5 grunde til at starte med registrering af arbejdstid i Microsoft Outlook – Sådan registrerer du tid i Outlook
Tid. Det er den ene ressource, som vi alle sammen har lige meget af. Det er sandsynligvis derfor, at vi alle er så fokuserede på at bruge den så effektivt som muligt.
For at udnytte den tid vi har til rådighed bedst muligt og få en konkurrencefordel i forretningsverdenen, er vi nødt til at registrere, logge og analysere vores projekter for at maksimere effektiviteten.
Det lyder kompliceret ikke?
Det skulle det ikke!
Timeregistrering er ikke den komplekse og besværlige opgave den engang var. Nu om stunder er der mange programmer, der er specifikt designet til at registrere tid og forbedre produktiviteten. Selv Microsoft Outlooks kalender, den ydmyge kontor-arbejdshest, kan omdannes til et kraftfuldt tidsregistreringsværktøj ved hjælp af nogle få valg af tilføjelsesprogrammer.
Microsoft Outlook? Kan du registrere tid med det?
Ja.
Sådan er det: Stort set alle bruger Microsofts allestedsnærværende kalender på daglig basis. Du (og dit team) forstår hvordan den fungerer, og du kan være sikker på at det er fuldt ud kompatibelt med din nuværende arbejdsgang.
Endnu bedre er det at fortsætte med at bruge Microsoft Outlooks kalender til at planlægge dine projekter, mens du benytter et par valg af produktivitetsintegrationer eller “tilføjelsesprogrammer” for at tune dens tidsregistreringspotentiale.
Så med det i tankerne er her fem fordele, der kommer af at rapportere timer mere effektivt, og hvordan du kan bruge Microsoft Outlook-tilføjelsesprogrammer til at realisere disse fordele for dig selv:
1. Registrering af arbejdstid gør fakturering lettere
Hvis du leder efter måder at forbedre timeregistrering i din virksomhed, er omkostningsbesparelser næsten helt sikkert din primære motivation.
Nøjagtigt at registrere hvor mange timer du (eller dit team) har brugt på et projekt hjælper med at bevise for dine klienter nøjagtigt hvad de har betalt for. Ud over det, at holde detaljerede, specificerede timeregistreringer over dine projekter gør udarbejdelsen af oplæg og tilbud på fremtidige opgaver langt enklere.
Registrering af timepriser
Ved hjælp af værktøjer, der integreres med Outlook-kalenderen, er det muligt at definere timepriser for individuelle team-medlemmer eller opgaver. Når disse data er indstillet, vil posten indeholde nøjagtige timeprisdata for denne opgave (eller person), hver gang du planlægger en kalenderbegivenhed. Selv hvis du fakturerer kunder pr. projekt, er det stadig ekstremt værdifuldt at vide hvad din profitmargen vil være, før du udarbejder et oplæg.
Tilføjelse af udgifter til kalenderposter
Ud over at prissætte opgaver og tidsblokke efter timepris er det også muligt at bruge Outlook-integrationer til løbende at tilføje udgifter til kalenderposter. Det betyder at du (eller dine team-medlemmer) kan bruge virksomhedens basale kalender til at indtaste ting som hotelomkostninger og endda materialer.
Eksport af rapporter
Når der er tilføjet omkostninger og timepriser til Outlook-kalenderposter ved hjælp af et tilføjelsesprogram, bliver det derefter muligt at eksportere dataene som en detaljeret rapport komplet med grafiske diagrammer og tabeller. Derudover er det også muligt at bruge Outlook-tilføjelsesprogrammer til at eksportere finansiel kalenderdata til din regnskabssoftware eller CRM-system.
2. Registrering af arbejdstid giver værdifulde indsigter
På et personligt plan kan selv individuelle freelancere se store gevinster i effektiviteten ved at rapportere tid ordentligt: Når du først har set den skarpe virkelighed i din tidsplan, vil du være i stand til at tage et dybt dyk ned i din arbejdsgang og se efter måder at forbedre din produktivitet på.
Timeregistrering i Outlook giver dig også mulighed for at se nøjagtigt hvilken af dine kunder der kræver det meste af din tid, og hvilke særlige aspekter af din arbejdsgang tager længst at gennemføre.
Har du nogensinde hørt om Pareto-princippet?
I forretningsøjemed betyder det normalt at 80% af din indkomst kommer fra 20% af dine kunder. På den anden side kan det også betyde at 20% af dine kunder kræver 80% af din tilgængelige tid!
Hvis du tydeligt kan se at en eller to af dine kunder kræver markant mere tid og kræfter end de andre, er det sandsynligvis tid til selektivt at hæve dine priser!
3. Rapportering af arbejdstid strømliner projektstyring
Nu da du ved hvilke kunder der er de dyreste at arbejde med, og hvilke opgaver der tager længst at gennemføre, vil du først kunne prioritere de mest rentable aftaler og identificere om en potentiel kunde faktisk er værd at bruge din tid på.
Udfyld din kalender
Når projekter er i gang, og dit team ved hvordan man registrerer tid i Outlook, kan du ved at analysere data indsamlet fra dit Outlook-tilføjelsesprogram, delegere opgaver mere sikkert og opsætte strammere frister på grund af mere nøjagtige planer.
Håndtering af pengestrøm
Efter et stykke tid vil din Outlook-kalendertilføjelse indeholde masser af værdifulde data om de udgifter der kræves for hver type projekt. Den slags information gør det lettere at arrangere aftaler eller projekter baseret på pengestrøm i stedet for blot at afsætte tid til projekter baseret på kronologisk rækkefølge.
4. Registrering af arbejdstid gør regnskabsføring enkelt
Brug af en Outlook kalender-baseret tilføjelse gør indsamlingen af økonomiske oplysninger meget mere effektiv. Når du og dit team er blevet vant til processen med at tilføje udgifter og tidsposter til en kalender, er det let som ingenting at eksportere data og føje dem til dit valgte regnskabsprogram.
Tæt integration som denne og at vide hvordan man registrerer tid i Outlook, betyder mindre tid brugt på at gætte fakturerbare timer og undgå frustrationen ved at jage udgifter i slutningen af hvert projekt.
5. Registrering af arbejdstid giver et gladere team
Teams fungerer bedst og er gladere, når de arbejder efter en tidsplan.
Hvis alle ved nøjagtigt hvad de laver og hvornår, vil arbejdsmængden ikke løbe løbsk, og frister overskrides ikke.
Ved hjælp af en tidsregistreringsintegration i Outlook til registrering af arbejdstid er det nemt at gennemgå tidligere kalenderposter og beslutte, om der er afsat nok (eller for meget) tid til hver opgave. Dette gør planlægningsmøder mere effektive og med tiden giver også dygtige ledere mulighed for at tildele de mest passende opgaver til hvert team-medlem og tillader endda team-ledere at forstå hvordan deres personale klarer sig.
Afslutning og hvordan du registrerer tid i Outlook
Så der har du det. Fem centrale grunde til at blive endnu bedre til projektstyring og begynde at rapportere tid mere effektivt. Ved hjælp af velkendte værktøjer som Microsoft Outlooks kalender og et par valg af tilføjelsesprogrammer, behøver timeregistrering ikke være afskrækkende eller vanskelig at implementere!
Så hvad venter du på? Uret tikker!
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
