Få en tidsregistreringslog i Outlook til din projekt-tidsregistrering
Hvis din virksomhed har kæmpet for at overholde deadlines på projekter, vedligeholde estimerede budgetter og nå mål generelt, er det afgørende for dig at begynde at tage ejerskab over din tid. Når du har gjort det, vil du være i stand til at optimere og forbedre din arbejdsgang på ingen tid.
Projekt-tidsregistrering er en vigtig funktion, for at holde styr på din tid, give dig indsigt i realtid i arbejdsgange i din organisation, og hjælpe med at styre både aktuelle projekter og planlægge fremtidige mere effektivt og korrekt.
Hvorfor skal du vedligeholde projekt-tidsregistrering?
Projekt-tidsregistrering fortæller dig hvem der bruger hvor lang tid på hvilket projekt eller kunde, og hvornår, samt deres fremskridt. Tilgængeligheden af alle disse data er afgørende for at opgradere arbejdsgangen, hvilket i sidste ende bidrager til organisatorisk succes og forbedrede indtægter på flere måder, herunder følgende.
Registrerer fremskridt i projekter
Da du nu ved hvor lang tid der bruges på hvert projekt, kan den dedikerede tid sammenlignes med det producerede output – en vigtig indikator for omkostningseffektivitet i en afdeling eller i hele organisationen. Disse data kan være afgørende for at afgøre hvilke projekter der kræver mest tid, og derved skal prioriteres, hvilke der tager længere tid end nødvendigt, og hvilke der skal optimeres eller gives en hjælpende hånd. Problemer kan identificeres, før det er for sent.
Registrering af medarbejderadfærd og viden om hvor produktivt dit team har været, er afgørende for at yde den bedst mulige service til dine kunder i fremtiden, og derved forbedre det overskud dit firma vil indbringe.
Revurderer effektiviteten
En tidsregistreringslog kan hjælpe dig med at bestemme hvor inddragede dine medarbejdere er og hver enkelt medarbejders styrker og svagheder, og dermed hjælpe dig med at træffe bedre ledelsesmæssige beslutninger og opgavefordeling, for at maksimere effektiviteten. Når du ved hvem der er bedre til hvilken opgave, vil tildeling af denne til dem igen i fremtiden fremskynde rettidig levering og øge rentabiliteten.
Andre vigtige medarbejderoplysninger fra projektets timesedler inkluderer hvem der i øjeblikket er fri til at blive tildelt et andet projekt, hvilket team logger færre timer og har kapacitet til at blive tildelt yderligere arbejde, hvem der arbejder for meget, hvem dine mest effektive medarbejdere er, og hvilke medarbejdere der har brug for en hjælpende hånd. Tidsregistreringslogs for timesedler kan spille en afgørende rolle i at generere den rigtige form for data og rapporter, hvilket hjælper dig med medarbejdernes præstationsvurderinger og gennemgange.
Nogle tidsregistreringsløsninger kan også fungere som enkle flekstidsløsninger ved at sætte et mål på det antal timer der skal være registreret af forskellige medarbejdere, afhængigt af deres rolle. For eksempel bør en deltidsansat måske blot logge op til 20 timer om ugen og ikke mere.
Forbedrer medarbejdernes tilfredshed
Nu hvor det er muligt at vide hvor meget tid hver medarbejder bruger på hver opgave, er det muligt at sikre en ligelig fordeling af arbejdsmængden med en tidsregistreringslog. Ikke at blive overanstrengt og have øget ejerskab over deres egen tid, oversættes til forbedret medarbejdermoral og tilfredshed.
Medarbejdere har nu øget adgang til deres personlige tidsrapporter og hjælper dem med at identificere hvor de kæmper, hvor de er overbelastede, hvor lang tid de har brugt på forskellige ting, og måle deres produktivitet – hvilket betyder at de er mere bevidste om deres arbejdsplan på forhånd.
At kende deres bedste arbejdstider og at vide at arbejdsgiverne kan se deres tidslog, gør det muligt for dem at forbedre, fokusere rigtigt og få arbejdet udført til tiden, hvilket betyder større produktivitet og medarbejdertilfredshed.
En tidsregistreringslog giver dig en konkurrencefordel
Når du først begynder at registrere hvordan din tid og penge bliver brugt og optimeret, vil den deraf følgende forbedring af din virksomheds produktivitet sætte sine spor.
Når du understøtter din kundes fakturering med et grundigt vedligeholdt projekttidsskema, ved de hvor deres penge er blevet brugt. Da dette ikke efterlader plads til konflikter, vil det betyde vedvarende kundeforhold og mere forretning, alene på grund af positiv omtale. Da forretningsprocesserne er strømlinet og personalet motiveret til at gøre det bedre i deres arbejde, vil kundeservicen kun blive bedre.
Skift til digitale projekt-timesedler
Selvom de fleste virksomhedsejere og ledere gerne vil registrere tid i deres organisation, i betragtning af de mange fordele der er anført ovenfor, er det først for relativt nylig, at de tog den digitale rute. Inden da blev papirposter brugt til at føre en tidsregistreringslog – en tidskrævende, dyr og ineffektiv praksis.
At føre papirregistreringer indebærer mange timers manuelt arbejde, fyldt med beregnings- og andre sådanne fejl, hvis kontrol ville kræve endnu mere tid. Endnu værre, hvis medarbejderne arbejder hjemmefra eller eksternt, er hele denne praksis unødigt dyr, både hvad angår tid og penge, hvorfor der er sket et skift i retning af digitale projekt-timesedler.
Da timesedlerne registreres og vedligeholdes dagligt ved hjælp af software, maksimeres nøjagtigheden af tidsregistrering, da medarbejderne ikke længere behøver at huske hvor meget tid de brugte på noget en uge eller to tilbage. Udover forbedret bekvemmelighed og hastighed, forhindrer det også mange fejl, da manuelt papirarbejde ofte er fyldt med forkerte data.
Brug af timeregistreringssoftware med Outlook-integration
De fleste virksomheder, uanset om de er små virksomheder eller store virksomheder, bruger allerede Microsoft Outlook til at styre møder, oprette aftaler, sende emails og vedligeholde kalendere samt til at huse en betydelig mængde afgørende information om kunder. Alle medarbejdere bruger det regelmæssigt og er velbevandrede i Outlook-funktioner.
Projekt-tidsregistrering i form af et enkelt Outlook-plugin, kan gøre livet lettere ved at bygge videre på denne eksisterende infrastruktur, som alle kender. Outlook-aftaler indeholder allerede de data der er nødvendige for en tidsregistreringslog. Alt du skal gøre er at genbruge det ved at tilføje organisationer, projekter og aktiviteter, når du opretter en aftale, og når du gemmer den, logges tidsregistreringen automatisk ind på projektets tidsregistrering.
Timeregistreringerne kan gennemgås af ledere og arbejdsgivere og minimerer dermed risikoen for at unøjagtige data registreres. Fuldstændig pålidelighed af data er afgørende for organisatorisk succes, da disse data kan bruges af ledelse og afdelinger, som regnskab og HR, til opgaver som personaleledelse, kundefakturering og løn. Derfor hjælper brug af en Outlook-understøttet tidsregistreringsløsning med at undgå problemer som f.eks. overfakturering eller underfakturering, potentielle fejl i rapportering af aktiviteter eller tidsregistreringer.
Da alle i forvejen allerede er vant til Outlook og dets kalenderfunktion, er der ikke behov for yderligere uddannelse, når du foretager overgangen til en Outlook-tidsregistreringsløsning. Dette sparer ikke kun tid og penge, men det fraholder heller ikke medarbejderne i at tilpasse sig en stor ændring i hvordan tingene fungerer på kontoret.
Brug af Outlook til tidsregistreringsformål ændrer ikke måden det fungerer på til andre formål. Alt det gør er at forenkle processen med at oprette en tidsregistreringslog, hvorfor det er vigtigt at du anskaffer en timeseddel-løsning med Outlook-integration så hurtigt som muligt.
Funktioner du skal holde øje med
Med hensyn til vigtigheden af at føre en tidsregistreringslog, er der mange løsninger derude der kan hjælpe dig med at registrere din tid effektivt. Når du leder efter en passende timeregistreringsløsning, er det afgørende at du husker på nogle funktioner, der forbedrer effektiviteten af softwaren og den projekt-tidsregistrering den skaber.
Udbredt tilgængelighed og kompatibilitet
Hvis du driver en virksomhed, der har medarbejdere over hele verden, vil du gerne have, at din timeregistreringssoftware er tilgængelig på flere sprog. Derudover, da forskellige medarbejdere bruger forskellige slags enheder, anbefales det at løsningen er kompatibel med forskellige slags operativsystemer. Det er et yderligere plus, hvis løsningen også kan køre problemfrit på en smartphone.
Udover at være kompatibel med enheder, vil du også have at din software gnidningsfrit integreres i det digitale økosystem. Det betyder, at projekt-tidsregistreringen let skal kunne eksporteres til anden tredjepartssoftware, f.eks. Excel-, ERP-, CRM- og regnskabsprogrammer, så de samme data kan bruges til andre formål, uden at spilde tid med at kopiere al data igen.
Brugervenlighed og enkelhed
Da nogen medarbejdere ikke er alt for begejstrede for at tilpasse sig nye ændringer, kan en gnidningsfri overgang opnås ved at vælge en løsning der har en brugervenlig grænseflade. At gøre brug af Outlook-integreret software er allerede et skridt i den rigtige retning.
Generering af letlæselige rapporter
Uanset hvilken løsning du ender med at bruge, skal den være i stand til at give arbejdsgiverne omfattende data til analyse, før de opretter planer for fremtidige tidslinjer, opgaver og rekrutteringsbehov. Disse data kan præsenteres for ledelsen i forskellige nyttige former, såsom grafer og tabeller, forskellige variabler som f.eks. at foretage en præstationsanalyse af en bestemt medarbejder eller sammenligne den tid der er afsat af to forskellige medarbejdere, der arbejder på to forskellige projekter.
Alle disse data giver værdifuld indsigt til arbejdsgiverne om produktiviteten i deres arbejdsområde, hvilket hjælper dem med at træffe bedre ledelsesmæssige beslutninger.
Levering af påmindelser til medarbejdere
Udover at være et lagerhus med data, bør din timeregistreringssoftware også have mulighed for at udsende rettidige påmindelser om tidsregistreringer baseret på en forudbestemt tidsplan. Det får ikke kun arbejdet gjort, men det påvirker heller ikke dine relationer til dine medarbejdere, da du ikke længere behøver at afbryde dem under deres arbejde for at minde dem om at lave deres tidsregistrering. Din timeregistreringsløsning bør hjælpe dig med det.
Hvad du skal huske
At få en løsning til tidsrapportering er noget du straks bør implementere, for at sikre din virksomheds succes. Der er mange fordele ved at gøre det, og at få en, der er kompatibel med Outlook, har et ekstra sæt fordele. Når du har styr på hvor din tid bruges, kan du optimere den og gøre din virksomhed mere konkurrencedygtig end nogensinde før.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
