Få det maksimale ud af din Microsoft Outlook tidsregistreringsløsning

Få det maksimale ud af din Microsoft Outlook tidsregistreringsløsning

Få det maksimale ud af din Microsoft Outlook tidsregistreringsløsning

Microsoft Outlook-kalenderen er måske et af de mest anvendte tidsstyringsprogrammer i dag. Hvad enten det er på kontoret eller derhjemme, er denne tilgængelige software alsidig og funktionel nok til at opfylde almindelige tidsstyringsbehov.

Med hensyn til forretningsmæssig brug, er tidsregistrering i Microsoft Outlook altid en rigtig god ide. Der er mange grunde til at dette er sandt, men vigtigste af dem er det praktiske og tilgængeligheden af Outlook-kalenderen. Outlook kalenderen er faktisk normalt et præinstalleret program på næsten alle moderne kontorcomputere sammen med andre væsentlige kontorprogrammer og deres tilsvarende operativsystemer. Sammen med en løsning som TimeSheet Reporter, kan dette være en virkelig stærk tidsrapporteringsløsning til din virksomhed.

Derudover vil det at bruge Outlook-kalenderen sammen med TSR til medarbejderens tidsregistrering heller ikke nødvendiggøre nogen eksklusive kurser eller træninger. Du behøver ikke at fjerne dine medarbejdere fra deres nuværende opgaver, og potentielt misbruge deres værdifulde tid, bare for at deltage i et heldagsseminar om det nye tidsregistreringssystem.

Da kalenderen er et almindeligt program, der anvendes af medarbejdere til at styre deres tidsplaner, ved de fleste af dine folk nok allerede hvordan man bruger det. Dette er en kæmpe fordel, fordi du og dine ledere ikke vil have vanskeligt ved at få dine medarbejdere til at overholde indsendelse af timeseddel-rapporter, fordi de ikke er tynget af det til at starte med. Implementering af et tidsregistreringssystem på tværs af virksomheden vil være en leg, ved at benytte Microsoft Outlook som dit basisprogram sammen med en løsning som TimeSheet Reporter.

Tidsregistrering i Microsoft Outlook alene er ikke nok

Med alle fordelene ved at bruge Microsoft Outlook, er tidsregistrering ved hjælp af Outlook-kalenderen alene dog ikke nok. Det kan være mere end nok til tidsstyring, men i forhold til tidsregistrering kan det være utilstrækkeligt til at opfylde alle virksomhedens krav. Løsningen på dette er at have add-on software, der kan supplere eller øge kapaciteten for kalenderen.

Det skal bemærkes, at mens Outlook er ganske enkel og brugbar i sig selv, kræver forskellige virksomheder forskellige tidsstyrings- og tidsrapporteringsfunktioner, og det kræver at der indsættes ekstra funktioner til den almindelige kalender. Heldigvis er der et tilgængeligt tidsregistreringsværktøj i dag, der kan integreres med Microsoft Outlook for at maksimere dens fordele for din virksomhed. Og ja, du gættede det – det er TimeSheet Reporter.

Få mest ud af din Microsoft Outlook tidsregistreringsløsning

Et supplerende tidsregistreringsværktøj er nødvendig for at få fuldt udbytte af organisationens Microsoft Outlook tidsregistrering. Denne tilføjelsessoftware forbedrer funktionerne den almindelige Outlook-kalender til at rumme de forskellige krav i din virksomhed, og gør det muligt at registrere tid ved hjælp af dine kalenderaftaler.

Denne supplerende tidsregistreringssoftware gør det også muligt for dine medarbejdere at spore deres tid og skabe deres egne timeseddel-rapporter uden at bruge et andet program udover Outlook. Brug af flere softwareprodukter for at nå et enkelt resultat, såsom at generere en timeseddel-rapport, kan være meget tilbøjelig til at en masse fejl. Kopiering og indsættelse af data fra et program til et andet er særdeles sårbart over for menneskelige fejl, især når det gøres i stor stil.

Forbedret tidsregistrering i Microsoft Outlook vil tillade dine medarbejdere kun at tilgå et enkelt program for at indtaste timeseddel-data og også oprette deres rapporter. Med den forbedrede Outlook, kan tidsregistreringsrapporter produceres automatisk, så længe timeseddel-data holdes ajour. Selv for medarbejdere på farten, vil softwarens understøttelse af mobiladgang samt evnen til at rapportere tid via Outlook også når du er offline, hjælpe dem med at holde deres timesedler opdateret.

Denne strømlinede tilgang til tidsregistrering øger integriteten for oplysninger offentliggjort i timeseddel-rapporter, hvilket vil resultere i en bedre fortolkning fra virksomheden afdelingsledere som vil modtage dem.

Præcis timeregistreringsdata er også vigtigt når det kommer til kundefakturering. Når kundefaktureringer er forkerte, påvirkes virksomheden og dens medarbejdere samt kunderne selv negativt. For virksomheden betyder en forkert fakturering at den kan være ved at miste essentielle indtægter. Det vil også gå ud over medarbejderne, især dem der bliver betalt per time eller for tid på en bestemt opgave, fordi de ikke vil blive kompenseret korrekt. Endeligt, for kunderne kan unøjagtige faktureringer potentielt fratage dem af stor værdi for deres penge.

At vedligeholde præcise fakturaer i forhold til kunder er nødvendigt for god kundeservice og for etablering af gode relationer med dem. Hvis virksomheden sender forkerte fakturaer igen og igen, eller har ukorrekte faktureringsoplysninger, vil kunderne muligvis kigge efter et andet produkt eller tjenesteudbyder, og vil ikke komme tilbage for at handle med din virksomhed igen.

Udover at tillade hver af dine medarbejdere nemt at oprette deres individuelle rapporter, kan denne forbedrede version af Outlook-kalenderen også være knyttet til vigtige virksomhedssystemer som regnskab, ERP, og CRM, for at producere mere vidtrækkende økonomiske og/eller årlige rapporter og forbedre kundeservicedriften.

En anden vigtig fordel ved at bruge add-on software, såsom TimeSheet Reporter, med kalenderen er at alle dannede rapporter er ens eller harmoniserede, da de hver især kommer fra en enkelt kilde. Når rapporter har samme skabelon og indeholder ens data, vil afdelingsledere kunne læse dem uden for meget besvær, og de kan også lave deres egne rapporter meget lettere. Udover det, ved at forstå rapporterne korrekt, kan ledere og supervisors træffe en beslutning med det samme og gennemføre den, hvis der er uoverensstemmelser i resultaterne. Disse hurtige beslutningsmuligheder gør virksomheden i stand til at forbedre sine forretningsprocesser meget hurtigere.

Alt dette viser, at effektiv tidsstyring faktisk er ekstremt vigtigt for enhver type virksomhed for at have en høj grad af medarbejderproduktivitet og -effektivitet. Det betyder, at det at få mest muligt ud af dit Microsoft Outlook tidsregistreringssystem kan give din virksomhed succes og gøre den mere profitabel på kort såvel som lang sigt.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning
Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning I nutidens hurtigt-bevægende, digitale æra …

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified