Warum alle Unternehmen und Organisationen, groß und klein, Outlook Zeiterfassungssoftware verwenden sollten

Heutzutage stehen Unternehmen vor vielen großen Herausforderungen. Wettbewerber sind ihnen ständig auf den Fersen. Außerdem müssen sie fleißig arbeiten, um sicherzustellen, dass ihre Kunden mit ihrer Arbeit oder ihren Produkten vollkommen zufrieden sind. Hier und da ein paar kleine Änderungen vorzunehmen, kann einen großen Fortschritt bedeuten. Eine der ersten Änderungen, die Sie vornehmen sollten, ist die Umstellung oder Aktualisierung Ihrer Zeiterfassungssoftware. Durch ein Upgrade auf eine Outlook-Software für Zeiterfassung können Sie die Produktivität steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und einen Teil der Verantwortung abgeben. Im Folgenden erfahren Sie, wie eine Outlook-basierte Zeiterfassungssoftware jedem Unternehmen oder Organisation unabhängig von ihrer Größe zugute kommen kann.

Outlook Zeiterfassung bringt Vertrautheit

Zuallererst sollten Sie immer Ihr Bestes tun, um nicht von den gewohnten Gepflogenheiten abzuweichen. Die Mitarbeiter finden es in der Regel nicht gut, etwas auf ganz andere Weise tun zu müssen. Hinzu kommt, dass die Kosten für die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter in eine neue Fertigkeit oder Software einfach zu hoch sind. Das ist einer der größten Vorteile der Verwendung einer Outlook-basierten Zeiterfassungssoftware. Diese Software bringt Vertrautheit mit sich. Schließlich verwenden Ihre Mitarbeiter höchstwahrscheinlich bereits tagtäglich Outlook, um wichtige E-Mails von Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden zu lesen. Wenn Sie bei einer vertrauten Software bleiben, haben Ihre Mitarbeiter keine Probleme damit, sie sofort zu benutzen.

Einfachere Integration

Wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie wissen, wie schwierig es sein kann, neue Software in Ihr Unternehmen zu integrieren. Wenn Sie beschließen, von Ihren Mitarbeitern die Verwendung eines neuen Programms zu verlangen, werden sie Zeit brauchen, um sich an die Software zu gewöhnen. Die Zeit und das Geld, die dafür benötigt werden, können sich sehr schnell anhäufen. Mit einem Outlook-Zeiterfassungsprogramm ist das kein Problem. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie sich Ausfallzeiten einfach nicht leisten. Deshalb brauchen Sie ein Programm, das leicht integriert werden kann. Mit einer Outlook-basierten Lösung sind Sie in wenigen Minuten startklar.

Eine Lösung für alle

In der heutigen Zeit kann die Belegschaft recht breit gefächert sein. Es besteht eine gute Chance, dass Sie in Ihrem Unternehmen Menschen mit vielen verschiedenen Hintergründen haben. Vielleicht haben Sie jemanden aus einem spanisch- oder deutschsprachigen Land, aber auch ein oder zwei Amerikaner. Angesichts dessen müssen Sie eine Lösung finden, mit der die Bedürfnisse aller befriedigt werden können. Hier kommt eine gute Outlook-basierte Lösung ins Spiel. Wenn Sie sich für die richtige Software entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, die Sprachoption zu wählen, die den Bedürfnissen des einzelnen Benutzers entspricht. Das kann einen großen Unterschied machen.

Diese Art von Lösung garantiert, dass jeder in Ihrer Belegschaft die Software problemlos verstehen und benutzen kann.

Hält Mitarbeiter aktiv
Ausfallzeiten können ein Unternehmen ernsthaft schädigen. Wenn Ihre Teams für ein paar Stunden ausfallen, verliert Ihr Unternehmen eine beträchtliche Summe Geld. Das ist etwas, was Sie um jeden Preis vermeiden müssen. Wenn Sie die falsche Zeiterfassungssoftware wählen, geraten Sie in große Schwierigkeiten. Glücklicherweise hilft Ihnen die Outlook Kalender Zeiterfassungssoftware, Schwierigkeiten zu vermeiden. Denn diese Software erlaubt es Ihnen, rollenbasierte Berechtigungen einzurichten. Das bedeutet, dass Sie steuern können, was jeder Mitarbeiter sehen und tun darf.

Im Gegenzug können Sie verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in unnötigen Fenstern stecken bleiben und davon gebremst werden. Stattdessen können sie ihre Arbeitszeit erfassen oder ihr Projekt überprüfen und weiterarbeiten. Das kann die Zeiteffizienz Ihrer Mitarbeiter spürbar verbessern und Ihrem Unternehmen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.

Für die Zeiterfassung Outlook mit TSR ist die beste Lösung.

Jederzeit informiert bleiben

Ein weiterer großer Vorteil einer Outlook Zeiterfassung software besteht darin, dass Sie jederzeit über Probleme informiert sind. Diese Software kann fehlende Zeiterfassungseinträge erkennen und Benachrichtigungen versenden. Ohne eine solche Software müssten Sie die fehlenden Informationen von Hand suchen, und das könnte einige Tage dauern. Wenn Sie dann endlich dazu kommen, Ihren Mitarbeiter danach zu fragen, ist es sehr viel schwieriger, die richtigen Informationen zu erhalten.

Mit der richtigen Software werden Sie keine Schwierigkeiten dabei haben, die benötigten Informationen zu bekommen. Es wird rechtzeitig eine Benachrichtigung verschickt, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die Probleme behebt und die richtigen Informationen sofort angibt.

Stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter vorbereitet sind

Bevor Sie einen Mitarbeiter an einen Einsatzort schicken, müssen Sie sicherstellen, dass er auf das, was vor ihm liegt, optimal vorbereitet ist. Er muss über alle Werkzeuge, Materialien und Anweisungen verfügen, die erforderlich sind, um die Arbeit in einer angemessenen Zeit zu erledigen. Wenn er unvorbereitet ist, muss er entweder ins Büro zurückkehren oder Sie anrufen, bevor er anfangen kann. Wenn das zu oft geschieht, besteht eine gute Chance, dass Ihre Kunden sich anderswo nach einem effizienteren Dienstleister umsehen. Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware können Sie solche Probleme vermeiden.

Die Software gibt Ihnen die Möglichkeit, jedem Termin genaue Informationen beizufügen. So sind diese Informationen für den Mitarbeiter leicht zugänglich. Dies kann einen großen Unterschied machen und gleichzeitig garantieren, dass Ihre Mitarbeiter effizient bleiben.

Macht Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger und agiler

Damit ein Unternehmen oder eine Organisation in der heutigen Zeit überleben und sich entwickeln kann, ist es wichtig, dass das Unternehmen agil ist. Sie müssen in der Lage sein, sich spontan anzupassen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Ihnen alle erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Schließlich haben Sie keine Zeit, die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter von Hand auszurechnen. Stattdessen brauchen Sie eine Software, die es Ihnen abnimmt. Mit der Wahl der richtigen Software können Sie sicherstellen, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Ihre Teams ihre Zeit verbringen. Außerdem können Sie so Ressourcen freimachen und Mitarbeiter für Projekte einsetzen, bei denen sie am meisten gebraucht werden.

Das wird Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten verschaffen.

Macht Sie organisierter

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie mit viel Konkurrenz zu kämpfen haben. Die Märkte werden heutzutage mit Tonnen von verschiedenen ähnlichen Produkten und Dienstleistungen überschwemmt. Und deshalb ist es wichtiger denn je, organisiert zu sein, damit Sie sich ausschließlich darauf konzentrieren können, Ihre Konkurrenz zu übertreffen. Eine gute Zeiterfassungssoftware ist der Schlüssel, um Ihr Unternehmen in Schuss zu bringen und wertvolle Ressourcen zu gewinnen, die anderweitig genutzt werden können. Mit einer Outlook Zeiterfassung software wissen Sie genau, welche Ihrer Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten und wie viel Zeit sie für diese Projekte aufwenden.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter einfach abzuziehen und sie Projekten zuzuteilen, die möglicherweise zusätzliche Arbeitskraft benötigen.

Erhalten Sie aussagekräftige Tagesberichte

Als Manager oder Chef haben Sie wahrscheinlich verschiedene Berichte, die jeden Tag auf Ihrem Schreibtisch landen. Manchmal enthalten diese Berichte vielleicht unwichtige Informationen und Sie sehen sie vielleicht nicht einmal an. Nun, mit Zeiterfassung können Sie Ihre täglichen Berichte so anpassen, dass sie genau die Informationen enthalten, die Sie brauchen. Anstatt zwanzig bis dreißig Minuten damit zu verbringen, einen Haufen bedeutungsloser Zahlen zu durchsuchen, können Sie die gewünschten Informationen buchstäblich präzise lokalisieren. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern macht Ihre Arbeit auch viel einfacher.

Sie können Ihre Berichte so anpassen, dass sie eine Vielzahl von Statistiken enthalten, wie z.B. die für ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit, wie lange ein Projekt bereits läuft, und Sie können sogar die für verschiedene Projekte aufgewendete Zeit vergleichen. Darüber hinaus können diese Berichte in einem Torten- oder Balkendiagramm dargestellt werden, um sie optisch ansprechender zu gestalten. Als Administrator der Software können Sie zudem anderen Benutzern die Möglichkeit geben, die gleichen Berichte zu erstellen.

Behalten Sie einfach Ihre Gewinne bei bestimmten Projekten im Auge

Bei der Führung eines Unternehmens gibt es nichts Wichtigeres, als sicherzustellen, dass Sie mit jedem einzelnen Ihrer Projekte Geld verdienen. Manchmal kann es wirklich schwierig sein, diese Aufgabe zu erfüllen. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um langandauernde Projekte handelt. Eine Zeiterfassungssoftware vereinfacht diesen Prozess für Sie jedoch erheblich. Sie ermöglicht es Ihnen, die stündlichen Kosten und den stündlichen Umsatz jedes einzelnen Projekts, an dem Sie gerade arbeiten, aufzulisten. Gleichzeitig können Sie die Berichte auch trennen, so dass Sie sich schnell einen Überblick über die Kosten und den Gewinn des jeweiligen Projekts verschaffen können.

Dies ist sehr nützlich für den Fall, dass Sie ein ähnliches Projekt vor sich haben und feststellen, dass Sie beim letzten Projekt möglicherweise zu wenig berechnet haben. Dadurch erhalten Sie eine Vorstellung davon, um wie viel mehr Sie Ihre Preise erhöhen müssen, um einen größeren Gewinn zu erzielen.

Bleiben Sie immer vernetzt und informiert

Angesichts Ihres hektischen Arbeitslebens und dem Ihrer Mitarbeiter gibt es wahrscheinlich viele Fälle, in denen Sie den ganzen Tag nicht im Büro sind oder in Besprechungen feststecken. Vielleicht laufen bei Ihnen mehrere verschiedene Projekte, die Ihre Aufmerksamkeit und Betreuung erfordern, aber Sie kommen einfach nicht zu Ihrem Computer, um auf Ihre Zeiterfassungssoftware zuzugreifen. Wenn Sie die besten verfügbaren Zeiterfassungsprogramme nutzen, brauchen Sie sich darüber keine Sorgen zu machen, solange Sie ein Smartphone oder einen Browser haben. Sie können direkt von Ihrem Smartphone oder Browser aus problemlos auf dieselben Berichte zugreifen und diese einsehen, wie von Ihrem Desktop-Computer aus.

Mit der richtigen Lösung zur Erstellung von Zeiterfassungsberichten war die Arbeit für Sie und Ihr Unternehmen noch nie einfacher, und TimeSheet Reporter (TSR) unterstützt Sie dabei.