TSR har oversteget alle mine forventninger! Jeg ville anbefale TSR til alle!
- Læs mere...

Fordelene ved tidsregistreringssoftware der tilbyder kørselsgodtgørelse via din Outlook kalender

Fordelene ved tidsregistreringssoftware der tilbyder kørselsgodtgørelse via din Outlook kalender

Fordelene ved tidsregistreringssoftware der tilbyder kørselsgodtgørelse via din Outlook kalender

En masse medarbejdere er forpligtet til at køre fra et sted til et andet. Som chef er det dit ansvar at sikre at din medarbejder kommer til destinationen og får arbejdet udført på bedst mulige måde. Meget ofte er du også forpligtet til at betale denne person for kørsel. Dette kan skabe et stort problem for arbejdsgivere, der ikke er forberedt. Det er derfor, du bør overveje at investere i tidsregistreringssoftware, der også tilbyder en kørselsgodtgørelse. Ved at få adgang til formularen til kørselsgodtgørelse fra Microsoft Outlook kalenderen, vil du gøre dit liv så meget lettere. Læs venligst videre.

Udgiftsrapportering

Når du leder efter et godt timeregistreringsprogram, er det relevant at vælge et der er udstyret med udgiftsrapportering. Denne funktion vil gøre en stor forskel for dig selv og dine medarbejdere. Softwaren skal give din arbejdsstyrke mulighed for at rapportere forskellige former for udgifter, herunder kørsel, vejafgifter, produkter, hotelophold og meget mere. Derefter bør du kunne analysere disse oplysninger på et senere tidspunkt. Softwaren skal gøre det utrolig nemt for dig at afvise eller godkende disse udgifter og refundere dine medarbejdere. Nogle programmer vil endda give dig mulighed for at generere en rapport, som kan underskrives af dig selv og medarbejderen.

Dette er helt sikkert en god funktion, og det vil gøre dit job betydeligt lettere i fremtiden.

Tilføjelse af udgifter gjort nemt

For at sikre at du og dine medarbejdere har få eller ingen problemer med at tilføje udgifter til systemet, er det vigtigt at vælge tidsrapporteringssoftware der er nemt og let at forstå. Softwaren skal give dig mulighed for at tilføje udgifter med et par enkelte klik. Plus, det bør give dig frihed til at tilpasse udgifterne, så de er tydeligt identificeret i systemet. Du skal kunne specificere hver eneste udgift. Du skal også kunne tilføje en kort beskrivelse af udgiften, samt mængden, værdien og totalen. Et system med en meget enkel funktion til kørselsgodtgørelse vil gøre din medarbejdere mere effektive, samtidigt med at du får dit arbejde gjort hurtigere og får dig hurtigere ud af kontoret.

Kørselsgodtgørelse der er kompatibelt med Outlook

Når du er i gang, vil du gerne sørge for at dit valgte program er praktisk for alle involverede. Noget Velkendt er utroligt vigtigt. Derfor bør du overveje at bruge software til registrering af kørsel, der er fuldt ud kompatibelt med Microsoft Outlook. Når alt kommer til alt, er dine medarbejdere allerede helt bekendte med Outlook. De bruger det højst sandsynligt dagligt. At vælge et program der er kompatibelt med Outlook, vil gøre tingene meget lettere, samtidigt med at medarbejdernes produktivitet øges. Du behøver aldrig at bekymre dig om at dine hold bliver viklet ind i alt for mange programmer.

I stedet vil de kunne få alt gjort fra et enkelt sted. Dette vil forbedre effektiviteten og sikre at dine medarbejdere er i stand til at fokusere helt på opgaverne fremover og mindre på noget software der er vanskeligt at bruge.

Omfattende rapporter

Det er også en god idé at vælge en software til kørselsgodtgørelse, der kan give dig omfattende rapporter. Softwaren skal ikke kun være i stand til at give dig rapporter om udgifter, men den skal være i stand til at levere rapporter med et væld af andre oplysninger. Du skal kunne få rapporter om medarbejdernes tid og rapporter til specifikke projekter. Systemet skal være meget nemt at bruge, og det bør være i stand til at præsentere disse oplysninger i forskellige formater. For eksempel skal du kunne se rapporterne som tekst og grafik. Dette vil gøre det meget lettere at se hvor dine folk bruger deres tid og hvor effektive de har været.

Derefter kan disse oplysninger bruges til at optimere dine hold og deres præstationer. Hvis din tidsrapporteringssoftware ikke tilbyder standardrapporter, skal du finde en der gør!

Tilføjelse af timepriser også

For at sikre at din virksomhed er i stand til at generere en omsætning, skal du holde øje med alle dine udgifter. Du skal holde styr på kilometertal, fakturerbare varer og timepriser. Det er her hvor god tidsregistreringssoftware kommer ind i billedet. Disse programmer skal give dig mulighed for at registrere og overvåge alle udgifter, og også mulighed for timepriser. Dette vil give dig mulighed for at definere den præcise omkostning per time samt indtægt per time for hvert enkelt projekt samt timeudgift og -omsætning for hver enkelt aktivitet. Dette vil vise sig at være yderst gavnligt for at give dig mulighed for at bestemme hvor meget du tjener på dine projekter.

Disse oplysninger vil vise sig at være meget nyttige for at sikre at din virksomhed genererer en omsætning.

Meddelelser for manglende poster

Når du forsøger at vælge et godt program til kørselsgodtgørelse, bør du helt sikkert finde et der er i stand til at give beskeder om manglende poster. Der er en god chance for at du og dine medarbejdere vil bliver overvældet af arbejde fra tid til anden. Dette kan skabe et stort besvær og få dine medarbejdere til at glemme at indsende deres tidsregistreringer. God software vil kunne sende dig påmindelser, når det passende antal timer ikke er indsendt. Du modtager en besked, og du kan også sende en besked til din medarbejder. Dette sikrer at alle sender de oplysninger du har brug for korrekt og inden for en rimelig tid.

Rollebaserede tilladelser

Du bør opretholde fuld kontrol over din tidsrapporteringssoftware. Derfor er det vigtigt at vælge en løsning der tilbyder rollebaserede tilladelser. Det virker måske ikke som en kæmpestor ting, men det er det virkeligt. Nogle af dine arbejdere er måske ikke så tekniske, og de vil sandsynligvis finde sig overvældede, hvis de er i stand til at få adgang til for meget på én gang. Derfor skal du bruge rollebaserede tilladelser til at bestemme hvem der får at se hvad. Dette vil give dig mulighed for at sikre at nogle af dine medarbejdere kun kan indsende deres tid og udgifter. Derefter kan du tillade medarbejdere og ledere på øverste niveau at analysere rapporterne og godkende tid og udgifter.

Rollebaserede tilladelser er en funktion der kan gøre en enorm forskel. Det sikrer at dine teams ikke bliver forvirrede af softwaren. Plus, de vil være glade for at de ikke spilder deres egen tid. Og det vil få dem hjem lidt hurtigere i slutningen af ​​dagen.

Vedhæft de oplysninger der er påkrævet

Det er også en god ide at vælge software til registrering af kilometer, der giver dine medarbejdere mulighed for at få alle de oplysninger de har brug for på en gang. Softwaren skal give dig mulighed for at vedhæfte oplysninger til hver enkelt aftale. Du kan bruge denne funktion til at give dine medarbejdere anvisninger til deres job, så de ikke går forkert undervejs. Til gengæld vil dette reducere antallet af kilometer de kører, og mængden af ​​penge du skal refundere for det kilometertal. Brug denne funktion til at sikre at jobbet bliver gjort lige så hurtigt som muligt.

Sprog

Da verden bliver mere og mere forskelligartet, er virksomheder tvunget til at finde måder at forhindre sprogbarrierer på. En af de bedste måder at gøre dette på er at få software som understøtter flere sprog og indlejre det i dit virksomhedsnetværk. En sådan løsning vil give dig og dine medarbejdere mulighed for nemt at skifte fra et sprog til et andet. For at gøre denne opgave lettere skal registreringssoftwaren være i stand til at hjælpe dig med at gøre dette.

Ud over dette skal kørselsregistreringssoftwaren tilbyde effektivitet i denne situation, og det skal være i stand til at hjælpe dig med at opdatere dine nuværende sprogprofiler. Investering i alsidigt registreringssoftware vil ikke kun forbedre din produktivitet, men det vil også spare dig penge over tid.

Drag fordel af mobil adgang

Det er sikkert at sige at næsten alle i arbejdsstyrken ejer en slags smartphone. Disse telefoner er gode når det kommer til at holde styr på aftaler og nemt at kommunikere med kolleger. Det kan være at du bliver overrasket over at vide at de bedste timeregistreringsprogrammer til rådighed også er kompatible med smartphones. I tilfælde af at du er i pauserummet og glemte at indsende rapport i sidste øjeblik eller du har brug for at kontrollere en tidsregistrering, kan du nemt gøre det. I stedet for at løbe helt tilbage til dit skrivebord og spilde 10 minutter af din pause, kan du nemt trække din telefon frem og få adgang til alt hvad du skal bruge lige der.

Bare husk på at der er en bred vifte af smartphone-producenter tilgængelige, så du bør vælge timeregistreringssoftware der vil være kompatibel med iPhones, Windows-telefoner, Androids, og så videre.

Personlige og sikre logins

Hver gang du arbejder fra et netværk er der ikke noget vigtigere end sikkerhed. Med hele din virksomhed og kunders oplysninger liggende på serveren, vil du ikke bare have at hvem som helst har adgang til alle disse oplysninger. Når du beslutter dig for tidsrapporteringssoftware, skal du vælge en der giver dig mulighed for at konfigurere stærke og sikre logins. Administratoren af ​​tidsregistreringssoftwaren skal kunne tildele hver medarbejder et unikt brugernavn og adgangskode. Sammen med dette har du brug for en timerapporteringsløsning der bruger SSL-kryptering (Secure Socket Layer), når du logger ind. Dette sikrer at du og dine medarbejdere er beskyttet med den bedste sikkerhed.

Disse er alle nogle af de ting du bør overveje, når du vælger tidsregistreringssoftware med mulighed for kørselsgodtgørelse.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Sådan føjer du tidsregistreringsfunktionalitet ENKELT til din Outlook-kalender
Sådan føjer du tidsregistreringsfunktionalitet ENKELT til din Outlook-kalender Udfordringerne med traditionelle timesedler Du …

Hvordan kan vi hjælpe?
Hvordan kan vi hjælpe? Vi ville blot hurtigt hive fat i dig og høre hvordan alt går. Har du de TSR-licenser, du har brug for? …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified