Bedste program til kørselsregnskab og almindelige tidsregistreringsfejl

Bedste program til kørselsregnskab og almindelige tidsregistreringsfejl

Bedste program til kørselsregnskab og almindelige tidsregistreringsfejl

Med alle gennembruddene i moderne teknologi på det seneste, har det at være en virksomhedsejer aldrig været mere spændende. Du har ultrahurtige internetforbindelser, biometrisk sikkerhed, super hurtige computere og smarte enheder og softwareløsninger, der er designet specielt til at registrere tid. Tidsregistreringssoftware er i øjeblikket en af de mest efterspurgte softwareløsninger i virksomheder, store og små, over hele kloden. Af denne grund kigger folk ofte efter at finde det bedste program til kørselsregnskab og kørselsgodtgørelse i samme proces, til tidspunkter hvor de eller deres medarbejdere er ude på vejen. Dette er dog kun en enkelt brik i puslespillet, da der er så mange forskellige elementer involveret i at skabe en vellykket tidsregistreringsproces som en del af din virksomhedsstruktur. Hvis du får gjort det rigtigt, vil du høste gevinsten. Undlader du at gøre det, kan det dog vise sig meget dyrt. Her er et kig på flere almindelige timeregistreringsfejl og hvad du kan gøre for at undgå at lave dem, og også hvordan du nemt kan have tidsrapportering og kilometerrapportering i samme løsning.

Registrere kilometer i Outlook

Denne video viser hvordan du kan registrere kilometer i Outlook med TSR:

Fokuserer for meget på tidsregistrering

Ironisk nok, hvis du tilfældigvis bruger for meget tid med fokus på tidsregistrering, kan det nogen gange resultere i at du bliver mindre produktiv. Ja, det er rigtigt, et værktøj, der er designet til at øge produktiviteten og effektiviteten, kan faktisk i nogle tilfælde bremse dig og/eller dine medarbejdere. Som du ved er tid penge på arbejdspladsen, så man har bogstaveligt talt ikke råd til at spilde tid på ting, der ikke behøver at være alt for komplicerede. Når medarbejderne fokuserer på timerapportering, vandrer deres tanker, og deres arbejdsindsats sænkes faktisk. At registrere dit arbejde for dagen, bør ideelt set tage et par minutter, muligvis mindre end det. Du bør sikre at du leverer data der er fejlfri, præcis og let at forstå, som din projektleder nemt kan gennemgå og gøre hvad der skal gøres. Husk, ideen bag timeregistrering, herunder registrering af kørsel, er ikke at udspionere dine medarbejdere og for at sikre at de ikke spilder tid eller ressourcer. Tanken er at bruge de indsamlede data for at få et overblik over hvordan din virksomhed og dine medarbejdere yder. Du vil gerne være i stand til nemt at få adgang til dataene og se hvor der kan være behov for yderligere hjælp, og hvor du og dit team yder stærkt. Du ønsker ikke at gennemgå email efter email og side efter side, hvor du ser på hvert enkelt aspekt af din virksomheds præstationer.

At miste dine medarbejders tillid

Når det kommer til tidsregistrering, og du også vil have den til at omfatte den bedste løsning til kørselsregnskab, eller et enkelt og strømlinet system til arbejdspladsen, skal du altid have tillid fra dine medarbejdere. Når tilliden er væk, lider moralen, og det gør produktiviteten også. Dette, som du kan forestille dig, er et meget stort problem på arbejdspladsen. Lad os for eksempel sige at du fortæller medarbejderne, der regelmæssigt er på farten, at du har kigget på at udnytte den bedste løsning til kørselsregnskab du kan finde, vil de i første omgang føle at du udspionerer dem, og de vil være tøvende. De vil føle at du i bund og grund nægter dem brugen af ​​køretøjet til andet end forretningsformål. Gør det klart at det ikke er tilfældet. Forklar at du forstår at de måske har brug for toiletpauser, madstop og omveje, og at de måske endda skal udføre det lejlighedsvise personlige ærinde. Fortæl dem, at så længe de ikke tager friheder, at programmet dybest set er der for at hjælpe med at få en grov ide om kilometerne kørt, for at hjælpe med at håndtere regnskaber og udgifter mv. samt at refundere dem for eventuelle udgifter. På arbejdspladsen så forklar hvad de vigtigste fordele ved tidsregistrering er, og forklar at det ikke er en måde at holde luppen over dit team. De vil være tøvende, men de vil hurtigt se hvor nemt det er at bruge, og hvor effektivt det egentlig er. Ironisk nok kan det faktisk give dem mere plads til at trække vejret, så de ikke skynder sig for at overholde frister.

 

Ikke tilbyde træning og hjælp

En anden meget almindelig fejl, som virksomhedsejere gør ved brug af tidsregistreringssoftware, er ikke at give deres medarbejdere træning og support. Husk at for nogen kan registrering af timer være et ret nyt koncept, og det kan være et ret skræmmende perspektiv for medarbejderne, når de tænker på hvad de skal sætte sig ind i. Virkeligheden omkring timeregistrering er imidlertid at det faktisk er ret nemt at mestre, hvis du får den rigtige løsning, og du skal vise dine medarbejdere dette. Ikke bare tilbyde dem en hurtig 30 minutters PowerPoint-præsentation om hvordan du bruger tidsrapportering, sørg for at hver medarbejder forstår helt hvordan de bruger det. Tilbyd den uddannelse der er nødvendig for dine teams, eller tilbyde en-til-en træning for at sikre at der ikke er fejl, og at der ikke er nogen forvirring. Hvis medarbejderne ikke er sikre, så tilbyd at tage dem til side og vis dem hvordan man bruger softwaren trin-for-trin. Hvis medarbejderne ikke ved hvordan de bruger tidsregistreringssoftwaren, kan der laves fejl, deres produktivitet vil lide, da de vil bekymre sig, og de vil sandsynligvis tage sig selv i at spilde tid på at forsøge at udfylde timesedlerne korrekt, og prøve at forstå hvilke data der skal indtastes, når de burde arbejde. Det vil tage et par dage at få den nye rutine på plads, men når alle er klare over hvordan det virker, bliver det meget lettere.

Fejler i at finde den bedste løsning til kørselsregnskab og kørselsgodtgørelse

Som nævnt tidligere kan registrering af kilometer være lige så vigtig som tidsregistreringssoftware på arbejdspladsen. Flere og flere virksomheder kræver nu at medarbejderne er ude på vejen, og kører fra by til by over hele landet. Som medarbejder, når du har medarbejdere på farten i firmabiler eller deres egne biler, skal du vide hvor de skal hen og også afstande. At vide præcis hvor mange kilometer dine medarbejdere kører, er ikke først og fremmest vigtigt for at vide hvad medarbejderne laver i arbejdstiden, det er vigtigere med hensyn til dine skatter og bogføring ved regnskabsårets afslutning samt refusion og kørselsgodtgørelse af medarbejdere . At være i stand til at bevise præcis hvor mange kilometer hver medarbejder har rapporteret, hjælper dig med at få nogle penge tilbage på udgifter som brændstofgodtgørelser mv. Du kan også refundere dine medarbejdere om nødvendigt. Det er her, hvor det betaler sig at finde det bedste program til kørselsregnskab som du kan. Du skal ikke bare nøjes med den første løsning du støder på, gør dit hjemmearbejde og find en der virkelig virker for dig og ser lovende ud. Ideelt set vil du have en, der også har tidsregistrering, og som integreres med Outlook-kalenderen, så du kan holde alt godt og organiseret.

Undlader at anmode om tilbagemelding fra dine medarbejdere

Når det kommer til det at drive en virksomhed, er en af ​​de værste ting du kan gøre at undlade at høre dine medarbejdere og lytte til hvad de har at sige. Det kan lyde bizart, men der er masser af virksomhedsejere og ledere derude, der tror ​​at de altid har ret og nægter at lytte til hvad andre har at sige. De tager mentaliteten, at det egentligt er “my way or the highway”, og det er bare dårligt for forretningen. En virksomhed er kun så stærkt som dens svageste medarbejder, og hvis dine medarbejdere kæmper, eller hvis deres moral er lav, har din virksomhed langt mindre sandsynlig for at lykkes. Når du begynder at bruge timerapporteringssoftware på arbejdspladsen og også registrere kørsel, skal du ikke bare lukke dine medarbejdere ude, indkald til regelmæssige team-møder, sæt dig med dem og lyt til hvad de alle har at sige. Spørg dem hvordan de finder løsningen, og opfordr dem til at stille spørgsmål eller bekymringer de måtte have. Spørg dem, hvad de mener kunne ændres og spørg dem også hvad de kan lide om softwaren til registrering af tid og kilometer. Husk at feedback eller kritik er nyttig, så længe det er konstruktivt.

Lade enhver lave opgaver og projekter

Når det gælder software til registrering af tid og kørsel, er det vigtigt at du kun tillader projektledere, teamledere og selvfølgelig dig selv at skabe aktiviteter og projekter. Du tror måske, at det at give denne mulighed til alle, vil hjælpe med at helgardere, men i virkeligheden er alt hvad det vil gøre, at skabe et stort rod, der er alt for kompliceret. Kun personer i autoritetsstillinger bør have evnen til at skabe aktiviteter og projekter, ellers tillader du i princippet dine medarbejdere at vælge og vrage imellem hvad de arbejder på og ikke arbejder på. Projektledere og teamledere bør gives dette ansvar, ikke hver enkel medarbejder. Ved at give ledende medarbejdere denne beføjelse, tillader det opgaver at blive delegeret til de mest egnede kandidater, snarere end de mest hensigtsmæssige. I bund og grund giver det dig mulighed for at spille på dit holds styrker og svagheder, hvilket gavner virksomheden enormt.

Undlade at tage pauser

Husk, når det kommer til registrering af tid og kørsel, er ideen ikke at overvåge hvert eneste minut hver eneste dag, når du er på arbejde. Ideen er at få et overblik over hvordan det går med projekter og deadlines, og hvordan virksomheden og medarbejderne fungerer som helhed. Tro ikke at du skal arbejde hurtigere end normalt for at få en “god rapport”, gør bare hvad der forventes af dig og hvad der realistisk bliver bedt af dig, og vis dine medarbejdere den samme høflighed. Vi har alle lov til en pause nu og da, når vi arbejder, faktisk er pauser godt for dig. Hvad angår det bedste program til kørselsregnskab, gælder det samme princip. Vær ikke bange for at stoppe for en kaffe og en bid at spise på vej til at møde en kunde, da vi alle har ret til en pause fra rejseriet, især på lange ture.

Registrer kørsel på de rigtige projekter og organisationer

Alt i alt, når du leder efter det bedste program til kørselsregnskab, skal du finde et der integrerer med dit tidsrapporteringssystem, så du kan rapportere kilometer på det rigtige projekt og organisation, og find et der integreres med din Outlook kalender. Dette vil gøre alt så meget lettere for alle.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: