At holde styr på projekttid og -omkostninger med en timeseddel til Outlook
At holde styr på projekttid og -omkostninger med en timeseddel til Outlook
Ingen starter en virksomhed for at fejle. Desværre har mange af de nye virksomheder, der er startet i løbet af de seneste par år, fejlet lige kort efter at have åbnet deres døre. Hvis du taler med enhver succesfuld virksomhedsejer, vil han eller hun simpelthen fortælle dig at der er en række faktorer der afgør din succes. Og nogle af disse faktorer er uden tvivl organisering, korrekt registrering, holde styr på filer samt holde medarbejderne produktive. Uanset hvornår, hvis en virksomhed mister disse kvaliteter, vil de fejle. Det er her hvor tidsregistreringssoftware kan være ekstremt praktisk. Den bedste tidsregistreringssoftware på markedet kan nemt og hurtigt hjælpe med at organisere din virksomhed, registrere dine medarbejdere og generelt gøre dem mere produktive.
Hurtig og nem integration af din timeseddel med Outlook
Microsoft Outlook er et program, der har eksisteret i ekstremt lang tid. Næsten alle computere i erhvervslivet har dette program og de fleste brugere er bekendt med programmet og dets nuværende funktioner. Og det er sandsynligvis derfor de fleste virksomheder benytter Outlook som deres vigtigste værktøj til email og kalenderstyring. En af tingene om ved den bedste tidsrapporteringssoftware derude er at den nemt synkroniserer helt med Outlook. Implementering af denne software i din virksomhed betyder ikke at du skal oprette træningsklasser og spilde værdifulde ressourcer, i et forsøg på at få folk til at indstille sig på en ny praksis. Du kan nemt oprette en timeseddel til Outlook, og dine medarbejdere vil kunne rapportere deres tid lige derfra.
Kom i samstem med dine projekter
Som virksomhedsleder har du sandsynligvis ekstremt travl på daglig basis. Du har sandsynligvis flere forskellige projekter på et givent tidspunkt. Og når du kombinerer dette med dine daglige opgaver, er det bare næsten umuligt at tjekke ind på hvert projekt og se om tingene går glat. Jovist, du har sikkert projektledere tildelt hvert projekt, men det er stadig godt at vide hvad der foregår i din egen virksomhed. Dette er præcis hvor den rigtige timeregistreringssoftware kan hjælpe. Softwaren vil give dig mulighed for at kontrollere projekttid og -omkostninger til enhver tid. Du skal blot logge ind i softwaren og kontrollere de timer, som hver medarbejder rapporterer på hvert enkelt projekt.
Bliv mere konkurrencedygtig
Med den seneste økonomiske nedtur på mange områder gør de fleste virksomhedsejere alt hvad de kan for at få deres virksomheder til at skille sig ud blandt konkurrencen. Nu er det tid til at blive mere konkurrencedygtig end nogensinde før, så du kan få en fordel i forhold til dine konkurrenter. Dette er noget andet, som timerapporteringssoftware kan gøre for dig. Med evnen til at kende de timer, der bliver brugt på hvert projekt, vil det give dig en generel ide om hvordan projekterne kører. Du har sandsynligvis allerede en generel ide om hvor længe det skal tage at gennemføre et bestemt projekt. Ok, når du logger ind på softwaren i løbet af dagen, kan du nemt og hurtigt se hvilke projekter der brugere mere tid end beregnet.
Dette kan betyde at teamet støder på problemer, hvilket vil give dig mulighed for at trække ressourcer fra projekter, der ligger forud for tidsplanen og hjælpe de teams, der er bagud. Dette vil ikke kun give dig mulighed for at omsætte projekter hurtigere, men du kan også være i stand til at gøre det til lavere omkostninger. Færre omkostninger betyder så at du kan øge overskuddet.
Opret standardiserede projekttids- og omkostningsrapporter
Enhver virksomhedsleder har sandsynligvis flere forskellige rapporter henover hans eller hendes skrivebord i løbet af en given dag. Mens disse rapporter er nødvendige for din virksomheds succesrige drift, er de sandsynligvis også fyldt med en masse irrelevante oplysninger. Faktisk tager det dig sandsynligvis 20 minutter bare at dekryptere oplysningerne, indtil du finder det, du har brug for. 20 minutter virker måske ikke som en masse tid, men det hober sig op. Timeregistreringssoftware kan helt ændre alt dette.
Tidsrapporteringssoftware giver dig mulighed for at standardisere og tilpasse dine rapporter, så du kun får de oplysninger du har brug for. Brug mindre tid på at dekryptere unødvendige oplysninger og kom direkte til kernen af det. Ud over dette kan du tilpasse rapporterne, så de udskrives i unikke søjlediagrammer eller cirkeldiagrammer. Dette kan gøre dataene mere interessante og mere behagelige at læse.
Tildel roller til forskellige team-medlemmer
Tidsregistreringssoftware giver dig også mulighed for at tildele hver medarbejder et unikt brugernavn og adgangskode. Jovist, dette virker som en standardfunktion, men en ekstra funktion er at du også har evnen til at tildele roller, hvis du bruger den rigtige tidsregistreringsløsning. Hvis du vil give en supervisor mulighed for at trække rapporter, kan du gøre det. Hvis du bare vil have dine supervisors til at kunne rapportere tid, så kan du tildele dem at gøre netop det. Denne funktion giver dig virkelig kontrol over softwaren og hvordan dine medarbejdere kan interagere i denne software.
Gør medarbejderne tilfredse med tidsgodkendelse
Uanset om du er en lille eller stor organisation, er dine medarbejdere uden tvivl dit nummer et aktiv. De er dem i felten, der gør benarbejdet og kommunikerer med kunderne. Derfor er det vigtigt at holde dine medarbejdere så glade og produktive som muligt. Du kan blive overrasket over at vide, at den bedste tidsrapporteringssoftware kan give dig mulighed for at gøre netop det. Når en medarbejder rapporterer sin tid i løbet af dagen, kan du tildele en supervisor at godkende eller afvise disse registreringer.
Supervisoren kan også tilføje og reagere på en kommentar, som giver dem et andet kommunikationsmiddel med deres medarbejdere. Når en medarbejder ved at hans eller hendes tidsposter er blevet godkendt, vil det gøre dem gladere og mere produktive. Bare at vide at du bliver betalt for dit hårde arbejde eller ekstra arbejde, kan man komme langt med i på en arbejdsplads. Selvom tiden afvises, vil blot det at vide at de har evnen til at tilføje kommentarer og spørge hvorfor også hjælpe.
Meddelelser om manglende registreringer
Arbejde kan blive hektisk og travlt fra tid til anden. Dette gælder især når medarbejderne er overvældede og forsøger at arbejde på mere end et projekt ad gangen. Under disse travle tider ville det være helt rimeligt at forestille sig at en medarbejder måske glemmer at udfylde hans eller hendes tidsregistrering for en bestemt dag. Dette er en anden god ting, når du bruger den rigtige tidsrapporteringssoftware. Softwaren meddeler medarbejderne, når der mangler tidsregistreringer. Dette forhindrer supervisors i at udføre denne rolle, og det eliminerer risikoen for en mindre end fyldestgørende lønseddel for dine medarbejdere.
Intet vil gøre dine medarbejdere mindre effektive og produktive end ikke at blive betalt for alle deres timer, selvom det var selvforskyldt.
Mobil adgang når som helst
Uanset om du er på kontoret og i møder hele dagen, eller du er væk fra kontoret og deltager i møder, kan den bedste tidsrapporteringssoftware give dig mulighed for at holde kontakten med dine nuværende projekter. Hvordan gøres det? De mest avancerede og innovative tidsregistreringsprogrammer synkroniseres helt med smartphones og andre mobile enheder. Alt du skal gøre er at få adgang til din konto, og du vil stadig have alle de tilgængelige funktioner lige ved hånden. Det bliver som om du aldrig forlod kontoret. Dette giver virkelig enhver virksomhedsejer mulighed for at tage kontrol over projekter og se hvordan de kører.
Fås i en række forskellige sprog
Verden er et forskelligartet sted nu om stunder. Du kan nemt have 10 personer med forskellige baggrunde og kulturer i et givent lokale ad gangen. Så det er ret sikkert at antage at nogle af dine medarbejdere måske ikke har det bedste danske. Måske kan de tale dansk flydende, men har svært ved at læse det. Uanset situationen er det ikke rigtig noget problem, når du investerer i det rigtige timeregistreringsprogram. Disse programmer kommer til rådighed med en række sprogpakker, der giver dig mulighed for at konvertere databasen til det sprog du vælger.
Hvis du vil tilpasse programmet, så dine tysktalende medarbejdere får deres timesedler på tysk, har du mulighed for at gøre det. At foretage disse ændringer i deres database påvirker ikke, hvad andre medarbejdere ser. Nye sprogfiler bliver løbende tilføjet, så hvis det sprog du søger ikke er tilgængeligt lige nu, er det muligt at det bliver det i den nærmeste fremtid.
Få let adgang til overblik over tid
Måske er en af de mest fantastiske ting ved den rigtige tidsregistreringssoftware, at både brugere og administratorer kan få oversigter over tidsrapporter. Dette kan omfatte tid der blev godkendt, tid der blev afvist, og tid der er brugt på hvert projekt. Uanset om du vil kontrollere et projekt eller få et overordnet overblik, har du altid denne mulighed lige ved hånden.
Så disse er helt sikkert nogle af de ting du bør huske på, når du leder efter en tidsregistreringsløsning i form af en timeseddel til Outlook, for at få et overblik over projekttid og -omkostninger.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
