Forretningssucces med Windows tidsregistrering – Sådan kan timeregistrering hjælpe

Udfordringer i at finde tidsregistrering til Windows

Alle virksomheder og organisationer ønsker at være succesrige, uanset om dette er i form af penge eller i forhold til hvor mange personer de kan servicere.

For at være succesrig er en væsentlig del at vide hvordan du optimerer din projektledelse og hvordan din arbejdsstyrke håndterer deres daglige liv. For at kunne optimere skal du vide hvad du skal optimere, og for at vide det skal du vide hvordan dine medarbejdere bruger deres tid. Så en vigtig ingrediens her er at registrere din tid og holde øje med hvordan dine aktiviteter og projekter skrider frem.

I gamle dage ville en løsning til timeregistrering komme i form af et system, hvor medarbejderne ville stemple ind og ud når de ankom og gik hjem igen fra din virksomhed. Dette er lang tid siden, og i de fleste kontormiljøer ville du bruge en software-løsning, typisk Windows tidsregistrering. Det vil sige tidsregistreringssoftware baseret på Microsoft Windows.

I nogle organisationer vil dette være i form af et regneark, som medarbejderne skal huske at udfylde manuelt og også huske hvornår de udførte hvilke opgaver.

Dette kan være yderst unøjagtigt, og hvis du bruger dette som grundlag for lønningsprocessen eller for at sende en faktura for dine fakturerbare timer, kan dette være katastrofalt. Det er også besværligt for medarbejderne, tager meget tid at bruge og er ofte meget unøjagtigt.

Så hvad skal du gøre?

Hvordan timeregistrering til Windows kan hjælpe

Når du leder efter tidsregistrering er Windows i de fleste professionelle organisationer den anvendte platform. Men du skal se længere end det. Du skal tænke på de værktøjer som dine medarbejdere bruger dagligt, og de er vandt til at bruge, og find en timerapporteringsløsning som bygger på dette.

Udover Windows bruger de fleste professionelle organisationer og virksomheder Microsoft Outlook-kalenderen til planlægning af deres aktiviteter og aftaler. Du bør derfor finde timeregistreringssoftware der integreres problemfrit med dette og lader dig bruge disse aftaler som grundlag for din tidsrapportering. Dette vil gøre livet så meget lettere for dine medarbejdere, og det vil også gøre din timeregistrering meget mere præcis, hvad enten det drejer sig om et bestemt projekt eller blot fravær.

Hvis du har brug for det, skal du også kunne foretage registrering af udgifter samt have timepriser i systemet.

En anden af de funktioner, som din løsning skal have, er muligheden for at få supervisors til at godkende de indsendte arbejdstimer.

Nogle af dine brugere kan undertiden arbejde på farten, så du skal også kunne rapportere dine timer når du er offline, og derefter få systemet til at synkronisere næste gang du er online.

Få data ud af systemet

Når du har samlet alle disse timeregistreringsdata, skal du også kunne hente nogle data ud af systemet. Systemet skal således kunne give dig stærke rapporteringsfunktioner for at give dig et overblik over hvordan tiden er brugt og også mulighed for at kunne dykke ned i disse data efter behov.

Du skal kunne gemme sådanne rapporter til f.eks. Excel, og du skal desuden kunne importere og eksportere data til og fra systemet via CSV-filer.

Dette skal alt sammen være en del af solid Windows tidsregistrering.

Sådan får du løsningen til at gavne alle

Mange brugere har tidligere brugt timeregistrering baseret på et regneark eller en løsning hvor de skulle indtaste deres tid manuelt, så de kan være lidt tilbageholdende med hensyn til rapportering af tid.

Men hvis du viser dem hvordan en Outlook-baseret løsning fungerer, og hvor nemt det vil være for dem, er det sikkert at de vil støtte op om implementeringen.

Involver dine brugere tidligt i processen, og vis dem hvordan det ikke er for at puste dem i nakken og styre hver af deres bevægelser, men en hjælp til dem for at se hvordan de har brugt deres tid og for at kunne optimere den måde de arbejder på, og også hvordan hele organisationen opererer.

Giv dem adgang til rapporteringsfunktionerne, muligvis kun for deres egen tid, så de kan se præcis hvilke aktiviteter de har brugt størstedelen af deres tid på og hvor de kunne bruge mere.

På denne måde vil din Windows tidsregistrering give fordele til hele organisationen, fra hver medarbejder hele vejen til den øverste ledelse, og også kunder og partnere.

Næste skridt

Du ved at mere traditionelle tilgange til rapportering af tid, hvor du indtaster tid manuelt i et separat system, ofte er meget unøjagtige og ofte også mødes med en masse brugermodstand. Så du bør finde en løsning, som de rent faktisk vil nyde at bruge og se øjeblikkelige fordele med. En sådan løsning bør være baseret på dine Microsoft Outlook kalender-aftaler. Den skal også give dig nemme og stærke oversigter og indsigt i hvordan tiden er brugt, for individuelle brugere og projekter samt organisationen overordnet set.

Alt dette vil gøre tidsrapportering meget mere præcis og give dig de indsigter og værktøjer, du har brug for til at gøre din virksomhed eller organisation til en kæmpe succes.