TSR har oversteget alle mine forventninger! Jeg ville anbefale TSR til alle!
- Læs mere...

Brug Outlook til at registrere tid med – Den LETTE måde

Brug Outlook til at registrere tid med - Den LETTE måde
Brug Outlook til at registrere tid med – Den LETTE måde

Du ved allerede at tidsregistrering er vigtigt for din organisation eller virksomhed. Dette angår både dens aktuelle drift, men også langsigtede succes og velbefindende.

At vide hvordan tiden er brugt, er også ekstremt vigtigt hvis du vil administrere din organisations økonomi, herunder lønning og fakturering, på den bedst mulige måde. Selv hvis du ikke bruger det til at beregne løn eller kundefakturering, skal du stadig vide hvordan din tid er brugt, for at være i stand til at styre dine projekter og blot din virksomhed samlet set på de bedst mulige måder.

Du skal vide hvordan tiden bruges, og om den bruges på den bedst mulige måde, for alles skyld.

Nogle af de ting, vi vil dække i denne artikel, er

  • Hvorfor tidsregistrering kan være bøvlet
  • Hvordan du kommer rundt om bøvlet
  • Hvordan du kan bruge Outlook til at registrere tid med
  • Hvordan du ser hvordan tiden er brugt
  • Hvordan du får opbakning fra dine medarbejdere

I mange organisationer, når du nævner ordet ’timesedler’, får du ikke altid smil og high-fives. Det behøver dog ikke at være sådan. Du kan faktisk få medarbejdere til at synes om at rapportere deres tid.

Læs videre…

Hvorfor timeregistrering kan være bøvlet

I mange organisationer, når du nævner ordet ’timesedler’, får du ikke altid smil og high-fives. Det behøver dog ikke være sådan. Årsagen er ofte at det ikke er den mest ideelle løsning der er implementeret.

I mange af disse tilfælde skal brugerne lære og blive trænet i et nyt system. De bliver nødt til at gå ind i forskellige programmer på deres computer, og oven i dette bliver de også nødt til at huske hvad de gjorde og hvornår de gjorde det.

Dette resulterer ofte i at tidsrapporteringen bliver unøjagtig, da den er baseret på gætterier. Dette er, hvis det bliver gjort overhovedet, da medarbejdere i mange tilfælde vil forsøge at undgå at lave deres timesedler, simpelthen fordi det er så utroligt bøvlet.

Så bliver supervisors nødt til at minde medarbejderne om at indsende deres timesedler, hvilket skaber yderligere frustrationer.

Alt i alt ikke en ideel situation.

Sådan kommer du rundt om bøvlet

Så hvordan kommer du rundt om dette bøvl?

Hvad du skal gøre er at finde en løsning der bygger på noget som dine brugere er bekendte med, og gør det let for dem.

Hvis din organisation ligner de fleste andre succesrige organisationer, bruger du Microsoft Outlook, inklusiv Outlook-kalenderen, så du er nødt til at finde en løsning der giver dig mulighed for at bruge Outlook til at registrere tid.

På denne måde behøver medarbejdere ikke at gå ind i forskellige systemer. I stedet er det velkendt for dem, da de allerede kender Outlook.

Det forhindrer også dobbeltarbejde, da de fleste oplysninger allerede findes i kalenderen, så du kan bruge dette som grundlag for din timerapportering sammen med en tredjepartsløsning.

Sådan bruges Outlook til at registrere tid med

Nu hvor vi har slået fast at brug af Microsoft Outlook som grundlag for din timeregistrering er den bedste tilgang, så lad os se nærmere på hvordan du rent faktisk gør dette.

Først og fremmest skal du finde en løsning som TimeSheet Reporter (TSR). Denne gør det muligt at udnytte din Outlook-kalender til tidsregistrering. Du besøger bare hjemmesiden og tilmelder dig og installerer derefter tilføjelsen.

Når du nu opretter aftaler i din Outlook-kalender, kan du nu også vælge en passende organisation, projekt og aktivitet til din timeregistrering. Dette vises nu på rapporter osv. Når du er færdig med aftalen, kan du eventuelt indsende den til godkendelse, og en supervisor kan derefter godkende den.

Det er det. Det bliver ikke meget lettere end dette.

Se hvordan du har brugt din tid

At have rapporteret dine timer er alt sammen rigtig fint. Du ønsker dog også at få et overblik over disse indsamlede data og se hvordan tiden er brugt.

Med det rigtige værktøj har du også stærke rapporteringsfunktioner, så du nemt kan generere en rapport der viser hvordan tiden er brugt, både for individuelle brugere og også for organisationen som helhed.

Desuden skal du også være i stand til at se hvordan tiden er brugt på individuelle organisationer, projekter og aktiviteter, både individuelt og også samlet.

Du skal være i stand til at dykke ned i data afhængigt af dine behov og også til at dele dette med andre systemer eller personer let, for eksempel via Excel-ark eller CSV-filer.

Få opbakning fra dine medarbejdere

Er det virkeligt muligt at få dine medarbejdere til at registrere deres tid frivilligt og endda være glade for det. Det er det bestemt.

For at gøre dette er det vigtigt, at du viser fordelene ved timeregistrering via Outlook og også systemet som helhed. Vis dem hvordan det gavner dem individuelt såvel som organisationen generelt.

Du kan give dine brugere adgang til rapporteringsværktøjet, så de kan se hvordan deres egen tid er brugt. Hvad angår dette punkt, kan du indstille det så de kan se hvad alle har lavet, eller kun hvordan deres egen tid er brugt, afhængigt af dine præferencer og type medarbejder.

I alle tilfælde er det faktisk et rigtig godt redskab for de fleste medarbejdere at kunne se hvordan tiden er brugt.

Derudover gør det også timeregistrering så meget lettere for dem, da de ikke behøver at gå ind i forskellige programmer, og de ikke behøver at huske hvornår de gjorde hvad. De kan blot bruge Outlook til at rapportere deres timer, hvilket gør det virkeligt let for dem.

Desuden er det vigtigt at du kommunikerer med dem at dette ikke er for at udspionere dem, men for at hjælpe dem individuelt såvel som organisationen som helhed.

Alt i alt

  • Brug Outlook til at registrere tid med
  • Gå til TimeSheet Reporters hjemmeside, og tilmeld dig gratis for at få en konto
  • Installer tilføjelsen
  • Brug rapporterne til at se, hvordan tiden er brugt
  • Nyd alle fordelene 🙂
 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …

Få næsten passiv tidsregistrering i Outlook – Den LETTE måde
Få næsten passiv tidsregistrering i Outlook – Den LETTE måde Traditionelle tilgange til tidsregistrering kan være bøvlet for …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified