Brug af Outlook til tidsregistrering

I dag har mange medarbejdere selv ansvaret for at styre deres egen tid, i det mindste til en vis grad. Denne nye måde at styre tiden på kræver generelt set godkendelse fra en supervisor for at sikre at det korrekte antal timer bliver brugt på konkrete projekter og aktiviteter. For mange virksomheder kan det betyde at skulle vente indtil slutningen af ugen eller en specifik periode, for at se hvad hver person har lavet. Dette er absolut ikke den mest effektive forretningspraksis, og det er en der er helt unødvendig, hvis medarbejdere bruger Outlook til tidsregistrering.

Et stadigt stigende antal personer bruger deres computer til at holde styr på deres arbejdstimer, samt feriedage, sygedage, og endda udgifter. Programmet, der er mest almindeligt anvendt til at gøre dette er Microsoft Outlook, da kalender-funktionen i denne software gør det nemt for alle at holde styr på hvad der sker med deres arbejdsplaner. Ulempen ved alt dette er at du ikke får et overblik over hvordan tiden er blevet brugt, og virksomheden har ikke adgang til disse data før det er blevet indtastet i et andet system, hvilket basalt set betyder at medarbejderen gør det to gange, hvilket er et stort spild af tid.

Hvorfor virksomheder opfordrer til at gøre brug af Outlook til tidsregistrering

Virksomheder der ønsker at strømline deres processer og gøre tingene mere effektivt, henvender sig nu rutinemæssigt til tidsregistreringssoftware for at holde trit med hvad alle deres medarbejdere laver. Dem der forstår vigtigheden af dette er godt klar over at software, der benytter integration med Microsoft Outlook, er vejen frem. Når der anvendes software, der har denne funktion, fjerner det straks behovet for at medarbejderen indtaster oplysningerne to gange.

Hvorfor er det så vigtigt? Det indlysende svar er at det frigør mere tid for medarbejderne til at arbejde på de projekter de er blevet tildelt, men der er meget mere i det end bare det. Denne type software vil ofte også komme med supervisor-godkendelse, hvilket betyder at den ansvarlige for et projekt ikke kun kan godkende alle indsendte timer, han eller hun kan også planlægge og begynde at planlægge sine ressourcer bedre, så hvert enkelt projekt der arbejdes på får den opmærksomhed det fortjener.

En af de større fordele ved at have adgang til denne form for data, er at det kan bruges til at holde kunderne ajour med hvad der sker med deres konkrete projekt. Det er nemt at udarbejde en rapport, der klart viser antallet af timer der bliver brugt på hvert projekt, hvilket igen hjælper virksomheden til at give et mere præcist tidspunkt for færdiggørelse. Dette hjælper også med produktiviteten, da tiden ikke behøver at være spildt på at sammensætte statusopdateringer til kunder. Hvis du kan levere detaljerede rapporter på regelmæssig basis, vil de have tillid til dig og give dig mulighed for at komme videre med opgaven. De er også mere tilbøjelige til at vende tilbage efter at have modtaget en opgave leveret til tiden og inden for budgettet.