TimeSheet Reporter – Tidsregistrering i din Microsoft Outlook kalender
TimeSheet Reporter® gør det muligt at registrere tid på organisationer, projekter og aktiviteter i din MS Outlook® kalender.
Registrer tid via din Microsoft Outlook kalender
Få standardrapporter
Supervisor-godkendelse af tidsregistreringer
.
Tilføj timepriser (omkostninger/indtægter) udgifter (kørsel, fakturerbare varer, etc.) til dine tidsregistreringer
Del data med dine andre systemer (ERP, CRM, Excel, etc.)
Enkel flextidsløsning
.
.
SmartPhone-adgang
Manual tidsregistrering og tilretning for dig selv og andre, via brugervenlig web-grænseflade
Rolle-baserede tilladelser
.
For flere egenskaber, klik her
Bruger du Microsoft Outlook® som kalendersystem? Godt, det er alt hvad du behøver.
Medarbejderne i de fleste organisationer i dag bruger Microsoft Outlook® som deres kalendersystem. TimeSheet Reporter® bygger på det, og gør det muligt at lave tidsregistrering på organisationer, projekter og aktiviteter i din Microsoft Outlook® kalender.
Når du laver en aftale i Microsoft Outlook® kan du nu også vælge en passsende organisation, projekt og aktivitet, defineret af dig, og have dette i din aftale. Klik indsend når du har færdiggjort din dag eller uge eller aftale og tiden brugt på forskellige projekter eller aktiviteter registreres, og din tidsregistrering bliver dernæst godkendt eller afvist af en supervisor valgt til dette projekt.
Du kan også integrere denne information med dine andre systemer så som ERP, CRM, etc., og bruge den information i din projektstyring, fakturering, etc.
Du kan også integrere information fra disse systemer ind i TimeSheet Reporter® så du kan blive ved med at bruge dine eksisterende projekter og aktiviteter, uden at skulle danne dem forfra igen.
Hvilke af følgende egenskaber vil være behjælpelige i din organisation?
Registrer din tid i Microsoft Outlook®
TSR bygger på din eksisterende infrastruktur. Intet behov for dine brugere for at bruge en separat applikation til at indtaste deres tid i, og ingen træning nødvendig for at starte. Du bruger blot din MS Outlook kalender, tilføjer den ekstra information du ønsker til din aftale (projekt, organisation og aktivitet), og voila! Det er det. Din aftale fungerer nu som en tidsregistrering. Når aftalen er færdig, kan brugeren indsende den og en supervisor kan godkende den. Denne indsendelse kan også ske med flere ad gangen, så brugeren vil få et overblik over alle ikke-indsendte aftaler indenfor en tidsramme, og kan indsende dem alle på en gang. Så let er det.
Understøtter Outlook til Windows, Mac og Web
Den almindelige version af TSR Outlook-brugeragent (OUA) fungerer med den installerede version af Microsoft Office til Windows.
Som et supplement tilbyder TSR også TSR OUA Light, som er et tilføjelsesprogram, der også understøtter Outlook til Mac og Outlook til Web.
TSR OUA Light fungerer også med Outlook til Windows, men her anbefaler vi normalt at gå med den almindelige TSR Outlook User Agent.
For mere info om OUA Light – Klik her…
Gør din organisation mere stærk og konkurrencedygtig
Det er vigtigere end nogensinde at have din organisation optimeret og konkurrencedygtig. Det betyder at du er nødt til at bruge det der giver din organisation en konkurrencefordel. At frigøre ressourcer og sikre at timer brugt på alle kunderelaterede projekter registreres, og at have et mere klart overblik over hvordan dine medarbejdere bruger deres tid, er en kæmpe konkurrencemæssig fordel, som din organisation kan få ved at bruge TimeSheet Reporter®.
Tilføj den information du har behov for, til hver aftale
Udover information om projektet og organisationen, hver aftale omhandler, kan du også tilknytte kommentarer fra brugeren til godkenderen, og den anden vej. Dette kan være relevant hvis du har brug for at forklare hvorfor en aftale er udført på en speciel måde eller hvorfor en godkender har afvist aftalen.
Nemt overblik over brugt tid
Både brugere og administratorer kan nemt få overblik over tidsregistreringer. Brugere kan nemt få et overblik over deres tidsregistreringer, både godkendte og ikke-godkendte. Administratorer og supervisors kan også nemt få et overblik over dette ved at bruge administrationsmodulet.
Få standardrapporter
Administratorer kan også nemt generere standardrapporter, for at få alle mulige slags informationer. For eksempel tid brugt på et specifikt projekt, sammenlign tidsregistreringer for forskellige brugere, sammenlign tid brugt på forskellige projekter, tid brugt på en specifik organisation, etc. Det et let at bruge og vil gøre dig i stand til at tage mere informerede og stærke beslutninger.
Disse rapporter kan præsenteres som tabeller så vel som grafisk i form af lagkage- og søjlediagrammer.
Du kan også give nogle brugere ret til at generere rapporter kun vedrørende deres egen tid.
Supervisor-godkendelse af tidsregistreringer
Når brugere har indsendt deres tidsregistreringer, kan tildelte godkendere så godkende eller afvise disse. De kan enten gøre dette for en samling eller for specifikke registreringer. Når en aftale er godkendt, vil den så blive gemt i systemet som godkendt. Hvis en registrering afvises, vil den blive sendt tilbage til brugeren.
Supervisors kan også tilføje og svare kommentarer på registreringerne.
Integrer og del automatisk og manuelt data med dine ERP, CRM, regnskab og andre systemer
Med TSR DataBridge modulet (inkluderet) kan du også dele og importere/eksportere data til og fra TimeSheet Reporter® og dine andre systemer, for eksempel ERP, CRM og regnskab. Det betyder at indsendte og godkendte tidsregistreringer nemt kan importeres i dine ERP, CRM og regnskabssystemer, hvilket gør fakturering af dine kunder betydeligt lettere og mere nøjagtig.
Det betyder også at du kan importere dine nuværende projekter og kunder fra dine andre systemer til TSR, hvilket gør brugen af TSR endnu mere let.
Du kan importere og eksportere data til og fra TSR via CSV filer.
Denne tovejs-datadeling kan udføres manuelt, og automatisk via kommandolinie-operationer.
Timepriser
I TSR er det også muligt at tilføje timepriser på dine tidsregistreringer. Det betyder at du på projekter kan definere udgifter og indtægter på timebasis for hele projektet eller for individuelle aktiviteter på projektet.
Dette er brugbart hvis du gerne vil se din profit på projekter, eller for eksempel se dine omkostninger på fastprisprojekter.
Denne funktion kommer også med separat rapportering, så du hurtigt kan få et overblik over indtægter, udgifter og profit, og du kan også inkludere disse data når du eksporterer tidsregistreringer med TSR DataBridge.
Udgifter
TimeSheet Reporter gør det også muligt at tilføje udgifter til dine tidsregistreringer.* Det betyder at hvis du for eksempel har haft udgifter så som hotel eller kørsel eller visse produkter, kan du tilføje det til dine tidsregistreringer, for eksempel til godtgørelse. Det kan også bruges til ting så som fakturerbare varer.
Ligesom med tidsregistreringer i TSR, kommer Udgifter med en valgfri godkendelsesprocedure. Det kommer også med indbygget rapportering til overblik over udgifter, og kommer også med godtgørelsesrapporter der er klar til underskrift af medarbejdere og ledelse.
*Med standard TSR Outlook User Agent (pt. ikke OUA Light) og TSR WebAdmin.
Enkel flextidsløsning
TSR-løsningen gør det også muligt at definere, hvor mange timer der skal rapporteres af de enkelte brugere. For eksempel 8 timer om dagen, svarende til 40 timer om ugen osv. Dette gøres via ‘Arbejdstidsprofiler’, og du kan definere forskellige profiler for forskellige brugere; for eksempel til deltidsansatte, fuldtidsansatte osv., og ikke alle brugere har brug for en defineret profil.
I rapporteringsfunktionen kan du derefter let få et overblik over rapporterede timer sammenlignet med hvad der skulle have været rapporteret, inklusiv forskellen.
En virkelig enkel og nem flextidsløsning.
Arbejd lettere og hurtigere med favoritter
Mange medarbejdere har specifikke organisationer og projekter de arbejder på (en ‘favorit’), inklusiv din egen. De kan enkelt og nemt have deres favorit valgt som standard når de laver aftaler. Intet behov for at browse igennem alle de organisationer og projekter der kan være i dine systemer. Dette betyder at TSR-felterne i din aftale (vedrørende projekt, organisation, etc.) automatisk er udfyldt, hvilket sparer endnu mere tid. Dette er virkeligt brugbart for medarbejdere der mest arbejder på en specifik organisation eller projekt (for eksempel din egen).
Det er også muligt at lave flere favoritter, og kunne vælge imellem disse.
Beskeder for manglende tidsregistreringer
TimeSheet Reporter® kommer også med en funktion der gør det muligt at sende påmindelser til medarbejdere der ikke har registreret det antal timer de bør. Du kan sætte en eller flere kalendere op, og definere hver dag i ugen vedrørende hvor mange timer der skal registreres der, og også inkludere undtagelser for eksempel for helligdage, etc. Du kan så tilknytte brugere til denne kalender. Når det så passer dig kan du bruge besked-funktionen, og brugere der ikke har registreret nok timer (defineret af deres tilknyttede kalender) vil modtage en besked, og du vil få en samlet rapport med alle manglende tidsregistreringer. Du kan skabe forskellige kalendere for forskellige brugergrupper, for eksempel fuldstidsmedarbejdere, deltidsmedarbejdere, studiemedarbejdere, etc.
Manuel tidsregistrering og tilretning for dig selv og andre via brugervenlig web-grænseflade
TSR indeholder også muligheden for at tilrette og indtaste tidsregistreringer manuelt som kendt fra traditionelle systemer. Dette kan være smart hvis du for eksempel af en eller anden grund ikke har adgang til din Outlook.
Brugere med de rigtige rettigheder kan oven i købet registrere tid for andre brugere, hvilket kan være værdifuldt når medarbejdere er sygemeldte eller blot har glemt at lave deres tidsregistreringer, eksempelvis før de er taget på ferie. Det kan også være at der er fejl i deres tidsregistrering og at en supervisor gerne vil ændre det. En kollega eller supervisor med de rigtige rettigheder kan så indtaste eller rette deres tidsregistreringer for dem, hvilket sparer en masse bøvl med at logge på andre personers konti, etc. Brugere med de rigtige rettigheder kan selvfølgelig også rette og indtaste deres egne tidsregistreringer.
Al dette gøres via en brugervenlig web-grænseflade, kaldet TSR WebAdmin.
Du kan sige at vi har taget den ’traditionelle’ manuelle håndtering af tidsregistrering og perfekteret den.
Ovenstående er tilgængelig i listeform og som matrix, hvilke også tillader dig at kopiere tidsregistreringer, indsende dem, etc.
SmartPhone-adgang
Brug dine mobile enheder såsom smartphones til at rapportere tid via TSR WebAdmin.
TSR kommer med en web-grænseflade der er optimeret til smartphones, så hvis du ikke har adgang til din Microsoft Outlook-kalender, og kun har din smartphone med dig kan du stadig rapportere tid og liste dine tidsregistreringer.
Bare tilgå TSR WebAdmin via din smartphone, og du vil blive præsenteret for en menu der lader dig registrere tid, oprette nye tidsregistreringer, indsende dem, etc.
Hosted løsning
Den hostede version betyder at vi hoster server-delen for dig, så du kun behøver at installere Outlook brugeragenten. Vi hoster det på Microsoft Windows Azure. Det betyder basalt set at det er hosted af Microsoft, hvilket sikrer høj oppetid, kvalitet og hurtige svartider. Hvis du ikke har et Microsoft Server-miljø eller blot ønsker at holde tingene enkelt, er dette løsningen for dig.
Sikker login – Kontroller brugeradgang
Sikker login for dine brugere er vigtigt. Din administrator af TSR opretter brugerlogins for hver bruger, hvilket giver dig kontrol over sikkerheden. Når TSR-brugeragenten kommunikerer (for eksempel brugerlogins og tidsregistreringer) med TSR-serveren der er hosted hos os, vil det blive gjort via Secure Socket Layer (SSL) kryptering, hvilket betyder at din datatrafik er sikker.
Rolle-baserede tilladelser
Du ønsker at have kontrol over hvem der har adgang til hvilke informationer og hvad de kan gøre. Med TSR kan du sætte forskellige brugerroller op og tilknytte disse til de passende brugere. På denne måde kan du definere hvem der har adgang til at registrere tid, hvem der har privilegier til at godkende tid, hvem der kan lave rapporter, etc.
Få TSR på det sprog du ønsker
TSR kommer pt. med forskellige sprogpakker. Sprogene inkluderer nu dansk, engelsk, spansk, tysk, fransk, italiensk og hollandsk, og flere tilføjes løbende.
Opret eller tilret sprogfiler
Med TSR kan du også oprette nye eller tilrette nuværende sprogfiler. Med en brugervenlig grænseflade kan du let tilrette nuværende sprogfiler og skabe dine egne. TSR kommer med forskellige sprog, men du kan have specielle behov hvilket dette vil hjælpe dig med at indfri.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
