5 måder at gøre din politik for tidsregistrering virkelig nem for dine medarbejdere

Nu om stunder har næsten alle brugt en computer, tablet eller smartphone. Ikke desto mindre er det sådan at ikke alle er helt computer-kyndige. Nogle personer har stadig svært ved at fuldføre grundlæggende opgaver på deres computer. Hvis du er ansvarlig for at drive en virksomhed, er der en reel mulighed for at du kommer til at løbe ind i mennesker med meget lidt computer-kyndighed. Derfor skal du tage skridt for at imødekomme dem, og i alle tilfælde gøre alt så nemt som muligt for dine medarbejdere, så de kan fokusere på deres vigtige opgaver.

En måde at gøre det på er at sammensætte en grundlæggende politik for tidsregistrering. I denne vejledning finder du tips til at sikre at din tidsregistreringspolitik passer til praktisk talt alle dine medarbejdere.

1 Brug Outlook-baseret software

Når du har lavet en omfattende tidsregistreringspolitik, vil du gerne gå videre og vælge et program til dine teams. De skal trods alt bruge en form for software til at rapportere deres timer. Brug af softwaren vil ikke være nemt, hvis du ikke vælger den rigtige løsning. Dette er helt sikkert tilfældet for medarbejdere, der ikke er gode med computere. Når det er sagt, skal du vælge et timeregistreringsprogram, der fjerner gætteriet fra regnestykket. Det er derfor, du ønsker at vælge Outlook-baseret software. Ved at gøre det kan du stort set garantere at dine medarbejdere vil kunne forstå det med det samme.

De bruger sandsynligvis allerede Outlook til mange formål. De vil kunne begynde at bruge det med det samme, og der vil ikke være nogen overdreven læringskurve. De kan hoppe lige i og begynde at rapportere deres timer uden problemer. Design en grundlæggende politik. Derefter skal du vælge software med en enkel grænseflade. Denne kombination vil forenkle alt for dit personale.

2 Gør det tilgængeligt overalt

Du skal forstå at dine medarbejdere vil være mobile. De vil arbejde døgnet rundt, og de vil arbejde på farten. Fra tid til anden kan dine medarbejdere sidde fast i marken. Med dette i tankerne skal du sikre dig at dine hold har adgang til deres tidsrapporteringssoftware fra stort set overalt i verden. De skal kunne bruge softwaren på deres pc, bærbare computer, smartphone og tablet. Uanset hvor de er, bør de kunne indsende deres timer og andre oplysninger. Tving ikke dine arbejdere til at vende tilbage til kontoret for at indsende deres timer.

Vælg en timeseddel-software der er tilgængelig fra stort set hvor som helst og overalt.

3 Tidsregistreringspolitik og software med rollebaserede tilladelser

Når det kommer til stykket, vil nogle tidsrapporteringsprogrammer være sværere at bruge og forstå end andre. Dette er noget du skal tænke over. Du skal sørge for at den software du vælger bliver let at forstå. Ellers vil dine medarbejdere spilde meget tid i unødvendige vinduer og lignende. Heldigvis er der nogle gode Outlook-baserede timeregistreringsprogrammer derude. Og nogle af dem vil give dig mulighed for at indstille rollebaserede tilladelser. Det anbefales stærkt at du gør netop det. Rollebaserede tilladelser vil gøre en stor forskel for dig og dine medarbejdere.

Rollebaserede tilladelser kan bruges til at forhindre dine medarbejdere i at komme ind på unødvendige vinduer og skærme. Du kan f.eks. indstille tilladelser for at sikre at nogle medarbejdere kun har lov til at indsende deres tid, og alt andet vil være begrænset. Dette kan synes at være restriktivt, men det vil faktisk betale sig på lang sigt.

På den anden side kan du oprette andre medarbejdere, som vil kunne godkende timer, køre rapporter mv. Så du kan skræddersy det præcist til dine behov.

4 Gør din politik let tilgængelig

Når det kommer til medarbejdere og timesedler, er det vigtigt at gøre din politik tilgængelig. Dybest set betyder det at medarbejderne, den øverste ledelse og alle andre, har adgang til din tidsregistreringspolitik. At gøre dette vil sikre at alle, der er involveret i din virksomhed, kender alle aspekter af politikken. Dette vil resultere i mindre forvirring blandt alle dine medarbejdere. Alle vil være på samme side, og vil også sikre at dine lønningsafdelinger og personaleafdelinger vil skulle håndtere færre tidsskriftsspørgsmål og udfordringer.

Timeregistreringssoftware spiller en vigtig rolle i enhver virksomhed. Forud for udviklingen af sådan software blev virksomheder tvunget til at benytte sig af papir, pen og blyant. Heldigvis har denne software forbedret den måde virksomheder administrerer, registrerer og behandler løn samt fakturering af kunder. For at sikre at du får den bedste tidsregistreringssoftware, skal den have rollebaserede tilladelser, adgang på tværs af virksomheden og diverse transmission. Du skal også sørge for at adgang til relevante data, såsom rapporter, er meget nemt for de relevante medarbejdere.

5 træning

Tidsregistreringer er generelt selvforklarende. Det er dog meget vigtigt at alle er sikre på hvordan man rapporterer sine timer osv., og dermed er træning ekstremt vigtig. For at sikre at dine medarbejdere forstår hvert aspekt af timeregistreringen, bør træning foregå før medarbejdere starter med at bruge det og rutinemæssigt bagefter.

Timesedler har helt sikkert ændret sig de seneste år. Tidligere indeholdt de kun oplysninger om medarbejdernes timer. I dag kan de med den rette løsning også indeholde relevante oplysninger om stort set alle aspekter af operationen. Disse oplysninger er så yderst vigtige for virksomheder og deres medarbejdere, fordi de hjælper med at holde øje med arbejdstimer, fremskridt, produktivitet og indtægter. Så det er vigtigt at sikre at alle forstår opsætningen og de finere detaljer, samt hvad der forventes.

HR kan også udnytte nutidens tidsregistreringer, fordi de indeholder oplysninger om sygedage, fridage og ferietid. Disse oplysninger vil gøre det nemmere at afgøre, hvilke medarbejdere der for nylig har taget fridage. Så kan det bruges til at falde tilbage på, hvis den ene eller flere af medarbejderne anmoder om mere fri på dage hvor der ikke er så mange på arbejde.

Administrering af timesedler er nu lettere, selvom de indeholder flere detaljer end nogensinde før. Du, dine HR- og løn-afdelinger samt ledende medarbejdere, vil få adgang til timeregistreringerne 24 timer i døgnet, syv dage om ugen, uanset om de er på eller uden for kontoret.

I øvrigt er en anden nøglefunktion i den løsning du vælger, en funktion til besked for manglende tidsregistreringer. Hvis nogen af dine medarbejdere undlader at rapportere deres timer for ugen, vil du blive underrettet. Bare send en anmodning om manglende registreringer og få dem tilgængeligt inden for kort tid.