Cost-benefit analysen for licensen er således meget positiv i min favør
- Læs mere...

En projektledelse-PDF om tips til tidsregistrering

En projektledelse-PDF om tips til tidsregistrering

En projektledelse-PDF om tips til tidsregistrering

I erhvervslivet er tid penge, men hvordan klarer du at måle det samlede overskud for hvert specifikt projekt, som dit firma arbejder på? Hver opgave og projekt der klares af din virksomhed vil tage tid, men præcis hvor lang tid vil det tage? Laver du overskud, har break-even eller taber penge? Møder dine projekter deadline-estimater eller klarer du det ikke? Alle disse spørgsmål skal behandles omhyggeligt for at kunne få din virksomhed til at vokse og fortsætte med at markere sig i den stærkt konkurrenceprægede forretningsverden. Derfor skal vi i dag se på registrering af tid og hvorfor du måske vil oprette en projektstyring-PDF til interne retningslinjer. For at sikre at deadlines er opfyldt, og at projekterne forbliver på rette spor, viser software med tidsregistreringsfunktioner sig meget populære på det seneste og med god grund. Men hvordan håndterer man at både registrere deres egen tid og i særdeleshed deres medarbejderes tid? Her er en række dokumenterede tips til timeregistrering, som du måske også vil henvise til, hvis du laver en projektledelse-PDF som interne retningslinjer for dine medarbejdere.

Fremhæv hvor vigtigt tidsregistreringen er i din projektledelse-PDF

Når du til at starte med begynder at bruge tidsrapporteringssoftware for første gang, kan du blive mødt med en vis modstand fra nogle medarbejdere. Dette kan forventes, og det kan let løses. Disse medarbejdere kan se timeregistrering som en måde at overvåge dem på, for at sikre at de ikke driver den af eller snyder systemet. Det er imidlertid op til dig at forklare at det ikke er hvad det handler om. Med timerapportering er ideen at hjælpe med at lette byrden og løfte belastningen fra overvældede medarbejdere. Software med en tidsregistreringsfunktion gør det muligt at se hvor langt et projekt er skredet frem, og du kan derefter bruge denne information til at dechifrere om der er brug for hjælp eller ej. Forklar dine medarbejdere at det er der for at hjælpe dig med at analysere fordelingen og ressourceudnyttelsen. På almindelig dansk forklar at der er grundlæggende for at hjælpe dig med at tildele medarbejdere hjælp, når det er nødvendigt, hvis de arbejder solo på et projekt der ideelt set kræver to personer. Softwaren er der for at hjælpe dem, ikke hindre.

Giv et budgetteret antal timer

Det næste tip du vil måske medtage i din projektledelse-PDF er at fastsætte en bestemt mængde budgetterede timer tih hvert projekt. Ved at se på tidligere data og tidligere erfaring med lignende projekter kan du opnå en bedre forståelse af omtrent hvor længe hver enkelt opgave sandsynligvis vil tage, og du kan derefter budgettere i overensstemmelse hermed. Hvis du f.eks. har et projekt med en 4 ugers deadline, som baseret på tidligere erfaring og data, kræver omkring 20 timer, kan du derefter budgettere for de 20 timer i overensstemmelse hermed. Hvordan du gør det, vil afhænge af hvor stor din arbejdsstyrke er og hvor mange andre projekter du tilfældigvis arbejder på. Ved at bruge softwaren og sammenligne tidligere data, får du en grov ide om hvor længe projektet skal tage, og du kan budgettere i overensstemmelse hermed. For eksempel kan du måske budgettere for en medarbejder at tilbringe 6 timer om ugen på projektet, så når uge 4 kommer, skulle betyde at de er forud for planlægning med tid til overs. Dette hjælper ikke kun med projektstyring og planlægning, men det er også nyttigt når du udarbejder planer til arbejdspladsen, da du stort set ved hvor mange timer der skal tildeles hver medarbejder.

Sørg for at følge op på fremskridt

Dette gælder for dig og selvfølgelig din arbejdsstyrke. Når du bruger timerapporteringssoftware, er det vigtigt at du udnytter de indbyggede rapporteringsværktøjer. I selve softwaren kan du se hvor mange timer der er blevet rapporteret for hvert enkelt projekt, den samlede udvikling for aktiviteterne, og hvor meget tid der er brugt på det. Ved at udnytte disse rapporter, er alt hvad du skal gøre for at se hvor langt væk fra færdiggørelsen et projekt er, at klikke på det og hurtigt se på dataene der er lige foran dig. Dette giver dig ikke bare ro, men det giver dig også mulighed for at holde dine kunder orienterede, da du kan give dem en nøjagtig ide om at deres projekt bevæger sig fremad, fremfor blot at skulle gætte.

Klart og præcis tildele personer og opgaver

Når det kommer til registrering af timer, er det næste tip der skal medtages i din projektstyring-PDF, som vi deler med dig i dag, baseret på klar og præcis tildeling af personer og opgaver. Inden medarbejderne tildeles løbende opgaver og projekter, er det altid bedst at hente tidligere data fra lignende opgaver og projekter, og at bruge dette til at tildele arbejdskraft i overensstemmelse hermed. Hvis du f.eks. har et projekt der ligner en virksomhed du tidligere har arbejdet med, kan du hente dataene og se hvem der tidligere har arbejdet med det, hvor lang tid det tog at afslutte, om deadlines blev opfyldt, og hvor meget det kostede. Hvis du kan se at en af dine medarbejdere har arbejdet på lignende projekter mange gange tidligere, og har altid afsluttet godt forud for tidsplanen og under budget, ville det smarte træk være at tildele den samme medarbejder til denne opgave. Hvis du imidlertid har haft lignende projekter, der er gået over fristen, fordi du kun har haft en enkelt medarbejder til at arbejde på dem, kan du bruge dataene til at tildele to medarbejdere denne gang for at lette byrden og sikre at fristerne bliver mødt denne gang. Opgaver skal fordeles ud fra evnerne hos den pågældende medarbejder/medarbejdere for at sikre, at de er færdige til tiden og på eller under budgettet.

Analyser de data der er indsamlet

Når tiden er registreret for et projekt, skal du ikke bare læne dig tilbage og ignorere dataene fordi projektet nu er færdigt. Hvad du i stedet skal gøre er at hente dataene og analysere dem i detaljer. Disse data giver dig ikke kun et bedre overblik over din virksomhed, men giver dig også et overblik over medarbejdernes evner. Har du medarbejdere der konstant overholder deadlines i god tid, samtidig med at omkostningerne og forretningsudgifterne holdes nede? Hvis du gør det, vil softwaren vise dig dette i sort på hvidt, og du kan bruge dette til din fordel. Dette understreger at den pågældende medarbejder er et aktiv for din virksomhed, og at miste dem ville helt sikkert være et tilbageslag. Du kan derfor rose medarbejderen for en godt udført opgave og kan endda potentielt give dem et incitament til at fortsætte det de gør, måske i form af en forfremmelse og/eller lønforhøjelse. På den anden side, hvis der er medarbejdere der synes at kæmpe for at overholde frister, eller hvis der løber for store forretningsomkostninger der er for høje på, vil du måske bruge de indsamlede data til at tage dem til side og få en stille og rolig samtale med dem, og finde ud af hvad sker der. Ideen her er ikke at disciplinere, men snarere at hjælpe. Det kan være at medarbejderen simpelthen kræver yderligere træning, i hvilket tilfælde du så kan sende dem på et kursus eller give dem den uddannelse de har brug for til at arbejde mere effektivt.

Udnyt lister over aktiviteter

Tidsrapporteringssoftware leveres med mange funktioner der kan hjælpe din virksomhed med at køre mere effektivt. For eksempel integrerer det ikke blot problemfrit med Outlook, hvilket giver dig mulighed for at udnytte det med Outlook-kalenderen, men det bør også være muligt at tilføje lister over aktiviteter. Med et par klik kan medarbejdere uden problemer tilføje en liste over aktiviteter, hvilke tid derpå kan registreres imod. F.eks. kan medarbejdere tilføje ‘webudvikling’ som en af ​​de aktiviteter de ønsker at rapportere tid imod, og kan så blot angive hvor mange timer de har brugt på webudvikling eller eventuelle opgaver og projekter, som de tilfældigvis arbejder på, på det tidspunkt. For eksempel kunne de lave en Outlook-aftale med emnet for eksempel som ‘webudvikling til en ny kundes hjemmeside’ og tilføje tidsregistreringsoplysninger til den.

Så, der har vi det, blot et par tips, der har bevist at de kan hjælpe dig med at registrere tid på arbejdspladsen uden problemer. Vi håber at disse tips om hvad du måske vil henvise til i en projektstyring-PDF om timeregistrering, har vist sig nyttigt og informativ, og forhåbentlig har det nu overbevist dig om at tidsregistreringssoftware kan være den perfekte løsning til at hjælpe din virksomhed med at rykke op til næste niveau.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning
Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning I nutidens hurtigt-bevægende, digitale æra …

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified