6 måder at registrere timer på og forbedre din tidsstyring med en tidsregistreringsløsning

6 måder at registrere timer på og forbedre din tidsstyring med en tidsregistreringsløsning
6 måder at registrere timer på og forbedre din tidsstyring med en tidsregistreringsløsning

Vi har alle oplevet dage på arbejdet, hvor vi simpelthen ikke kan finde nok timer i døgnet til at få alt gjort. Timeregistrering på arbejdet er vigtigt fordi tid er penge, men for mange af os er det bare ikke muligt at finde tiden til at presse alt ind i arbejdsugen.

Hvis du vil have succes på arbejdet, uanset om du er virksomhedsejer eller ansat, er det vigtigt at forbedre den måde hvorpå du registrerer timer og administrerer din tid på kontoret, af ​​så mange forskellige årsager.

Det er nemt at sidde her og tale om hvor vigtig tidsstyring på arbejdspladsen er, men den enkle sandhed er, at uden en effektiv tidsregistreringsløsning og passende tidsstyringsstrategier på plads, vil det bare ikke være muligt at gøre det.

Hvis du er i stand til at registrere timer og styre din tid på arbejdet mere effektivt, vil du dog opdage at vigtige opgaver og projekter bliver afsluttet hurtigere, arbejdsbyrder faktisk reduceres, deadlines og tidsplaner overholdes med tid til overs, og moralen generelt forbedres i høj grad.

For at hjælpe dig med at rapportere timer og administrere din tid mere effektivt på arbejdet, er her flere måder at forbedre tidsstyring og tidsregistrering på arbejdspladsen på.

Hvad er tidsstyring egentlig?

I virksomhedsjargon er tidsstyring en persons evne til at styre og organisere sin tid på arbejdet produktivt og effektivt.

Personer vil gennemgå deres arbejdsbyrder, prioritere opgaver, sætte mål for dagen/ugen, lede efter måder at spare tid på og derefter fokusere på deres tidsallokeringer til specifikke opgaver og projekter.

På det seneste har vi set en stigning i antallet af virksomhedsejere der inkorporerer en tidsregistreringsløsning, såsom tidsregistreringssoftware, i deres organisationer i et forsøg på at forbedre timeregistrering og tidsstyring, og indtil videre har resultaterne været enormt imponerende.

Vi vil se på vigtigheden af ​​tidsregistreringssoftware lidt senere, men lad os lige nu vende tilbage til hvad tidsstyring faktisk består af.

Tidsstyring handler ikke kun om at bruge din tid mere effektivt på arbejdet, for at blive mere produktiv, det handler også om at finde en balance mellem dit arbejdsliv og dit privatliv, for at undgå udbrændthed og holde din moral høj.

Sådan forbedrer du dine tidsstyringsevner

Hvis du leder efter måder at forbedre dine tidsstyringsevner og registrere timer effektivt på, på arbejdspladsen, er her et kig på flere måder hvorpå du kan forbedre dine tidsstyringsevner på arbejdspladsen.

Sæt SMART-mål

En af de bedste ting, du kan gøre, når det kommer til at bruge din tid mere effektivt på arbejdspladsen, er at sætte SMART-mål.

SMART-mål er mål, som er: Specifikke, Målbare, Opnåelige (Attainable), Relevante og Tidsbestemt.

Grundlæggende skal disse mål være klare og kortfattede, du skal være i stand til at måle dine succesrater, de skal selvfølgelig være realistiske, de skal være relevante for din rolle på arbejdet, og selvfølgelig skal de være tidsfølsomme, for at sikre at du når dem inden for bestemte tidsrammer.

Ved at sætte mål på arbejdet ved du præcis hvad du skal opnå, og du ved præcis hvad du har og ikke har opnået. Hvis du for eksempel har 3 vigtige projekter fremadrettet, hvoraf det ene har en deadline om en uge, mens de to andre er meget længere væk, kan du gå videre og sætte dig som mål at færdiggøre det første projekt, der skal afsluttes om en uge.

At sætte mål giver dig mulighed for at prioritere opgaver og roller på arbejdet og fokusere på det der er vigtigt, mens du administrerer din arbejdsbyrde. Dybest set er det mål der holder os på sporet og kan hjælpe os med at registrere timer gnidningsfrit og effektivt.

Bestem hvordan du bruger din tid på arbejdet

Et andet nyttigt tip, når det kommer til at registrere din tid på arbejdet, er at finde ud af præcis hvor det meste af din tid bliver brugt.

Vi nævnte hvordan en tidsregistreringsløsning i form af tidsregistreringssoftware er så gavnlig, og en af ​​de vigtigste fordele ved det, er det faktum at det gør folk i stand til præcist at bestemme hvordan de bruger deres tid på arbejdet.

Uanset om du bruger en tidsregistreringsløsning eller ej, er det vigtigt at forstå hvordan du bruger din tid på arbejdet, da det giver dig et indblik i dine arbejdsvaner og faktisk dine organisatoriske færdigheder. Hvis du for eksempel kan se, at du hver dag bruger mere end en time på at besvare emails og forespørgsler, når du med sikkerhed ved, at du kunne gøre det på den halve tid, hvis du virkelig ville, viser dette hvor en forbedring er nødvendig.

Log hver dag hvor meget du har opnået, dvs. opgaver, projekter, sendte emails og fakturaer, og så videre. Dernæst skal du identificere de ting der dræner din tid, som du tilfældigvis bruger mest tid på, og til sidst identificere opgaver som giver dig det bedste afkast.

Brug en tidsregistreringsløsning til at registrere timer

Vi har allerede nævnt vigtigheden af ​​at bruge tidsregistreringssoftware flere gange, men nu, for at sikre at der ikke er nogen forvirring, vil vi præcisere hvorfor tidsregistreringssoftware anses for at være så vigtigt for virksomheder, store som små.

Tidsregistreringssoftware er en specialdesignet form for software, som kan bruges af både virksomhedsledere og medarbejdere til at registrere timer brugt på arbejde, og faktisk hvor disse timer bliver brugt.

God kvalitetstidsregistreringssoftware giver dig ikke kun mulighed for at logge og registrere timer, du kan også logge og registrere timer brugt på opgaver og projekter, du kan sammenligne hvordan tiden bruges på forskellige områder på et øjeblik, plus du kan også integrere det med anden software såsom Outlook.

En god tidsregistreringsløsning, der integreres med Outlook, er meget nyttig, fordi du kan bruge ting som Outlook-kalenderen til at organisere din dag og arbejdsbyrde endnu mere effektivt og meget mere præcist.

Softwaren er meget nem at bruge, den er utrolig nøjagtig, den vil organisere din tid og din arbejdsstyrkes tid meget mere effektivt, og den er også et fantastisk motivationsværktøj og en moralsk booster.

Uddeleger passende opgaver

For så vidt angår tidsstyring på arbejdspladsen, er det meget vigtigt at vide hvornår du skal uddelegere og tildele opgaver og projekter.

Hvis du for eksempel oplever at din arbejdsbyrde er usædvanlig høj, og du risikerer at misse en deadline og blive hængende med for meget arbejde, skal du ikke være bange for at uddelegere noget arbejde til andre medarbejdere.

På arbejdspladsen ligger hemmeligheden bag succes ifølge Andrew Carnegie ikke i at lave dit eget arbejde, men i at anerkende den rigtige person til at lave det.

Nu siger vi selvfølgelig ikke, at du skal give alt dit arbejde til dine dygtigste medarbejdere, men vi siger at det ikke nytter noget at være martyr på arbejdspladsen og prøve at påtage sig for meget arbejde på én gang, i stedet for delegere noget af det til dine bedste medarbejdere.

Husk at i erhvervslivet er en glad kunde en tilbagevendende kunde, og hvis du oplever at du misser deadlines og leverer opgaver for sent, efter den aftalte deadline for færdiggørelse, vil kunder, der engang var stamkunder, snart blive trætte og vil søge andre steder hen i fremtiden.

Påtag ikke mere arbejde end du kan klare

Som virksomhedsejer er det selvfølgelig fantastisk at modtage masser af ordrer og få en masse opgaver, for det er trods alt hele pointen med at komme i gang i forretningen. Når det er sagt, er det dog også meget vigtigt at sikre at du ikke påtager dig mere arbejde.

Det kan være fristende at sige ja til hver eneste henvendelse for at forsøge at maksimere dit overskud, men det er ikke måden at gribe det an på. Hvis du påtager dig for meget arbejde, vil du opleve at du misser deadlines, du arbejder i døgndrift, og at du og dine medarbejdere bliver stressede.

Du tror måske at du tjener flere penge, men hvis du ser på det større billede, er det der rent faktisk sker, at du misser deadlines, du skynder dig og laver fejl, og kvaliteten af ​​dit arbejde vil falde. Dette vil fremmedgøre kunder og irritere dem, hvilket betyder at de potentielt vil annullere ordrer eller søge andre steder hen i fremtiden.

Det er igen her tidsregistreringssoftware er så nyttigt, fordi det giver dig mulighed for at se hvordan du bruger din tid på forskellige projekter og aktiviteter på et øjeblik, så du kan se, om du risikerer at gå over tidsplanen, eller om du ser ud til at overholde dine deadlines.

Sørg for at planlægge pauser

Endeligt er det sidste du kan gøre, når det kommer til at administrere din tid mere effektivt på arbejdet, at planlægge regelmæssige pauser.

Pauser i løbet af dagen vil hjælpe dig med at genoplade mentalt mellem opgaverne, de hjælper dig til at tænke klarere, og de hjælper også med at forbedre din moral og motivation.

For alle der ønsker at registrere timer mere effektivt, er regelmæssige pauser i løbet af arbejdsdagen afgørende, forudsat at du ikke tager dig friheder ved at planlægge for mange og tage for lang tid. Igen, for at se hvor meget tid du bruger på pauser hver dag, skal du bruge software til tidsregistrering.

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu