Almindelige fejl ved brug af tidsregistreringsplugins, og hvordan du undgår dem i din projektrapportering

Hvis du driver eller leder en virksomhed eller et team, har du bestemt ikke brug for at nogen fortæller dig hvor meget arbejde der går med at sikre at din organisation er operationel og giver et sundt overskud eller fungerer på højeste niveau.

En af hovedårsagerne til at så mange virksomheder lukker hvert år, skyldes at de ikke kan følge med tiden, og de ikke kan følge med deres konkurrenter. Hvis du vil gøre din virksomhed til en succes, skal du omfavne moderne teknologi med åbne arme og lade den hjælpe dig på de måder den er designet til at gøre.

Alt fra projektrapportering til regnskab og økonomi kan forbedres med bestemt software og moderne teknologi, og det er derfor vi i dag kigger på tidsregistrering-plugins og -software.

Tidsregistreringssoftware er dybest set specialdesignet software, der er skabt til at give både ledere og medarbejdere mulighed for at styre deres tid, registrere hvor meget tid de bruger på opgaver og projekter og meget mere.

Hvis du overvejer at implementere det på din arbejdsplads er det dog vigtigt at du gør det korrekt. Her er et kig på adskillige fejl ved projektrapportering og tidsregistreringstilføjelser, som folk laver på arbejdspladsen.

Giver alle mulighed for at tilføje nye projekter

En af de bedste ting ved at have tidsregistreringssoftware på arbejdspladsen, er at det kan hjælpe folk med at prioritere opgaver og projekter for at sikre at de overholder deadlines uden at blive overvældede.

Det er alt sammen meget fint, men hovedproblemet med det, er det faktum at nogen virksomheder tillader alle deres medarbejdere at tilføje nye projekter til softwaren, som folk kan rapportere tid på. Før du ved af det, bliver tidsregistreringsplugin’et overvældet af folk, der tilføjer nye projekter, og pludselig bliver alt rodet og uoverskueligt.

Med så mange forskellige projekter og opgaver, alle med forskellige navne, bliver udfyldning af projektrapporteringssoftwaren meget mere kompleks, og medarbejderne bliver forvirrede med hensyn til hvor de skal udfylde deres timesedler, og i hvilket felt de skal indtaste den tid der er brugt, etc.

Den bedste måde at undgå at dette sker på din arbejdsplads, er at begrænse antallet af personer der manuelt kan tilføje og fjerne nye projekter, som folk kan rapportere tid på. Hvis du lader alle gøre det, vil netop den software, der er designet til at spare tid og kræfter, pludselig have den stik modsatte effekt, og det er der ingen der ønsker.

Undlader at forklare hvad tidsregistrering handler om

Hvis du vil have en garanteret måde at gøre din arbejdsstyrke utilfredse på, skal du bare installere et tidsregistreringsplugin uden at forklare din arbejdsstyrke hvad tidsregistrering er, og hvordan det fungerer.

En almindelig myte omkring tidsregistreringssoftware er at det er designet til at hjælpe arbejdsgivere med at spionere på deres ansatte og sikre at de ikke slækker, når de burde arbejde. Dette er slet ikke tilfældet.

Tidsregistrering hjælper virksomheden, og det hjælper medarbejderne, da det sikrer at de ikke bliver overvældet af for meget arbejde, eller at de ikke får tildelt mere end én persons arbejde, hvilket desværre er meget almindeligt i mange virksomheder.

Inden du går videre og køber et projektrapporteringsprogram eller -software, skal du tale med dine medarbejdere og sikre dig, at de alle ved præcis hvad tidsregistrering er, og hvordan det hjælper. Forklar dem hvordan det virker, og hvad det er designet til at gøre, og bed dem om at stille spørgsmål, hvis de har nogen form for usikkerhed.

Brug af simpel software til projektrapportering

På grund af det faktum at tidsregistreringssoftware har vist sig at være et så stort hit på arbejdspladsen, søger flere og flere softwareudviklere at tjene penge og komme i gang med at udvikle deres egne tidsregistreringsprodukter.

Dette er fantastisk med hensyn til udvalg, men hovedproblemet er det faktum at ikke alle disse produkter lever op til det de bør.

Når du bruger projektrapporteringssoftware, vil du have den mest praktiske og mest professionelle tidsregistreringssoftware du kan finde. Den triste virkelighed er at noget software derude simpelthen ikke er godt nok, er unøjagtigt, er svært at bruge og ikke er sikkert. Det er ikke det, du ønsker.

Når du køber tidsregistreringssoftware, vil du have en løsning der er udviklet af et solidt firma med et fremragende renomme, erfaring og masser af positiv feedback. Du bør også kigge efter software med ekstra funktioner, såsom muligheden for at integrere med Outlook, da dette vil lade dig synkronisere den med din kalender og bruge andre Outlook-funktioner i forbindelse med den software du kigger på.

Tag dig tid, når du undersøger hvilket tilføjelsesprogram til timeregistrering du skal investere i, læs anmeldelser og overvej at tilmelde dig en gratis prøveperiode på forhånd, da du på den måde ikke har noget at tabe og alt at vinde.

Undlader at integrere dit tidsregistreringsplugin med eksisterende systemer

Vi talte tidligere om vigtigheden af tidsregistreringssoftware, som kan integreres med programmer og systemer som Outlook, men det er op til dig at implementere det.

Når du bruger tidsregistreringssoftware, skal du sørge for at integrere det med anden software, applikationer og systemer, for at hjælpe med at gøre det mere effektivt og mere brugervenligt. Fra et forretningsmæssigt perspektiv fungerer Outlook meget godt sammen med projektrapporteringssoftware, men du kan også ønske at dele data med din økonomisoftware for nøjagtige og effektive betalinger og fakturering.

Undlader at sikre at medarbejderne ved at det er obligatorisk

Medarbejdermoralen på arbejdspladsen er meget vigtig, men alligevel er det vigtigt at huske at du er ansvarlig, det er din virksomhed, og hvad du siger gælder.

Mange virksomheder, når de implementerer en ny tidsregistreringsapplikation på arbejdspladsen, undlader at understrege det faktum at tidsregistrering ikke er valgfrit, og at det faktisk er obligatorisk.

Du skal sikre dig at dine medarbejdere ved at de er forpligtet til at bruge softwaren korrekt. Her er det så vigtigt at minde dem om de fordele de selv kan få, ved at registrere deres tid korrekt.

Undlader at dele de bedste måder at registrere tid på

Når du skal have styr på en ny slags software, vil der være begynderudfordringer til at starte med, og for nogle kan det være svært at lære at bruge det i starten. Hvad mere er, da nogle personer er mindre teknologikyndige end andre, kan det tage endnu længere tid for nogle mennesker at lære at bruge tidsregistreringssoftware.

En anden meget almindelig fejl, som virksomheder og virksomhedsejere begår, når de implementerer tidsregistreringssoftware i deres virksomhed for første gang, er simpelthen at undlade at dele de bedste måder at registrere tid på med andre medarbejdere.

Når du har vænnet dig til at bruge plugin’et til tidsregistrering, vil du efter et stykke tid opdage, at du lærer måder at fremskynde din tidsregistrering på og måder at udfylde dine oplysninger korrekt på. Når du ved hvordan du registrerer og logger din tid brugt på opgaver og projekter korrekt, skal du ikke holde disse oplysninger for dig selv, men i stedet dele dem med dine andre medarbejdere og/eller kollegaer.

Når alle ved hvordan de korrekt registrerer deres tid, og hvordan du bruger softwaren korrekt, vil du opdage at tingene begynder at gå hurtigere på arbejdspladsen, og at de også begynder at køre mere gnidningsfrit, og hvilken virksomhedsejer ønsker ikke det?

At vælge den billigste løsning

Igen kunne denne projektrapporteringsfejl passe ind i det vi talte om tidligere vedrørende ringere softwareudbydere, men da det er så vigtigt og så almindelig en fejl, giver vi den sin helt egen sektion her.

Alt for mange virksomhedsejere derude beslutter at “investere” i tidsregistreringssoftware, kun for at opdage, at de vælger de billigste muligheder og prioriterer pris frem for kvalitet.

Tidsregistreringssoftware er meget vigtigt, og derfor er der masser af muligheder at vælge imellem, til forskellige priser. Når du investerer i denne software, bør du dog gøre det fordi du vil have det bedste til din virksomhed, ikke kun fordi du vil have den billigste software.

Hvis du finder software, der er latterligt billig og er meget billigere end alle de andre muligheder derude, skal du spørge dig selv præcis hvorfor det er det. Det er sandsynligvis billigt af en grund, og hvis softwaren ikke fungerer korrekt, eller hvis den er unøjagtig eller tilbøjelig til at gå ned, vil du i det væsentlige have spildt dine penge alligevel, da du bliver nødt til at erstatte den med noget af en meget højere standard.