Fremmøde – Sådan bruges Outlook kalenderen som et automatiseret system til fremmøderegistrering

Som virksomhedsleder er det vigtigere end nogensinde at holde styr på dine medarbejdere og de projekter de arbejder på. Du skal vide hvornår de kommer på arbejde og hvornår de tager hjem. Medarbejdere med god fremmøde vil være mere værdifulde og produktive og bør belønnes for disse bestræbelser. Selvfølgelig er fremmøderegistrering meget lettere sagt end gjort, når du har at gøre med flere ansatte. Det er derfor at du har brug for et godt automatiseret system, der kan hjælpe dig med registrering af medarbejderens fremmøde, og Outlook kalenderen sammen med den rette tidsrapporteringsløsning kan hjælpe dig med at gøre netop det.

Et automatiseret system til fremmøde gør dine teams mere produktive

Produktivitet er uden tvivl en af de vigtigste faktorer i enhver virksomhed. Hvis dine medarbejdere ikke er produktive, eller du ikke bruger dem på en måde der er produktiv, spilder du bare ressourcer. Når det er sagt, kan det være svært at spore medarbejdere og overvåge deres tider, når du har en relativ stor arbejdsstyrke. Faktisk er det noget der kan være svært at opnå med et lille antal medarbejdere. Derfor er god tidsregistreringssoftware uundværlig for den moderne virksomhedsleder. Med denne software kan du se hvilke medarbejdere der arbejder på hvilke projekter på ethvert tidspunkt.

Hvis du bemærker at du har to lignende projekter på samme tid, men at et projekt synes at tage mere tid, kan du allokere ressourcer fra det ene projekt til det andet for at opnå en hurtigere færdiggørelse af projektet, der færdiggøres på langsommere vis.

Sådan bruges Outlook kalenderen til fremmøderegistrering

At lære et nyt system til tidsregistrering kan være en overvældende tanke for mange virksomheder. Dette skyldes, at omskoling af medarbejdere og undervisning af dem i nye metoder eller teknikker kan tage meget tid. For ikke at nævne at din arbejdsgang er afbrudt i processen. Når medarbejderne er i træning, er de ikke i stand til at fokusere fuldt ud på projekter og andre vigtige opgaver ved hånden. Selvfølgelig er det nogle gange nødvendigt med omskoling for at gøre at din virksomhed kører mere gnidningsfri. Heldigvis, når du investerer i den rigtige tidsregistreringssoftware, er det noget du ikke behøver at bekymre dig om. Det gode ved den rigtige tidsregistreringssoftware er at den nemt integreres med Microsoft Outlook.

Det betyder, at du kan bruge dine Outlook-kalenderaftaler til tidsregistrering, hvilket gør det meget nemt, da oplysningerne allerede er der. Dette gør til gengæld hele processen næsten automatiseret, da det kræver meget lidt af dine medarbejdere sammenlignet med produkter hvor du skal ind i et andet system og indtaste din tid manuelt.

Dette er nok løsningen til planlægning og email, som du og dine medarbejdere allerede er meget bekendte med. Da du og dine medarbejdere er så fortrolige med programmet, vil der sandsynligvis være lidt eller ingen uddannelse involveret i overgangsprocessen. Hvis du ved hvordan du bruger Outlook kalenderen, vil det være meget nemt for dig at bruge den tidsrapporteringssoftware der integreres med den.

Gør dine medarbejdere gladere

Medarbejderne er virkelig livsnerven for enhver virksomhed. Det er dem der står på frontlinjen hver dag og kommunikerer med kunderne og gennemfører de afgørende projekter til tiden. Derfor er det vigtigt at sikre at dine medarbejdere er glade på arbejdspladsen. Jo gladere medarbejderen er, jo mere produktiv kommer han eller hun til at være. og der er simpelthen ikke nogen bedre måde at gøre en medarbejder glad end ved at lade dem vide at deres hårde arbejde er anerkendt og værdsat. Timeregistreringssoftware kan hjælpe dig med dette.

Med tidsrapporteringssoftware og et automatiseret system til fremmøderegistrering kan du trække rapporter og se, hvilke medarbejdere der lægger de fleste timer, hvilke medarbejder der får deres projekter afsluttet til tiden, og du kan endda se hvilke medarbejdere der møder op til tiden hver dag. Du kan så belønne disse medarbejdere med interne forfremmelser, lønstigninger eller undertiden vil endda blot et rosende ord til opmuntring gå langt.

Opret tilpassede rapporter

Hvor mange rapporter kommer henover dit skrivebord på en enkelt arbejdsdag eller uge? For store virksomheder kan dette nok være alt fra tredive til fyrre rapporter måske endnu flere. Mange af disse rapporter kræver din godkendelse og opmærksomhed. Og den værste del er, at de nok er fyldt med masser af information som du virkelig ikke behøver at vide. Du finder sandsynligvis dig selv bladre igennem dem flere timer ad gangen, før du finder de vigtige oplysninger, du har brug for. Nå, det er her hvor ordentlig tidsregistreringssoftware virkelig udmærker sig. Det giver dig mulighed for at oprette tilpassede rapporter, så du kun får de oplysninger du har brug for og vil have. Dette vil spare dig for en masse arbejde og tid.

Så generelt, find en tidsrapporteringsløsning der giver dig mulighed for at bruge din Outlook-kalender til tidsregistrering af fremmøde. Dette vil kræve meget lidt af dine medarbejdere, så hele processen næsten virker automatisk. Da de allerede ved hvordan man bruger Outlook-kalenderen, kan det at have et næsten automatiseret system til fremmøderegistrering være en realitet.