TSR hjælper mig med at spare værdifuld tid hver måned
- Læs mere...

Få fantastisk sommerferie-tidsregistrering med det rigtige system

Få fantastisk sommerferie-tidsregistrering med det rigtige system

Få fantastisk sommerferie-tidsregistrering med det rigtige system

Alle har brug for at hvile sig. Dette er grundlæggende for alle mennesker. I virkeligheden er det en nødvendighed for at en person kan overleve. Det samme princip gælder når det handler om at arbejde. Hvis du får nogen til at arbejde 365 dage om året, er der en stor risiko for at han enten vil gå ud af sit gode skind, brænde ud, eller at han ikke længere vil give sine 100 procent til de opgaver der pålægges ham.

Hver medarbejder har brug for fridage, ferie, lidt tid til at genopbygge sin krop og sind, og til at overveje og genopfriske sin sjæl. Medarbejdere har brug for sygefravær, barsels-og fædreorlov, og anden personlig fravær så som at deltage i vigtige familiebegivenheder. Alle disse er normale og nødvendige for at have en acceptabel livskvalitet.

Da medarbejderne er eksistensgrundlaget for en virksomhed, for at holde den kørende, anerkender og støtter en god leder dette, men han sikrer sig at disse fridage forvaltes korrekt, i alles bedste interesse. Han forstår at hvis en virksomhed effektivt kunne give dette til sine medarbejdere, vil virksomheden opleve en masse fordele i forhold til medarbejder- og operationel effektivitet, som i sidste ende øger virksomhedernes overskud.

Udfordringen med registrering af sommerferietid

Problemet er at ferieregistrering kan være ekstremt overvældende. HR-medarbejdere kender dette meget godt. Forestil dig at udfore sommerferie-tidsregistrering individuelt for hver af de ansatte i en virksomhed ved hjælp af et Excel-ark. Hvis det ikke er en skræmmende opgave, så ved jeg ikke hvad er. For store selskaber, beskæftiger de sig med et endnu større antal medarbejdere, ofte tusindvis, og de er nødt til at oprette særlige hold, blot til at udføre den ene opgave med ferietidsregistrering.

Ikke alene er dette en uforsigtig brug af virksomhedens ressourcer, men det er tilmed en meget uklog udnyttelse af medarbejdernes talent, eftersom de kunne have brugt deres tid bedre på at udføre andre mere vigtige funktioner.

Tilføj til dette det faktum at medarbejderne tager deres ferier på forskellige tidspunkter i løbet af året, hvilket gør det endnu sværere at overvåge hver enkelt konsistent.

At skaffe ferieregistrering-software er en fornuftig løsning. De fleste af de ferieregistreringsprogrammer der dog er til rådighed i dag er komplekse og svære at bruge. Du har stadig brug for at træne en bruger til det for at det kan blive udnyttet effektivt. De er derudover ofte uforenelige med eksisterende virksomhedssystemer, hvilket gør at brugeren skal skifte fra ét vindue til et andet bare for at være i stand til at udføre sit arbejde. Selv om det øger sommerferie-tidsregistrering væsentligt i forhold til manuel registrering, er der stadig brug for en masse forbedringer for at være mere effektiv.

Men hvad nu hvis du bruger et velkendt og brugervenligt program til at have overblik over medarbejdernes ferier, så som Microsoft Outlook kalenderen? Er det muligt? Svaret er ja – med det rigtige værktøj, som TimeSheet Reporter.

Hvordan du får fantastisk ferieregistrering

Microsoft Outlook-kalenderen er en personlig tids- og opgavestyringsværktøj som anvendes bredt af de fleste ansatte i forskellige virksomheder. At bygge på dette allerede velkendte værktøj, for at skabe det mest brugbare ferieregistreringssystem til din virksomhed, er den bedste løsning.

Denne mulighed kan gennemføres let, fordi de fleste medarbejdere i din virksomhed allerede har Outlook-kalenderen installeret på deres computere. Ved hjælp af TimeSheet Reporter, vil de blot tilføje deres egen fravær med det de allerede gør. Processen er så let at det vil føles problemfrit. Dens brugervenlighed vil heller ikke skræmme selv dine mest gammeldags medarbejdere.

Dette vil ikke være en byrde, men er faktisk en fordel, da dine medarbejdere vil være i stand til at overvåge deres egen ferietid og sygefravær og bruge den bedre i de situationer der er vigtigst for dem.

Nogle af de bedste funktioner, når du bruger Outlook med et tidsregistreringssystem, ville være:

  1. Muligheden for at specificere organisation, projektets navn, aktivitet og tidsforbrug i aftale-vinduet i kalenderen. Ved at benytte Outlooks aftaler, kan du indsætte projektnavnet “Fravær”, og derefter angive endnu mere hvilken slags fravær ved at udfylde aktivitetsfeltet, for eksempel ’Ferie.’ At have dette som et værktøj til sommerferie-tidsregistrering, for eksempel, er en præcis måde at måle hvor meget fravær den enkelte medarbejder har haft.
  2. Muligheden for at gøre dette selv når du er offline eller mobil. Dette er en meget nyttig funktion, især for dem der rejser meget eller arbejder i felten. De fleste ledere er på farten, især de virksomheder, der opererer globalt, og evnen til at indsende feriefravær blot via en mobiltelefon eller mobil enhed er meget bekvem. At indsende fravær skal også være effektivt, selv uden en internetforbindelse og bare få det supplerende program til automatisk at synkronisere data, når han er online. Og dette kan oven i købet gøres via Outlook-kalenderen.
  3. Mulighed for nemt at indsende til rapportering. Alle ferie- og fraværsdata oversættes nemt til en rapport som en person kan indsende til sin supervisor eller leder til godkendelse. Man kan sende denne til sin supervisor til godkendelse, således at al feriefravær er dokumenteret. Vejlederen godkender blot tidsregistreringerne, med nogle bemærkninger om det hvis det er nødvendigt, og indsenderen vil straks vide, om hans tidsregistrering er godkendt eller ej.
  4. Muligheden for at implementere programmet for enhver form for medarbejder. Alle i virksomheden kan bruge dette, fra ledere, afdelingsledere, supervisors, til det almindelige personale. Dette er muligt løsningen er nemt tilgængelig og praktisk.

Som et meget effektivt tidsrapporteringsværktøj, kan dette system bruges til ikke kun sommerferie-tidsregistrering, men også som et tidsregistreringssystem, der effektivt måler hvordan den enkelte medarbejder bruger sin tid på projekter og andre relaterede opgaver.

Så det at bruge et værktøj som TimeSheet Reporter vil helt sikkert skabe en win-win-situation, når det kommer til rapportering af ferietid, samt almindelig arbejdstid.

For at lære mere om TimeSheet Reporter, kig rundt på vores hjemmeside og få prøveversionen.

Vi ser frem til at høre fra dig.

Nyd din ferie.

 

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning
Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning I nutidens hurtigt-bevægende, digitale æra …

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified