Forbedring af din projektrapport – Sådan undgår du for sen indsendelse af tidsregistreringer
Forbedring af din projektrapport – Sådan undgår du for sen indsendelse af tidsregistreringer
Har du fået ansvaret for at køre og styre et projekt? I så fald kan du støde på udfordringer (som kan overvindes). At køre et projekt kan nogle gange være ganske udfordrende. Du skal holde styr på dine medarbejdere og sørge for at de får deres arbejde færdigt til tiden. Plus, du skal sørge for at dine medarbejdere bliver betalt. Derfor er du nødt til at forbedre din projektrapport og sikre at for sen indsendelse af tidsregistreringer undgås for enhver pris. At vælge en løsning, der fungerer fejlfrit med Outlook, anbefales stærkt. Du finder ud af hvorfor det er tilfældet nedenfor.
Ikke flere gætterier
Når det kommer til stykket, skal du finde en løsning der integreres problemfrit. Nogle programmer er umådeligt vanskelige at forstå. Hvis dit personale ikke er i stand til at forstå programmet, er der en god chance for at for sen indsendelse af timesedler vil ske oftere og oftere. Derfor skal du vælge et produkt der fungerer sammen med Outlook. Dette vil gøre en stor forskel. Du behøver ikke at bekymre dig om at din arbejdsstyrke bliver trukket ned i tempo undervejs. Når alt kommer til alt kender de allerede Outlook som deres egen bukselomme.
Dette vil give dem mulighed for at indsende deres tid med maksimal lethed og bekvemmelighed. Plus, det vil i høj grad forbedre nøjagtigheden af din projektrapport i sidste ende.
Overblik over brugt tid med den rigtige projektrapport
Som nævnt ovenfor skal du vide hvor dine medarbejdere er til enhver tid. Når de er ude i felten, skal du vide hvad de arbejder på, og hvad de har lavet. Dette er endnu en grund til at du skal vælge den rigtige løsning. Din software skal give dig et komplet overblik over brugt tid. Brugere skal også kunne få de samme oplysninger. Ved at se på timeregistreringerne ved du at dine medarbejdere har arbejdet hårdt på det aktuelle projekt.
Samtidig vil dette give dine medarbejdere mulighed for at kontrollere deres indtastninger. Hvis de ser noget usædvanligt, kan de straks løse det. Det er klart at dette betydeligt vil reducere for sen indsendelse af timeregistreringer.
Besked om manglende registreringer – Ikke mere for sen indsendelse af timesedler
Ting vil gå galt fra tid til anden. Når alt kommer til alt kan det være at du kører et massivt projekt og muligvis flere medarbejdere. Dine medarbejdere vil blive optaget og der er en god chance for at de fejlagtigt undlader at indsende deres tidsregistreringer. Dette vil ikke være et problem med en Outlook-baseret tidsrapporteringssoftware. Softwaren skal give dig mulighed for at sende beskeder til medarbejdere for at minde dem om ikke-rapporterede timer. Softwaren gør det muligt for dig at konfigurere kalendere og definere antallet af timer der skal rapporteres for dagen og ugen.
Skulle noget blive udeladt, vil softwaren sørge for at medarbejderen er opmærksom på deres manglende registrering. Til gengæld garanterer dette at din projektrapport er afsluttet, og der ikke er udeladte tidsregistreringer.
Godkendelse af registreringer
Samtidig skal du vælge timerapporteringssoftware, der giver dig mulighed for at godkende tidsposter. Når brugeren har indsendt deres tid, skal du have mulighed for at godkende eller afvise dem med det samme. Det kan være muligt at gøre dette i samlet flok, men du kan også foretage godkendelser for hver enkelt registrering. Hvis medarbejderen har gjort noget forkert eller lavet en fejl, kan du afvise posten. Derefter vil dette sende dem en besked, så de kan foretage de nødvendige justeringer. Igen garanterer denne funktion at dine rapporter er helt korrekte, og at medarbejderne får de rigtige timer indsendt til tiden hver gang.
Manuel redigering og indtastning
Fra tid til anden kan dine medarbejdere fejlagtigt glemme at indsende deres tid. Dette vil ikke være et problem, så længe du har den rigtige software til din rådighed. Med en Outlook-baseret rapporteringssoftware kan du løse dette problem manuelt. Bare tal med dine medarbejdere og find ud af hvad der gik galt. Derefter kan du gå ind i systemet og ændre tallene manuelt. Du kan også lave fuldstændige poster på samme måde. Du kan endda give nogle brugere mulighed for at rapportere tid på vegne af andre.
Dette er en god mulighed, når nogen er syge, eller de har glemt at sende deres tid i slutningen af arbejdsdagen. Uanset hvad, er det afgørende at vælge software der giver dig mulighed for at indtaste og redigere data manuelt.
Smartphone-tilgængelighed
Det er altid bedst at vælge Outlook-tidsrapporteringssoftware, der gør det muligt for medarbejderne at indsende deres tid ved hjælp af en smartphone. Softwaren skal være kompatibel med alle vigtige telefoner, herunder iPhone, Windows og Android. Programmets web-grænseflade skal tilpasses fuldt ud til skærmbilleder af alle former og størrelser. Dette garanterer at personalet vil kunne indsende deres tidsposter hvor som helst fra i verden. Selvom de ikke har adgang til Outlook, kan de stadig få deres tid indsendt til tiden.
Ethvert sprog
Verden bliver mere og mere forskelligartet. Der er en god chance for at du har nogle spanske eller tysktalende personer på i din virksomhed. Hvis dette er tilfældet, skal du imødekomme disse personer. Det kan være at de ikke er i stand til at læse engelsk særlig godt eller i alle tilfælde foretrækker at arbejde på deres eget sprog. Den gode nyhed er, at den rigtige tidsregistreringssoftware kan hjælpe. Med den rigtige software kan du vælge hvilket sprog du ønsker. Du kan endda redigere sprogfilerne, så de bedre passer til virksomhedens og dens medarbejderes behov. Den rigtige software vil være velegnet til alle på dit hold.
Bestemmelse af tilladelser
Det er også vigtigt at sikre at du vælger et registreringsprogram, der gør det muligt at justere tilladelser baseret på rolle. Du vil have evnen til at oprette forskellige roller. Derefter vil du kunne tildele specifikke roller til hver bruger. For eksempel vil nogle medarbejdere kun have tilladelse til at indsende og se deres tidsposter. Nogle få specialmedarbejdere kan muligvis se og godkende eller afvise disse poster. Dette kan synes en lille fordel, men det vil vise sig at være meget gavnligt. Det sikrer at dine medarbejdere ikke forvirres med unødvendige indstillinger. Plus, du kan få hjælp fra andre til at godkende og afvise tidsposter.
Del rapporter med ledelsesteamet
Når du har hentet rapporterne for måneden, kan du dele dem med alle medlemmer af dit ledelsesteam. Med denne timeregistreringssoftware kan du dele data med andre systemer, som Excel, ERP og CRM, for at dele rapporter med andre folk i dit ledelsesteam samt medarbejdere. Idéen med softwaren er at øge produktiviteten ved at lade din virksomhed udføre tidsregistreringsopgaver hurtigere og nemmere.
Stop med at spilde værdifulde ressourcer og bliv organiseret
Mens økonomien måske ikke er i den bedste form, er det nu vigtigere end nogensinde for virksomhederne at være organiserede og effektive. Ikke alene kan dette muligvis gøre din virksomhed mere produktiv, men det kan også spare dig en bunke penge samtidigt. Dette er præcis hvor den rigtige tidsrapporteringssoftware kan komme til nytte. Du kunne have to eller tre medarbejdere, der udarbejder rapporter og registrerer tal hele dagen lang, når et godt timeregistreringsprogram automatisk kan gøre dette for dig. Dette ville frigøre de ansatte og give dig mulighed for at udnytte deres færdigheder på andre projekter eller opgaver.
Ikke kun dette, men god timerapporteringssoftware giver dig også mulighed for at være bedre organiseret, da du kan se præcis hvilke projekter dine medarbejdere arbejder på, og hvor længe de har arbejdet på disse projekter. I visse situationer kan du måske flytte rundt eller allokere ressourcer for at fremskynde vigtige projekter.
Adgang til og erhvervelse af standardrapporter
Som leder af virksomheden er det sikkert at antage, at der er en række rapporter der lander på dit skrivebord hver dag. Du bruger nok en femten til tyve minutter på at skimme gennem ubrugelige tal, indtil du finder det du rent faktisk søger. Med tidsregistreringssoftware, kan dette blive en ting fra fortiden. Ikke alene kan du tilpasse dine rapporter, så du kan trække de specifikke oplysninger du leder efter, men du kan også trække standardrapporter når som helst på dagen. Uanset om du vil se hvor lang tid projektet længere nede ad gangen tager, eller hvis du vil opdateres på alle de forskellige projekter, som dine teams arbejder på, kan du virkelig have mulighed for at gøre det med den rigtige tidsrapporteringssoftware.
Dette vil ikke kun gøre dit arbejde nemmere i det lange løb, men det vil hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger så som hvor du skal tildele dine mest værdifulde ressourcer. Ud over alt dette, med det bedste tidsregistreringsprogram, kan du bogstaveligt talt tilpasse dine rapporter for at gøre dem mere spændende og underholdende. I stedet for bare at se på en masse tal, kan du få adgang til farverige cirkeldiagrammer eller grafiske søjlegrafer.
Så alt i alt vil det ikke kun være med til at sikre at forsinket indsendelse af tidsregistreringer vil høre til fortiden, men det vil også forbedre din projektrapport samlet set.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
