotels oder Autos oder bestimmte Produkte haben, Sie diese den Zeiterfassungen hinzufügen können; beispielsweise zur Spesenerstattung. Diese Funktion kann auch für Gegenstände wie abzurechnende Waren verwendet werden.
Genau wie bei Arbeitszeittabellen in TSR, besitzen Kosten einen optionalen Genehmigungsablauf. Es sind auch Berichte möglich für Überblicke über Ausgaben, und auch Erstattungs-Berichte sind bereits fertig zur Unterschrift von Mitarbeitern und Management.
*Mit standard TSR Outlook User Agent (derzeit nicht OUA Light) und TSR WebAdmin.
Einfache Gleitzeitlösung
Mit der TSR-Lösung kann auch definiert werden, wie viele Stunden die Benutzer melden sollen. Zum Beispiel 8 Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche entsprechend, usw. Dies geschieht über die „Arbeitszeitprofile“, und Sie können verschiedene Profile für verschiedene Benutzer definieren, also bspw. für Teilzeitbeschäftigte, Vollzeitbeschäftigte usw. und nicht für alle Benutzer muss ein Profil definiert werden.
In der Berichtserstellung erhalten Sie dann auf einfache Weise einen Überblick über die gemeldeten Stunden im Vergleich zu dem, was hätte gemeldet werden sollen, einschließlich der Differenz.
Eine wirklich einfache Gleitzeitlösung.
Arbeiten Sie einfacher und schneller mit Favoriten
Viele Mitarbeiter haben bestimmte Organisationen und Projekte, mit denen sie hauptsächlich arbeiten (Favoriten), inklusive Ihrer eigenen. Diese Mitarbeiter können diese Favoriten einfach als Standard bei der Erstellung eines Termins einrichten. Sie müssen nicht mehr alle Organisationen und Projekte durchsuchen, die sich in Ihrem System befinden könnten. Das bedeutet, dass die TSR-Felder in Ihren Terminen (zu Projekt, Organisation, etc.) automatisch ausgefüllt werden, was weiter Zeit spart. Das ist äußerst nützlich für Mitarbeiter die hauptsächlich in bestimmten Projekten oder der Organisation arbeiten (bspw. Ihrem eigenen).
Es ist auch möglich, mehrere Favoriten zu erstellen und zwischen diesen zu wechseln.
Benachrichtigungen für fehlende Zeiteinträge
TimeSheet Reporter® besitzt auch eine Funktion, die es möglich macht, Mitarbeitern Benachrichtigungen zu schicken, die nicht die vorgesehene Anzahl an Stunden eingetragen haben. Sie können einen oder mehrere Kalender einrichten, und für jeden Tag der Woche bestimmen, wie viele Stunden eingetragen werden müssen und auch Ausnahmen für Urlaube, etc. definieren. Sie können diesen Kalendern dann Benutzer zuweisen. Wenn Sie wollen, können Sie die Benachrichtigungsfunktion nutzen, um Benutzer, die nicht genug Stunden eingetragen haben (weniger als durch ihre Kalender definiert), darauf hinzuweisen. Gleichzeitig bekommen Sie eine Übersicht mit den fehlenden Stunden. Sie können verschiedene Kalender für verschiedene Nutzergruppen definieren, bspw. Vollzeitangestellte, Aushilfskräfte, Praktikanten, etc.
Manueller Zeiteintrag und Bearbeitung für Sie und andere in einem benutzerfreundlichen Web-Interface
TSR besitzt auch die Option zum manuellen Bearbeiten und Eingeben von Zeiteinträgen wie bei traditionellen Systemen auch. Dies kann nützlich sein, wenn Sie bspw. gerade keinen Zugriff auf Outlook haben.
Nutzer mit den entsprechenden Privilegien können auch Zeiten für andere Nutzer eintragen, was wertvoll werden kann, wenn Angestellte krank oder im Urlaub sind oder einfach vergessen haben, vor dem Urlaub Zeiten einzutragen. Es könnten auch Zeiten fehlerhaft eingetragen worden sein, was die Änderung durch einen Vorgesetzten erforderlich macht. Ein Kollege oder Vorgesetzte mit den richtigen Berechtigungen kann dann die Zeiteinträge für sie eintragen oder bearbeiten, was viel Mühe erspart und das Anmelden mit Benutzerdaten anderer und ähnliches überflüssig macht. Berechtigte Nutzer können selbstverständlich auch ihre eigenen Einträge bearbeiten oder neue anlegen.
All dies geschieht in einem benutzerfreundlichen Webinterface, genannt TSR WebAdmin.
Man könnte sagen, dass wir die „traditionelle“ Zeiterfassung perfektioniert haben.
Das oben genannte ist in Listenform und als Matrix verfügbar, was es Ihnen auch erlaubt, Zeiteinträge zu kopieren, zu verschicken, etc.
Smartphone Zugriff
Benutzen Sie Ihre mobilen Geräte wie Smartphones, um Zeiten im TSR WebAdmin einzutragen.
TSR besitzt ein Webinterface, dass für Smartphones optimiert ist, damit Sie, wenn Sie keinen Zugriff auf Ihren Microsoft Outlook Kalender aber Ihr Smartphone dabeihaben, trotzdem Zeiten eintragen und diese betrachten können.
Greifen Sie einfach mit Ihrem Smartphone auf TSR WebAdmin zu und Sie bekommen ein Menü präsentiert, mit dem Sie Zeiten eintragen, neue Zeiteinträge erstellen, diese übermitteln, etc. können.
Hosted Lösung
Die Hosted-Version läuft auf unseren Servern, sodass Sie nur das Outlook Nutzerprogramm installieren müssen. Unsere Server laufen mit Microsoft Windows Azure. Das bedeutet, dass der Serverdienst von Microsoft selbst stammt, was eine hohe Verfügbarkeit, Qualität und schnelle Antwortzeiten garantiert. Wenn Sie keine Microsoft Serverumgebung besitzen oder die Dinge einfach halten möchten, ist dies die Lösung für Sie.
Geschützte und sichere Anmeldung – Nutzerzugriff kontrollieren
Geschützte und sichere Anmeldungen für Ihre Nutzer sind wichtig. Ihr TSR-Administrator erstellt Anmeldeinformationen für jeden Nutzer, die Ihnen die Sicherheitskontrollen in die Hand geben. Wenn ein TSR Benutzer-Agent mit dem TSR-Server von uns kommuniziert (bspw. Anmeldung oder Zeiterfassungen), geschieht das über eine Secure Sockets Layer (SSL) Verschlüsselung, was bedeutet, dass Ihr Datenverkehr geschützt und sicher ist.
Rollenbasierte Berechtigungen
Sie wollen Kontrolle darüber, wer auf welche Informationen Zugriff hat und was sie tun können. Mit TSR können Sie verschiedenen Benutzerrollen einrichten und diese den entsprechenden Benutzern zuweisen. Auf diese Weise können Sie definieren, wer Zeitberichte erstellen darf, wer Zeiten bestätigen darf, wer Zugriff auf Zeitberichte hat, etc.
Nutzen Sie TSR in Ihrer gewünschten Sprache
TSR enthält derzeit verschiedene Sprachpakete. Darunter Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Holländisch und Dänisch und weitere kommen ständig hinzu.
Erstellen oder Bearbeiten Sie Sprachdateien
Mit TSR können Sie auch neue Sprachdateien erstellen oder die bestehenden ändern. Mit einer nutzerfreundlichen Oberfläche können Sie einfach bestehende Sprachdateien bearbeiten oder Ihre eigenen erstellen. TSR wird mit vielen Sprachen ausgeliefert, aber wenn Sie spezielle Wünsche haben, können Sie diese hiermit erfüllen.
Wie es weitergeht - Was Sie jetzt tun sollten
Warum alle Unternehmen und Organisationen, groß und klein, Outlook Zeiterfassungssoftware verwenden sollten
Heutzutage stehen Unternehmen vor vielen großen Herausforderungen. Wettbewerber sind ihnen ständig auf den Fersen. Außerdem müssen sie fleißig arbeiten, um sicherzustellen, dass ihre Kunden mit ihrer Arbeit oder ihren Produkten vollkommen zufrieden sind. Hier und da ein paar kleine Änderungen vorzunehmen, kann einen großen Fortschritt bedeuten. Eine der ersten Änderungen, die Sie vornehmen sollten, ist die Umstellung oder Aktualisierung Ihrer Zeiterfassungssoftware. Durch ein Upgrade auf eine Outlook-Software für Zeiterfassung können Sie die Produktivität steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und einen Teil der Verantwortung abgeben. Im Folgenden erfahren Sie, wie eine Outlook-basierte Zeiterfassungssoftware jedem Unternehmen oder Organisation unabhängig von ihrer Größe zugute kommen kann.
Outlook Zeiterfassung bringt Vertrautheit
Zuallererst sollten Sie immer Ihr Bestes tun, um nicht von den gewohnten Gepflogenheiten abzuweichen. Die Mitarbeiter finden es in der Regel nicht gut, etwas auf ganz andere Weise tun zu müssen. Hinzu kommt, dass die Kosten für die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter in eine neue Fertigkeit oder Software einfach zu hoch sind. Das ist einer der größten Vorteile der Verwendung einer Outlook-basierten Zeiterfassungssoftware. Diese Software bringt Vertrautheit mit sich. Schließlich verwenden Ihre Mitarbeiter höchstwahrscheinlich bereits tagtäglich Outlook, um wichtige E-Mails von Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden zu lesen. Wenn Sie bei einer vertrauten Software bleiben, haben Ihre Mitarbeiter keine Probleme damit, sie sofort zu benutzen.
Einfachere Integration
Wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie wissen, wie schwierig es sein kann, neue Software in Ihr Unternehmen zu integrieren. Wenn Sie beschließen, von Ihren Mitarbeitern die Verwendung eines neuen Programms zu verlangen, werden sie Zeit brauchen, um sich an die Software zu gewöhnen. Die Zeit und das Geld, die dafür benötigt werden, können sich sehr schnell anhäufen. Mit einem Outlook-Zeiterfassungsprogramm ist das kein Problem. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie sich Ausfallzeiten einfach nicht leisten. Deshalb brauchen Sie ein Programm, das leicht integriert werden kann. Mit einer Outlook-basierten Lösung sind Sie in wenigen Minuten startklar.
Eine Lösung für alle
In der heutigen Zeit kann die Belegschaft recht breit gefächert sein. Es besteht eine gute Chance, dass Sie in Ihrem Unternehmen Menschen mit vielen verschiedenen Hintergründen haben. Vielleicht haben Sie jemanden aus einem spanisch- oder deutschsprachigen Land, aber auch ein oder zwei Amerikaner. Angesichts dessen müssen Sie eine Lösung finden, mit der die Bedürfnisse aller befriedigt werden können. Hier kommt eine gute Outlook-basierte Lösung ins Spiel. Wenn Sie sich für die richtige Software entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, die Sprachoption zu wählen, die den Bedürfnissen des einzelnen Benutzers entspricht. Das kann einen großen Unterschied machen.
Diese Art von Lösung garantiert, dass jeder in Ihrer Belegschaft die Software problemlos verstehen und benutzen kann.
Hält Mitarbeiter aktiv
Ausfallzeiten können ein Unternehmen ernsthaft schädigen. Wenn Ihre Teams für ein paar Stunden ausfallen, verliert Ihr Unternehmen eine beträchtliche Summe Geld. Das ist etwas, was Sie um jeden Preis vermeiden müssen. Wenn Sie die falsche Zeiterfassungssoftware wählen, geraten Sie in große Schwierigkeiten. Glücklicherweise hilft Ihnen die Outlook Kalender Zeiterfassungssoftware, Schwierigkeiten zu vermeiden. Denn diese Software erlaubt es Ihnen, rollenbasierte Berechtigungen einzurichten. Das bedeutet, dass Sie steuern können, was jeder Mitarbeiter sehen und tun darf.
Im Gegenzug können Sie verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in unnötigen Fenstern stecken bleiben und davon gebremst werden. Stattdessen können sie ihre Arbeitszeit erfassen oder ihr Projekt überprüfen und weiterarbeiten. Das kann die Zeiteffizienz Ihrer Mitarbeiter spürbar verbessern und Ihrem Unternehmen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.
Für die Zeiterfassung Outlook mit TSR ist die beste Lösung.
Jederzeit informiert bleiben
Ein weiterer großer Vorteil einer Outlook Zeiterfassung software besteht darin, dass Sie jederzeit über Probleme informiert sind. Diese Software kann fehlende Zeiterfassungseinträge erkennen und Benachrichtigungen versenden. Ohne eine solche Software müssten Sie die fehlenden Informationen von Hand suchen, und das könnte einige Tage dauern. Wenn Sie dann endlich dazu kommen, Ihren Mitarbeiter danach zu fragen, ist es sehr viel schwieriger, die richtigen Informationen zu erhalten.
Mit der richtigen Software werden Sie keine Schwierigkeiten dabei haben, die benötigten Informationen zu bekommen. Es wird rechtzeitig eine Benachrichtigung verschickt, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die Probleme behebt und die richtigen Informationen sofort angibt.
Stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter vorbereitet sind
Bevor Sie einen Mitarbeiter an einen Einsatzort schicken, müssen Sie sicherstellen, dass er auf das, was vor ihm liegt, optimal vorbereitet ist. Er muss über alle Werkzeuge, Materialien und Anweisungen verfügen, die erforderlich sind, um die Arbeit in einer angemessenen Zeit zu erledigen. Wenn er unvorbereitet ist, muss er entweder ins Büro zurückkehren oder Sie anrufen, bevor er anfangen kann. Wenn das zu oft geschieht, besteht eine gute Chance, dass Ihre Kunden sich anderswo nach einem effizienteren Dienstleister umsehen. Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware können Sie solche Probleme vermeiden.
Die Software gibt Ihnen die Möglichkeit, jedem Termin genaue Informationen beizufügen. So sind diese Informationen für den Mitarbeiter leicht zugänglich. Dies kann einen großen Unterschied machen und gleichzeitig garantieren, dass Ihre Mitarbeiter effizient bleiben.
Macht Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger und agiler
Damit ein Unternehmen oder eine Organisation in der heutigen Zeit überleben und sich entwickeln kann, ist es wichtig, dass das Unternehmen agil ist. Sie müssen in der Lage sein, sich spontan anzupassen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Ihnen alle erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Schließlich haben Sie keine Zeit, die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter von Hand auszurechnen. Stattdessen brauchen Sie eine Software, die es Ihnen abnimmt. Mit der Wahl der richtigen Software können Sie sicherstellen, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Ihre Teams ihre Zeit verbringen. Außerdem können Sie so Ressourcen freimachen und Mitarbeiter für Projekte einsetzen, bei denen sie am meisten gebraucht werden.
Das wird Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten verschaffen.
Macht Sie organisierter
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie mit viel Konkurrenz zu kämpfen haben. Die Märkte werden heutzutage mit Tonnen von verschiedenen ähnlichen Produkten und Dienstleistungen überschwemmt. Und deshalb ist es wichtiger denn je, organisiert zu sein, damit Sie sich ausschließlich darauf konzentrieren können, Ihre Konkurrenz zu übertreffen. Eine gute Zeiterfassungssoftware ist der Schlüssel, um Ihr Unternehmen in Schuss zu bringen und wertvolle Ressourcen zu gewinnen, die anderweitig genutzt werden können. Mit einer Outlook Zeiterfassung software wissen Sie genau, welche Ihrer Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten und wie viel Zeit sie für diese Projekte aufwenden.
Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter einfach abzuziehen und sie Projekten zuzuteilen, die möglicherweise zusätzliche Arbeitskraft benötigen.
Erhalten Sie aussagekräftige Tagesberichte
Als Manager oder Chef haben Sie wahrscheinlich verschiedene Berichte, die jeden Tag auf Ihrem Schreibtisch landen. Manchmal enthalten diese Berichte vielleicht unwichtige Informationen und Sie sehen sie vielleicht nicht einmal an. Nun, mit Zeiterfassung können Sie Ihre täglichen Berichte so anpassen, dass sie genau die Informationen enthalten, die Sie brauchen. Anstatt zwanzig bis dreißig Minuten damit zu verbringen, einen Haufen bedeutungsloser Zahlen zu durchsuchen, können Sie die gewünschten Informationen buchstäblich präzise lokalisieren. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern macht Ihre Arbeit auch viel einfacher.
Sie können Ihre Berichte so anpassen, dass sie eine Vielzahl von Statistiken enthalten, wie z.B. die für ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit, wie lange ein Projekt bereits läuft, und Sie können sogar die für verschiedene Projekte aufgewendete Zeit vergleichen. Darüber hinaus können diese Berichte in einem Torten- oder Balkendiagramm dargestellt werden, um sie optisch ansprechender zu gestalten. Als Administrator der Software können Sie zudem anderen Benutzern die Möglichkeit geben, die gleichen Berichte zu erstellen.
Behalten Sie einfach Ihre Gewinne bei bestimmten Projekten im Auge
Bei der Führung eines Unternehmens gibt es nichts Wichtigeres, als sicherzustellen, dass Sie mit jedem einzelnen Ihrer Projekte Geld verdienen. Manchmal kann es wirklich schwierig sein, diese Aufgabe zu erfüllen. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um langandauernde Projekte handelt. Eine Zeiterfassungssoftware vereinfacht diesen Prozess für Sie jedoch erheblich. Sie ermöglicht es Ihnen, die stündlichen Kosten und den stündlichen Umsatz jedes einzelnen Projekts, an dem Sie gerade arbeiten, aufzulisten. Gleichzeitig können Sie die Berichte auch trennen, so dass Sie sich schnell einen Überblick über die Kosten und den Gewinn des jeweiligen Projekts verschaffen können.
Dies ist sehr nützlich für den Fall, dass Sie ein ähnliches Projekt vor sich haben und feststellen, dass Sie beim letzten Projekt möglicherweise zu wenig berechnet haben. Dadurch erhalten Sie eine Vorstellung davon, um wie viel mehr Sie Ihre Preise erhöhen müssen, um einen größeren Gewinn zu erzielen.
Bleiben Sie immer vernetzt und informiert
Angesichts Ihres hektischen Arbeitslebens und dem Ihrer Mitarbeiter gibt es wahrscheinlich viele Fälle, in denen Sie den ganzen Tag nicht im Büro sind oder in Besprechungen feststecken. Vielleicht laufen bei Ihnen mehrere verschiedene Projekte, die Ihre Aufmerksamkeit und Betreuung erfordern, aber Sie kommen einfach nicht zu Ihrem Computer, um auf Ihre Zeiterfassungssoftware zuzugreifen. Wenn Sie die besten verfügbaren Zeiterfassungsprogramme nutzen, brauchen Sie sich darüber keine Sorgen zu machen, solange Sie ein Smartphone oder einen Browser haben. Sie können direkt von Ihrem Smartphone oder Browser aus problemlos auf dieselben Berichte zugreifen und diese einsehen, wie von Ihrem Desktop-Computer aus.
Mit der richtigen Lösung zur Erstellung von Zeiterfassungsberichten war die Arbeit für Sie und Ihr Unternehmen noch nie einfacher, und TimeSheet Reporter (TSR) unterstützt Sie dabei.
