Dette har betydet, at vores overblik over interne ressourcer er væsentligt forbedret
- Læs mere...

5 fordele ved timeregistrering for fastlønnede medarbejdere via Outlook

5 fordele ved timeregistrering for fastlønnede medarbejdere via Outlook
5 fordele ved timeregistrering for fastlønnede medarbejdere via Outlook

At vide hvordan du har brugt din tid er afgørende nu om stunder. Hvis du sammenligner det med det modsatte – IKKE at vide hvordan du har brugt din tid – vil dette virke endnu mere indlysende.

Men nogle virksomheder og organisationer mener dog at medmindre de betaler deres medarbejdere på timebasis, er der ikke behov for at registrere tid og at det ikke er nødvendigt at have timeregistrering for fastlønnede medarbejdere.

Det er dog sådan, at uanset om du betaler dit personale på timebasis eller hvis de har en fast løn, er det at have overblik over organisationens timer essentielt for dens overlevelse og trivsel.

Find en løsning, der er let og gavner alle

Når ovenstående så er sagt, hvis du nogensinde har brugt en mere traditionel tilgang til tidsregistrering, hvor du eller dine teams ville skulle indtaste jeres timer manuelt, er du måske ikke en stor fan. Denne fremgangsmåde ender meget ofte med at tage en del tid og bliver også ret unøjagtig.

Heldigvis er der en løsning på dette. Hvad du blot skal gøre, er at finde en softwareløsning, der bygger på et værktøj som dine medarbejdere allerede kender og er bekendte med. Hvis du for eksempel bruger Microsoft Outlook i din virksomhed, ville det være naturligt at finde en tidsregistreringsløsning der bygger på dette, for eksempel som TimeSheet Reporter. Dette vil gøre det muligt for dine medarbejdere nemt at registrere timer baseret på deres Outlook kalenderaftaler, og dermed vil tidsregistrering for fastlønnede medarbejdere blive virkelig nemt opnået, samtidig med at din virksomhed får en masse fordele:

1 Øget produktivitet

Registrering af din tid betyder at du vil vide præcis hvordan og hvor du har brugt din tid. Når du opretter dine aftaler i Outlook, kan du også med den rigtige løsning gøre disse til tidsregistreringer og vælge hvilken organisation, projekt og aktivitet de er relateret til.

Når du derefter genererer rapporter, kan du nemt se hvor tiden er brugt, både af medarbejder såvel som for organisationen samlet. Du kan også se hvilke projekter og aktiviteter der tager mest tid, og derefter afgøre om du bruger dine ressourcer bedst muligt.

Er der områder hvor du brugte for meget tid og områder hvor du brugte for lidt, tager nogle opgaver for lang tid at nå, og skal du flytte ressourcer lidt omkring. Alt dette vil være synligt med det rigtige rapporteringsværktøj og flytte produktiviteten til nye højder.

2 Støtte til flekstid via tidsregistrering til fastlønnede medarbejdere

Når dine medarbejdere er på fast løn, har du som regel også en aftale om det forventede antal timer som de lægger i deres arbejde. Nogle gange defineres det hver dag, f.eks. 8 timer om dagen. Nogle gange defineres dette på ugentlig basis, for eksempel 40 timer, nogle gange månedligt osv.

Men uanset hvordan du definerer det forventede antal timer, er det godt for både ledelsen og den enkelte medarbejder at vide om de arbejder mere eller mindre end dette.

For ledelsen er det godt at vide, da de så kan se om de får det de betaler for. Hvis nogle medarbejdere f.eks. altid putter flere timer i arbejdet end forventet, kan det være et tegn på at flere ressourcer skal tilføjes teamet.

For medarbejdere, kan de også se om de putter flere timer eller færre timer end nødvendigt i arbejdet. Dette kan være nyttige oplysninger, når du har medarbejdersamtaler, etc.

Hvis din timeregistreringsløsning også tilbyder en enkel flekstidsfunktion, er det en stor fordel. Så kan du se om du har arbejdet mere eller mindre end du burde og flytte det med over. Så hvis du for eksempel har arbejdet fem timer mere end forventet en uge, kan det betyde at du kan tage nogle timer fra den næste uge.

Den rigtige løsning til timeregistrering til lønmodtagere giver dig et let overblik.

3 Mere præcis fakturering af kunder

Hvis du arbejder på kundeprojekter, betyder præcis registrering af dine timer også at du vil kunne fakturere dine kunder mere præcist. Blot at mangle fakturering for en enkelt fakturerbar time kan synes ikke at være så stor en ting, men når du lægger det sammen for flere medarbejdere og i flere uger, kan beløbet faktisk være ret stort.

Selvom du laver fastprisprojekter for kunder, skal du stadig vide hvor mange timer du bruger på det, for at vide om det giver økonomisk mening eller ej.

4 Bedre ledelsesoverblik

Ud over alt ovenstående, hvis du har et værktøj med stærke rapporteringsfunktioner, vil ledelsen også nemt kunne danne rapporter og se hvordan tiden er brugt. De vil kunne se hvor mange timer de brugte på individuelle projekter, kunder, mv. og også se hvordan deres medarbejdere klarer sig.

Som tidligere nævnt kan de også se, om deres lønmodtagere arbejder mere eller mindre end forventet, og kan f.eks. gå til deres bestyrelse til at ønske flere ressourcer, hvis det er nødvendigt, eller flytte rundt på ressourcer efter behov.

Ledelsen vil også hurtigt kunne oprette rapporter, som kan gemmes i Excel, for at sende et overblik til kunder, ledere eller projektledere, så alle kan kende status for ting og hvordan tiden bliver brugt, og hvis den bliver brugt på den rigtige måde.

5 Mere tilfredse medarbejdere

En anden stor fordel ved den rigtige timeregistreringsløsning og en af ​​fordelene ved tidsregistrering for fastlønnede medarbejdere, er at det vil medvirke til at øge medarbejdertilfredsheden.

Med den rigtige løsning kan du give medarbejderne adgang til at oprette rapporter. Du kan derefter afgøre om de kun skal kunne se deres egne timer, eller om de skal kunne se alt. I alle tilfælde vil de let kunne se hvordan de bruger deres tid, og justere tilsvarende for at øge deres egen produktivitet. Dette vil være en stor moral booster, da de vil føle at de også har ansvaret for deres eget arbejde.

De kan også bruge disse oplysninger, når de har samtaler med deres ledere. Så kan de se på tallene objektivt sammen og se hvordan tingene går.

Så som du kan se fra ovenstående, vil det være til gavn for alle at få en god, solid tidsregistreringsløsning. Bare sørg for at det bygger på noget som dine medarbejdere kender, for eksempel Outlook, så det er nemt for dem at bruge, og ledelsen får de tal de har brug for, og sikrer at alle er glade.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning
Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning I nutidens hurtigt-bevægende, digitale æra …

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified