Fordele ved team-tidsregistrering

Udfordringerne med traditionel team-tidsregistrering

Som leder ved du hvor vigtigt det er for din virksomhed at registrere timerne for din arbejdsstyrke. Dette er især tilfældet, hvis dette bruges til behandling af lønninger eller fakturering for fakturerbare timer.

Men i mange organisationer, på trods af at have en politik om at lave tidsregistrering, gøres det ikke eller er meget unøjagtigt.

Årsagen er ofte at brugerne ikke ser formålet med at registrere deres arbejdstimer eller finder det enormt besværligt. Årsagen er at medarbejdertimesedlen i disse tilfælde kommer i form af et system eller blot et regneark, hvor brugerne skal indtaste deres tid manuelt og huske hvad de gjorde, hvornår de gjorde det, og på hvilket projekt eller aktivitet.

Resultatet er at hvis du bruger et system hvor du skal indtaste tid manuelt, bliver det meget ofte en stor byrde for dine medarbejdere, og de bruger for meget tid på at gøre dette i stedet for at fokusere på opgaver, der giver mere direkte værdi for virksomheden.

På den måde får du medarbejdere der ikke er glade, og også tidsrapporter som er unøjagtige og dermed ikke rigtigt kan bruges til noget produktivt.

Så hvad skal du gøre?

Heldigvis er der en måde at omgå dette, så dine medarbejdere vil være glade for at rapportere deres timer og på en måde der vil være meget nemt og hurtigt for dem.

Løsningen

Så du er på udkig efter en løsning, som det vil være nemt for dine medarbejdere at bruge, og som også vil give dig de data du har brug for til at tage gode forretningsbeslutninger, hvilket vil forbedre succesen for din organisation.

Hvis din organisation er som de fleste andre professionelle organisationer, bruger du Microsoft Outlook-kalenderen til at administrere dine aftaler. Du bør derfor finde timeregistreringssoftware, der integreres problemfrit med denne, og bruger dine Outlook-kalenderaftaler som grundlag for din tidsrapportering, uanset om det er for fakturerbare timer, interne aktiviteter eller bare fravær. Dette gør det muligt for dig og dit team at registrere jeres timer effektivt og på en intuitiv måde, da du allerede er bekendt med grænsefladen fra Microsoft Outlook kalenderen.

Din løsning til team-tidsregistrering bør også omfatte muligheden for at få supervisors til at godkende indsendte timer og sende påmindelser, hvis nogen har glemt at rapportere alle deres nødvendige timer.

Det bør også give dig stærke rapporter og datadelingsmuligheder, så du f.eks. kan eksportere data til Excel- eller CSV-filer.

Dette vil alt sammen hjælpe med den synlighed, der kræves for at flytte din organisation i den rigtige retning for at blive endnu mere succesrig.

Hvordan din tidsregistrering vil gavne dit team

For at dit team virkeligt skal tage løsningen til sig, er det afgørende at de ser hvorfor de rapporterer tid og også hvordan det gavner dem personligt.

Du bør derfor medtage dine medarbejdere i processen så hurtigt som muligt og vise dem fordelene ved det.

Det er vigtigt at du virkeligt understreger at tidsregistreringen ikke er der for at kontrollere dine medarbejdere, men for at hjælpe dem med at lykkes.

Vis dine medarbejdere hvor nemt det er at rapportere tid baseret på deres Microsoft Outlook kalender-aftaler i forhold til mere traditionelle tilgange, der ville få dem manuelt til at indtaste deres tid i et separat system.

Vis dem også hvordan de nemt kan se hvordan de bruger deres tid via rapporteringsfunktionen. Denne funktion skal kunne sættes op på en måde, så du kan vælge om medarbejderne skal kunne se tiden for hele virksomheden eller bare deres egen tid.

I alle tilfælde kan det få en enorm indflydelse når du er i stand til at se lige på skærmen, præcis hvordan tiden er brugt, uden gættearbejde.

Hvis du får en gratis prøveversion på tidsrapporteringsløsningen, inden du implementerer den for hele organisationen, kan det også være en god ide at engagere nogle få nøglemedarbejdere i dette tidlige stadium, så de også kan hjælpe når flere personer kommer ombord.

Når det er sagt, hvis du finder en løsning baseret på din Outlook kalender, er det næsten ikke nødvendigt med nogen træning, hvilket også er godt for alle.

Næste skridt

Efter at have læst denne artikel ved du at mere traditionelle tilgange til tidsregistrering måske ikke altid er gavnligt for din virksomhed, når du overvejer brugermodstand såvel som de unøjagtige resultater du kan få.

Du bør derfor finde en løsning der er baseret på dine Microsoft Outlook kalender-aftaler, så du kan bruge disse som grundlag for din timeregistrering.

Du skal også have stærke rapporteringsfunktioner og evnen til at dele data med andre systemer, herunder blot Excel.

Desuden skal du involvere dine brugere tidligt og klart kommunikere fordelene ved løsningen, og så skal du selvfølgelig implementere systemet, så du kan høste fordelene så hurtigt som muligt.