Vores medarbejdere finder det helt naturligt, at arbejde med tidsregistrering i Outlook
- Læs mere...

Gør analyse af tidsrapportering en del af dit tidsstyringsværktøj – Hvorfor din virksomhed har brug for tidsregistrering

Gør analyse af tidsrapportering en del af dit tidsstyringsværktøj - Hvorfor din virksomhed har brug for tidsregistrering

Gør analyse af tidsrapportering en del af dit tidsstyringsværktøj – Hvorfor din virksomhed har brug for tidsregistrering

At opbygge en virksomhed fra bunden er en af ​​de mest tidskrævende men meget givende følelser du nogensinde vil opleve. Der er ikke noget bedre end at arbejde hårdt på et mål og at se det hårde arbejde give frugt som følge heraf. I erhvervslivet er det ligegyldigt hvor stor eller hvor lille dit firma er, eller hvilke produkter eller tjenester du sælger, der er altid plads til forbedringer. Når du er tilfreds, stopper det hårde arbejde, du bliver selvtilfreds, og du begynder at lave dyre fejl. Mange virksomheder bruger nu analyse af tidsrapportering som en del af deres tidsstyringsværktøjer, og de ønsker helt ærligt, at de ville have begyndt at gøre det tidligere. Ser du, det at styre din egen og din medarbejderes tid er meget vanskelig, og ironisk nok er det også meget tidskrævende. Dette er en af ​​grundene til, at tidsregistreringsanalyse og andre lignende tidsstyringsværktøjer viser sig at være så effektive. Hvis du ikke er sikker på, om timeregistrering er korrekt for din virksomhed, vil du forhåbentlig efter at have læst dette være overbevist om at det er det. Her er et kig på hvad tidsregistreringssoftware er, og hvorfor din virksomhed vil drage nytte af timerapportering.

Hvad er timeregistreringssoftware?

Helt enkelt forklaret, er tidsregistreringssoftware en form for specialfremstillet computersoftware, der er oprettet for at gøre det muligt for virksomhedsejere og medarbejdere at overvåge og logge arbejdstimer, tid brugt på opgaver, estimering af deadlines, fravær, fakturerbare timer, og meget mere derudover. Mange brancher bruger nu timerapportering, især dem der betaler medarbejdere på timebasis, eller som ansætter freelance-arbejdere. En af de bedste ting ved tidsregistreringssoftware er at det kan bruges individuelt som en selvstændig løsning, eller du kan integrere det med andre softwareapplikationer som Outlook. Ved at gøre dette kan du derefter integrere det med f.eks. Outlook-kalenderen for at få bedre indblik i din virksomhed, igangværende opgaver og dine medarbejdere. Grundlæggende skal du kun tænke på timerapporteringssoftware som en opdateret version af den traditionelle papir-timeseddel, som mange arbejdstagere måtte stemple, når de startede og forlod arbejdet for flere årtier siden.

Hvorfor din virksomhed har brug for tidsrapportering

Nu hvor du har en bedre ide om hvad tidsrapporteringssoftware er, så tager vi et kig på timeregistreringsanalysen og ser på hvorfor din virksomhed har brug for tidsrapporterings- og tidsstyringsværktøjer for at yde mere effektivt:

Forbedrede arbejdsgange

Selv om du ikke behøver at blive mindet om det, vil vi alligevel gøre det, når vi fortæller dig at tid er penge. I erhvervslivet er bortkastet tid penge spildt, og ingen ønsker det. Hvis du sidder og er ved at gå gennem papirfaktura efter papirfaktura samt papirtimesedler og manuelt forsøger at fastslå hvor mange timer dine medarbejdere har arbejdet i sidste uge, vil det tage lang tid. Selv med det bedste og mest optimerede arkiveringssystem i verden, vil det stadig tage lang tid. Den tid der bruges til at grave igennem papirsedler, kunne være tid brugt på at arbejde på et projekt med en kommende deadline, der nærmer sig med lynets hast. Det samme gælder også for medarbejderne. Hvis de graver gennem papirark efter papirark, og bruger tid på logistikarbejde der kan vente, vil arbejdsgange og produktivitetsniveauer falde. Derfor betaler det sig at gøre tidsregistreringsanalyse til en del af dine tidsstyringsværktøjer. Med tidsregistrering kan du finde de data du skal finde med et par klik. Medarbejdere kan strømline deres fremskridt, arbejdede timer og fakturering meget hurtigere, hvilket giver dem mere tid til at arbejde på opgaver og projekter, der tjener penge til deres arbejdsplads.

Få et klarere indblik i medarbejderproduktivitet

Først og fremmest er tidsregistreringssoftware IKKE designet som en måde for arbejdsgivere og virksomhedsejere at spionere på deres medarbejdere. Det er grundlæggende designet til at give dig et kort, men informativt overblik over hvor godt virksomheden yder, og hvor godt dine medarbejdere yder. Med analyse af timeregistrering kan du få et hurtigt overblik over hvor godt dine medarbejdere yder. Det giver dig mulighed for at se hvor langt de er kommet med bestemte opgaver og projekter, og det giver dig mulighed for at se hvor godt de har ydet. Hvis du f.eks. kan se at visse medarbejdere altid ser ud til at udføre opgaver og projekter til tiden eller i god tid inden tidsfristerne, viser dette dig hvor godt de yder, og det understreger deres betydning for dig og din virksomhed. Hvis du dog kan se at visse medarbejdere kæmper med deadlines og projektafslutninger, viser dette at forbedring er nødvendig. Nu er det vigtigt at bemærke, at dette IKKE skal bruges som en måde at disciplinere medarbejderen på, da de kan have en legitim grund til at kæmpe. Hvad du imidlertid kan gøre, er at tage dem til side, sæt dig ned med dem, og find ud af om de kæmper, og i så fald hvorfor. Her kan du komme med en løsning, der gavner begge parter.

Tildel hjælp når det er nødvendigt

I forlængelse af det tema vi netop har rørt i ovenstående med hensyn til medarbejderproduktivitet, hvis du så kan se at medarbejderne kæmper for at nå deadlines for specifikke projekter, kan du tildele hjælp. Lad os for eksempel sige at et lignende projekt skal være færdigt i løbet af de kommende uger, ved at se på tidligere data via dine tidsregistreringsrapporter, vil du være i stand til at fastslå at en medarbejder alene vil kæmpe for at nå deadline. Her kan du trække medarbejdere ud fra mindre presserende opgaver og omfordele dem til de hårdere opgaver, så du har mere end én medarbejder der arbejder på et projekt, der kræver mere end én person.

Prioriter opgaver

En anden god ting ved analyse af timeregistrering, er at det giver dig mulighed for at prioritere opgaver og bedre tildele dine medarbejdere de roller, de er mest komfortable med. Hvis du for eksempel normalt har to medarbejdere der arbejder på en opgave der faktisk kun har brug for én person, kan du trække en af ​​dem ud fra den opgave og omfordele ham eller hende til en mere presserende opgave. Hvis du kan se at du i de seneste flere måneder har tildelt to medarbejdere til projekter der faktisk kun krævede en, vil dataene på skærmen ikke lyve, og du kan trække en og placere ham/hende på de mere presserende opgaver. Faktisk kan du med timerapporteringssoftware få et klart indblik i hvor langt du og dine medarbejdere er med projekter og kan prioritere opgaver derefter. Hvis du f.eks. har en frist for et projekt der nærmer sig, der stadig er et stykke vej fra at være færdigt, kan du trække folk fra mindre presserende opgaver og omfordele dem til projekter med nærliggende frister. Det handler om arbejdskraft og timeregistrering gør det muligt for dig at se hvem du har brug for og hvor.

Mere præcise estimater og fakturering

I erhvervslivet behøver du ikke kun at vide hvor mange penge du tjener, men du skal lade dine kunder vide hvor meget dine produkter og/eller tjenester vil koste. Når du giver en kunde et tilbud på et projekt, er der ikke nogen nemmere måde at fremmedgøre dem og sikre at de aldrig bruger dig igen, end ved at komme med et groft skøn der er helt ved siden af, hvilket resulterer i at du skal fakturere dem langt mere end det tilbud du gav dem. Forestil dig at nogen kommer til dit hus for at give pris på et badeværelse og siger at de kan gøre det til en bestemt pris, og giver dig et tilbud på den nævnte pris og derefter giver dig en regning til slut på mere end dobbelt det oprindelige tilbud de gav dig. Dette ville irritere dig uden ende, og du ville ikke kun ikke bruge virksomheden igen, du ville også være fristet til at efterlade en dårlig anmeldelse og fortælle andre mennesker at de skulle holde sig væk. Med tidsregistrering er meget af gætteriet imidlertid taget væk. Når du sender tilbud til kunder, kan du bare se på tidligere projekter, der passer til meget lignende kriterier, og kan se på hvad der er nødvendigt, og hvor meget du typisk opkræver. Det betyder at der ikke er nogen skjulte overraskelser til slut, hvilket igen betyder at du er mere tilbøjelig til at få en glad og forhåbentlig tilbagevendende kunde, der anbefaler dig, efterlader en god anmeldelse og bruger dine tjenester igen og igen.

Timeregistrering viser dig hvornår du skal ansætte

Ved at se på tidsstyringsværktøjer og tidsregistreringsanalyse generelt, får du en ide om hvorvidt du skal skalere og begynde at ansætte nye personer. Det giver dig mulighed for at se hvor hårdt dine medarbejdere arbejder, hvor mange timer de bruger på projekter, og om deadlines er opfyldt eller ej. Hvis du næsten ikke når deadlines eller misser dem, på trods af at alle arbejder alt hvad de kan, er det tid til at hyre flere personer, og timerapporteringssoftware hjælper dig med at vise dette på skærmen.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook
Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook De fleste personer i dag ved hvor vigtigt tidsregistrering af medarbejdere er …

Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer
Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer Uanset din virksomhed eller organisation, er en af ​​de vigtigste råvar …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified