7 fordele ved tidsregistreringssoftware til timeregistrering på projekter

7 fordele ved tidsregistreringssoftware til timeregistrering på projekter
7 fordele ved tidsregistreringssoftware til timeregistrering på projekter

Folk har brugt ure og timere i århundreder. I tusinder af år har mennesket opfundet og brugt en række forskellige redskaber til at måle og holde styr på tiden. Korrekt tidsstyring og tidsregistrering gør det muligt for enkeltpersoner og organisationer at udrette mere på kortere tid, forbedre den samlede kvalitet af arbejdet og skabe en sund balance i arbejdsgange og hjemmeliv. Faktisk er tidsregistrering afgørende for at forstå hvordan du bruger din tid – både personligt og på arbejdspladsen.

Registrerer du stadig tid manuelt?

Selvom det kan være svært at tro, fortsætter mange organisationer rundt om i verden stadig med at bruge de gamle og forældede metoder til at registrere medarbejdernes tid. Sådanne besværlige metoder er ikke kun ineffektive og komplicerede, men de kan faktisk koste din virksomhed flere penge og ressourcer end du er klar over. De kan føre til en massiv administrativ byrde, unøjagtige data og problemer med regeloverholdelse, som alle kan resultere i lavere fortjeneste og flere tab på lang sigt. Så hvad er løsningen?

Korrekt tidsregistrering! Timeregistrering og -rapportering med korrekt timeregistreringssoftware har klare fordele for små og store virksomheder, individuelle medarbejdere og teams, såvel som professionelle tjenesteudbydere og freelancere der arbejder hjemmefra.

1. Tidsregistreringssoftware skaber bedre projektarbejdsprocesser

Projekttidsregistrering giver realtidsfordele og synlighed i projekter – uanset om det er projekter, der dækker hele organisationen, afdelingsprojekter eller projekter der administreres af teams på tværs af afdelinger. Ved at hjælpe dig med at organisere, rapportere, sammenholde, budgettere, estimere omkostninger og fakturere kunder, hjælper tidsregistreringssoftware ikke kun med projekttidsregistrering, men gør basalt set teams mere effektive og produktive.

Hvor meget tid bruger dine medarbejdere på at deltage i møder? Hvor meget tid bruger de på at estimere udgifter? Hvor meget tid bruges på at forberede og gennemføre interviews og audits, og hvad er deres samlede indvirkning på bundlinjen? Timeregistrering på projekter hjælper virksomhedsledere med at besvare alle disse spørgsmål og mere. Dermed afslører timeseddel-software de sande omkostninger ved at drive virksomhed, fremhæver driftsmæssige bevægelser og bestemmer bedre projektarbejdsprocesser.

2. Muliggør projekttidsregistrering og nøjagtig rapportering

Hvor lang tid bruger dit personale på at udføre en bestemt opgave? Eller sagt på en anden måde: hvor lang tid tager det virkeligt at gennemføre en opgave eller et job?

Timesedler svarer på dette grundlæggende driftsmæssige spørgsmål. Tidsrapportering via timeseddel-software gør det muligt for projektbaserede teams at tilføje tidsregistreringer til opgaver hurtigt og bekvemt. Ikke kun det, softwaren giver dem også mulighed for at se, dele, organisere og endda udskrive disse tidsrapporter for nøjagtigt at rapportere ydelse til ledelsen. Med en ordentlig løsning (som TSR) kan du få timeregistreringsfunktionalitet i Outlook, hvilket er bedre end at føre manuelle optegnelser over sådanne aktiviteter, for det gør det muligt for virksomhedsejere og ledere ubesværet at spore arbejdsbyrden og ydeevnen for hvert teammedlem.

Ved hjælp af et tidsregistrering-plugin i Outlook kan medarbejdere automatisk oprette timeregistreringer for at registrere tid brugt på forskellige aktiviteter. Denne funktionalitet giver meget mere nøjagtig tidsrapportering sammenlignet med registrering af de samme data manuelt, hvilket efterlader personalet med gætværk på hvor meget tid de bruger på at udføre forskellige opgaver og projekter.

3. Sikrer nøjagtig prognoser

Ved at stille værdifulde historiske data og tendenser til din rådighed giver tidsregistreringssoftware din virksomhed mulighed for at oprette nøjagtige og detaljerede interne optegnelser, som derefter kan tjene som sammenligningsgrundlag for fremtidig prognoser. Generering af nøjagtige prognoser letter ikke kun vurderingen af ​​de enkelte projekters overordnede fremskridt og ydelse, det sikrer også bedre omkostningsfremskrivninger, korrekte faktureringsoplysninger, optimale planer og maksimal rentabilitet for ethvert udført arbejde og ethvert projekt, der foretages af organisationen på vegne af sine kunder .

Derudover giver timeregistrering dig mulighed for at se det ‘store billede’. Ved at rapportere medarbejderes timer, kan en virksomhedsejer eller projektleder løbende overvåge og evaluere deres teams arbejdsbyrde, resultater og produktivitet. Faktisk bliver timeregistrering endnu vigtigere, hvis medarbejderne betales pr. time, men det fungerer også lige så godt for fastlønnet personale, så vel som for ikke-fakturerbare/interne projekter.

4. Tidsregistreringssoftware forbedrer produktivitet og indsats

Ønsker du at vide nøjagtigt, hvad dine medarbejdere arbejder på, på forskellige tidspunkter? Kan du nemt og let få øje på ikke-optimal ydelse af personale ved hjælp af manuelle procesrapporter?

Medarbejdere, der af en eller anden grund yder ikke-optimalt på deres arbejde, koster dig faktisk penge, hvilket resulterer i tab for din virksomhed. Outlook-tidsregistrering hjælper dig med at sammenligne den tid medarbejderne lægger i hver opgave med de resultater eller output, de producerer. Ved at vise hvem der er produktiv og ikke, hjælper tidsregistreringssoftware dig ikke kun med at reducere spild af tid, men minimerer også tab ved at spare mange penge for dig og din virksomhed.

I det væsentlige giver Outlook tidsregistreringssoftware dig mulighed for at bestemme hvor du spilder din tid og arbejdskraft, og hvor du bruger det bedst. Ved at fjerne opgaver der tager længere tid end nødvendigt, eller som tilføjer ringe eller ingen værdi til bundlinjen, forbedrer projekttidsregistrering den samlede ydelse og produktivitet på arbejdspladsen.

5. Registrering af projekttid sikrer nøjagtig kundefakturering

En stor udfordring for mange virksomheder i dag er kundefakturering. Organisationer og fagfolk, der leverer tjenester til kunder, arbejder efter forretningsmodellen med fakturerbare timer eller med en fast pris, hvorved hvert medlem af teamet giver en grov oversigt over deres tildelte arbejdsbyrder, og hvor lang tid det tager dem at gennemføre hver opgave. Men et groft skøn som dette kan ikke være det samme som et nøjagtigt skøn; kort sagt, hvis du ikke kan registrere og spore den tid, du rent faktisk bruger på opgaven, kan du ikke fakturere kunden nøjagtigt for det eller vide om det giver økonomisk mening for dig.

En virksomhedsleder ved godt hvor vigtigt det er at kunderne faktureres korrekt. Timeregistrering i Outlook hjælper dig med at registrere alt hvad du laver mens du arbejder: de opgaver og aktiviteter du gennemfører, de milepæle du når, og de resultater du opnår. Ved at give dig mulighed for at oprette en nøjagtig log over tidsregistreringer i Outlook, giver timeregistreringssoftwaren dig en lige så præcis registrering af din fakturerbare tid eller den tid du bruger på fakturerbare projekter.

Under det automatiserede tidsrapporteringssystem – da hver lille detalje er i stand til at komme med på dine timesedler – er du også i stand til at håndtere projekttidsregistrering effektivt. Da manuelle registreringsprocesser nu erstattes af et fuldt digitaliseret tidsrapporteringssystem, kan du yderligere reducere dine omkostninger ved fakturering af kunder. Dine kunder får også meget ud af din brug af timeregistreringssoftware, for det giver dem mulighed for at se hvor stor indsats, tid og ressourcer du afsætter til deres projekter. Dette betyder i det væsentlige, at timesedler vil tjene som bevis på hvor nøjagtig din fakturering faktisk er, og at kundens penge ikke går til spilde.

6. Forbedrer organisatorisk rentabilitet

Brug af tidsrapporteringssoftware hjælper virksomheder med at registrere produktivitet og rentabilitet i realtid. Ved at lade en arbejdsgiver vide hvad medarbejderne arbejder på, og hvor meget tid de bruger på hver aktivitet eller et projekt, giver timesedler førstnævnte mulighed for at måle effektiviteten af ​​hans eller hendes arbejdsstyrke – hvilket igen vil påvirke bundlinjen. På den anden side hjælper timeregistrering virksomhedsejere med at se og kontrollere hvor deres penge går hen. Med overblik over alt ét sted, hjælper rapportering af timesedler dig med at afgøre om du tjener penge eller taber penge når alt kommer til alt. Så hvis noget ikke lønner sig, som du oprindeligt havde planlagt, kan du altid genprioritere projekter og arbejdsfordelinger,  fjerne udfordrede eller tabsgivende aktiviteter og se efter nye muligheder andre steder.

7. Tidsregistreringssoftware forbedrer timeregistrering på projekter

Tidsregistreringssoftware er et vigtigt værktøj i din virksomheds arsenal. Efterhånden som projektbaseret arbejde bliver mere og mere almindeligt på arbejdspladser rundt omkring i verden, bliver tidsposter og tidsregistrering med Outlook i stigende grad uvurderlige for projektledelse.

  • Timeregistrering på projekter: Tidsregistreringssoftware giver arbejdsgivere og ansatte mulighed for at have overblik over deres tid og holde projekter på rette spor. Ved at registrere tid brugt på forskellige projekter, giver projekttidsregistrering projektlederen mulighed for at kvalificere et team-medlem til et nyt projekt og tildele ham eller hende en bestemt rolle eller en opgave baseret på deres præstationer.
  • Tildeling af arbejde: Timeregistreringer der er foretaget i Outlook, giver dig mulighed for at vurdere tidsforbrug, og ved at gøre det hjælper det dig med at definere omfanget af hele projektet med hensyn til arbejdsbelastninger. Enhver medarbejder eller team-medlem, hvis styrke eller styrker ligger i et bestemt område, kan derefter få tildelt opgaver i overensstemmelse hermed.
  • Uddannelse og udvikling: Brug af timesedler til projekttidsrapportering letter dig ikke kun i processen med at tildele forskellige roller og opgaver til medarbejdere, som de er bedre egnet til, men det hjælper også med at identificere kritiske områder, hvor en person muligvis tager mere tid end nødvendigt eller mere tid end oprindeligt blev tildelt ham eller hende. Det vil pege på et behov for yderligere kvalifikationstræning for den pågældende medarbejder.
  • Balanceret arbejdsfordeling: Brug af timerapporteringssoftware gør det muligt for projektledere at forstå kapacitetsproblemerne bedre. Ved kapacitet, betyder det tilgængeligheden af ​​personale der er tildelt et projekt. Det er ikke muligt at opretholde en velafbalanceret arbejdsbyrde og styre projektresultater uden at kende din kapacitet. Tidsregistrering på projekter gør det let for projektledere at opdele projekter og distribuere arbejdsbyrder blandt team-medlemmer.

Konklusion

Tidsregistreringssoftware blev oprindeligt udviklet til at hjælpe arbejdsgivere med at registrere antallet af timer til lønningsformål. Imidlertid har timeregistrering udviklet sig radikalt med tiden og har indflydelse på mere end bare løn. I dag bruges tidsregistreringssoftware i stigende grad til projekttidsregistrering, projektledelse, projektomkostninger, økonomiske formål, opgave-estimering og selvfølgelig løn.

Sandheden er at timeregistrering med Outlook giver et utal af fordele for både enkeltpersoner såvel som virksomheder. Brug af timesedler forenkler ikke kun de overordnede tidsregistrering- og rapporteringsprocesser på et overordnet niveau, det tilskynder også dine team-medlemmer og medarbejdere til at tage ejerskab over deres opgaver og ansvar.

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu