Netop det at tidsregistrering baserer sig på Outlook, gør løsningen ideel for vores brugere
- Læs mere...

Afregning for godtgjorte udgifter i Outlook – Nem implementering af refusionspolitik for udgifter

Afregning for godtgjorte udgifter i Outlook – Nem implementering af refusionspolitik for udgifter
Afregning for godtgjorte udgifter i Outlook – Nem implementering af refusionspolitik for udgifter

Uanset hvilken slags organisation du driver, uanset om det er en lille virksomhed, en stor virksomhed, en offentlig organisation eller en velgørende organisation, kan du have folk på farten fra tid til anden. Dette kan være i forbindelse med forretningsrejser eller blot at besøge kunder eller partnere. Når de er på farten, kan de også have udgifter som hotel, kørsel, etc.

I mange tilfælde, selvfølgelig afhængigt af din organisations politik omkring godtgørelse af udgifter, vil medarbejderne selv betale for disse udgifter, og derefter få det godtgjort af organisationen. At have ordentligt afregning af refunderede udgifter er således afgørende.

Udfordringen er imidlertid, som det normalt er tilfældet med software, ikke at overvælde medarbejderne med endnu et softwareprodukt som de skal navigere i og lære at kende.

Hvad hvis du kunne bygge videre på din eksisterende infrastruktur og gøre udgiftsrapportering virkelig nemt for alle?

Heldigvis er der en måde at gøre netop det på. Læs videre og se hvordan…

Før regnskab for refunderede udgifter i Outlook sammen med dine timesedler

Hvis du rapporterer dine udgifter, driver du højst sandsynligt en professionel organisation, hvor tidsregistrering også er en integreret del af forretningen.

Hvis det er tilfældet, skal du have en timeregistreringsløsning, der kommer med understøttelse af din godtgørelsespolitik for udgifter, det vil sige at den gør det muligt at registrere udgifter.

Desuden bør denne tidsregistreringsløsning bygge på noget som dine brugere er fortrolige med, hvilket ville være din Microsoft Outlook-kalender.

Så det første skridt er at bruge en timerapporteringsløsning som bygger på Outlook-kalenderen, og også giver dig mulighed for at registrere udgifter på samme tid.

Med det rigtige værktøj kan du, når du opretter en aftale i Outlook, også vælge en organisation, et projekt og en aktivitet for at bruge aftalen til at registrere tid med. Derudover skal du have en ekstra mulighed for at vælge fra en liste over udgifter, der skal knyttes til tidsregistreringen, når dette er relevant. Dette bør omfatte den type udgift der er påløbet og også den økonomiske værdi. Den økonomiske værdi skal enten fastsættes eller være mulig for din medarbejder at opdatere. Dette er helt op til dine politikker og typen af ​​udgift.

Så alt i alt skal du bruge et velkendt værktøj som Outlook sammen med et tidsregistrering-tilføjelsesprogram, der giver dig mulighed for også at rapportere omkostninger.


Godkendelse af udgifter for at sikre din politik for godtgørelse

Når medarbejderen har lavet timeregistreringer med udgifter, skal denne kunne indsende dette til godkendelse. Dette bør selvfølgelig være valgfrit, men i de fleste tilfælde vil det være godt at få en supervisor til at godkende udgifterne, før de refunderes.

Supervisoren skal have nem adgang til et overblik over hvilke brugere der har udgifter der venter på godkendelse, og de kan derefter godkende posterne eller i nogle tilfælde afvise dem, hvis der er en fejl.

På denne måde sikrer du at alt er korrekt, inden du refunderer din medarbejder, og nok også hvis du også fakturerer kunder for dette.

I alle tilfælde skal du sikre dig at alt er rigtigt.

Nem oversigt over rapporterede udgifter

Alle gode tidsregistreringssoftwareløsninger kommer med nogle stærke rapporteringsfunktioner, så du nemt kan få et overblik over tid brugt på forskellige projekter, organisationer osv. Dette er afgørende når du driver din organisation, uanset om det kun er interne projekter eller hvis det er på fakturerbare kundeprojekter. Du skal vide hvordan du har brugt din tid.

Det samme gælder udgifter. Med den rigtige løsning skal du kunne gå ind og hurtigt oprette en rapport der viser hvem der har haft udgifter, værdien, etc. Alt i en hurtig let fordøjelig rapport.

Som med tidsregistrering, og enhver anden forretningsløsning for den sags skyld, skal du gøre det så nemt som muligt for dine brugere og ledere at navigere i.

Så med den rigtige løsning skal det bare være et spørgsmål om et par klik med musen, og du bør få et overblik over alle udgifter påløbet for alle medarbejdere.

En stærk timerapporteringsløsning med understøttelse af omkostningsrapportering vil kunne give netop det.

Standard skabelon til refusion

Nu hvor vi har set hvordan du kan gøre det nemt for medarbejderne at rapportere deres udgifter via et tilføjelsesprogram til timeregistrering i Outlook, hvordan du skal kunne godkende disse hurtigt og nemt, og hvordan du hurtigt skal kunne få en overblik, er der endnu en nødvendig ting: Dine medarbejdere skal selvfølgelig refunderes for de udgifter de har betalt for.

Som nævnt kan dette være for udgifter i forbindelse med måltider, hotelophold, kørsel, benzin, etc. I alle tilfælde, hvis dine medarbejdere har betalt for det selv, skal de refunderes for det, hvis dette er en del af din refusionspolitik.

Når du har lavet en rapport som ovenfor, skal du kunne klikke på en knap der vil oprette et standard Word-dokument med et overblik over udgifterne, som derefter kan underskrives af medarbejder og leder.

Dette er virkelig enkelt, men alligevel stærkt. Det gør processer så meget lettere, og det er det du vil have. Når medarbejderne har betalt udgifter ud af deres egen lomme, skal de refunderes så hurtigt som muligt, da det kan få indflydelse på deres personlige økonomi. Så dette bør være en prioritet.

Som nævnt, med den rigtige løsning skal det kun være et spørgsmål om at trykke på en knap for at oprette et dokument med et overblik over udgifterne, som kan underskrives af medarbejder og leder. Dette kan så gives til bogholderiet, som så hurtigt kan refundere medarbejderen.

Alle vinder.

Næste skridt

Så når du leder efter en løsning til registrering og rapportering af udgifter, skal du først se på dine eksisterende værktøjer. Hvis du bruger Microsoft Outlook, bør du finde en tidsregistreringsløsning der integrerer med dette, og gør det muligt også at registrere udgifter.

Derefter bør det være let for supervisors og ledere at generere rapporter over udgifter og godkende disse, så medarbejderne hurtigt kan refunderes.

Dette vil gøre opgørelse over godtgjorte udgifter virkelig nemt for alle, og sikre at din politik for udgiftsgodtgørelse udføres på bedst mulig måde.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Hvad er timeregistrering og hvordan kan du gøre det i Outlook
Hvad er timeregistrering og hvordan kan du gøre det i Outlook Hvad er timeregistrering? Hvis du er en succesrig organisation, …

Optimer din tidsregistreringsproces – en manuel timeseddel kontra Outlook-timeregistrering
Optimer din tidsregistreringsproces – en manuel timeseddel kontra Outlook-timeregistrering Hvis din organisation ønsker at væ …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified