Grunde til at du har brug for registrering af arbejdstimer i din virksomhed

Grunde til at du har brug for registrering af arbejdstimer i din virksomhed

Grunde til at du har brug for registrering af arbejdstimer i din virksomhed

Nutidens økonomiske klima gør at det at få en virksomhed af en hvilken som helst størrelse til at fungere ikke er en lille bedrift, faktisk for mange er det en lidt for stor udfordring. Statistisk set er der størst sandsynlighed for at en ny virksomhed går nedenom indenfor de første 12 måneders drift. Kom forbi dette stadium, og tingene ser gode ud, men kommer du forbi 24 måneder, er du kommet lang,  og er langt mere tilbøjelig til at klare den. At drive en virksomhed af enhver størrelse er ikke en lille bedrift, især når du overvejer det faktum at der er så mange forskellige elementer at fokusere på. En virksomhed er dog kun så stærk som sine medarbejdere, og derfor betaler det sig at gøre dem mere produktive på arbejdspladsen. Men hvordan kan man gøre det? Se, i virkeligheden er der mange dokumenterede strategier, der sigter mod at øge medarbejdernes produktivitet, men implementering af en ny løsning til registrering af arbejdstimer er helt sikkert deroppe som en af ​​de mest effektive. Arbejdstidsregistrering, også kendt som timeregistrering, har hjulpet utallige virksomheder over hele kloden med at øge medarbejdernes produktivitet og moral, samtidigt med at du sparer penge og øger overskuddet samtidigt. Men hvorfor har din virksomhed brug for en løsning til tidsregistrering? Lad os tage et kig, skal vi?

Nøglefordele ved registrering af arbejdstimer

Tidsregistreringssoftware er et utroligt nyttigt værktøj at have til din rådighed. Faktisk giver mange virksomheder derude bogstaveligt talt løsningen æren for at redde deres forretninger og gøre dem til en succes. En løsning til arbejdstidsregistrering fungerer ikke kun som et effektivt planlægningsværktøj, det fungerer også som en fantastisk historik over hvor mange timer dine medarbejdere har arbejdet, hvornår de er på ferie, hvornår de ikke er berettiget til fravær og meget mere udover dette. Når det er sagt, er her en mere detaljeret sammenfatning af nogle af de vigtigste fordele forbundet med at integrere arbejdstidsregistrering som en del af din forretningsstrategi:

Forbedre forretningstilbud og estimater

Ligegyldigt hvilken branche du er i, er der overvældende sandsynlighed for at du bliver nødt til at give en række tilbud og estimater til dine kunder og potentielle kunder i et forsøg på at få opgaver fra dem. Når alt kommer til alt er der ingen penge uden kunder, og ingen penge betyder ingen forretning. Når du leverer tilbud og estimater, er det vigtigt at du sikrer at dine tilbud og estimater er så nøjagtige som muligt, selvom disse ikke altid vil være helt præcise. Hvis du vil gøre et indtryk og holde kunden glad, er det sidste du ønsker at give et tilbud på en opgave for en kunde, for kun at finde ud af at når du har fuldendt opgaven, har du givet en al for lav pris og skal derfor opkræve dem mere end oprindeligt givet tilbud på eller selv tage tabet. Dette er en garanteret måde at gøre potentielle kunder utilfredse på, hvilket er den sidste ting du ønsker. Hvis du forestiller dig at nogen giver dig et tilbud for noget arbejde, som I enes om, for kun at opleve at de derefter opkræver dig mere end det dobbelte af det beløb I oprindeligt var enige om, ville det ikke gøre dig glad. Med tidsregistreringssoftware behøver dette ikke være et problem for dig, fordi softwaren generelt hjælper dig med at give præcise og nøjagtige tilbud og estimater for at hjælpe dig med at give det rigtige indtryk hos dine kunder. At holde kunder glade betyder at de er mere tilbøjelige til at bruge dine tjenester igen, plus at de vil være mere tilbøjelige til at anbefale dine tjenester til andre. Ser du, timeregistreringssoftware hjælper dig med at registrere varigheden af ​​hver type opgave som din virksomhed leverer, hvilket hjælper med at give et klarere indblik i hvor lang tid en opgave skal tage og hvor meget du skal opkræve.

Overblik over dine samarbejdspartneres fremskridt

En anden meget nyttig fordel forbundet med tidsrapporteringssoftware er at det giver dig mulighed for at få overblik over dine eksterne folks fremskridt. Ser du, en masse virksomheder derude vil ansætte freelancere, såvel som uafhængige eksterne folk. Som virksomhedsejer skal du holde styr på dem og deres arbejdsbyrde for at sikre at de holder sig inden for budgettet. Ser du, freelancere og uafhængige eksterne folk føler ikke nødvendigvis de samme loyalitetsniveauer over for dig som dine faste medarbejdere, derfor er de muligvis ikke så forsigtige med hensyn til hvor meget de bruger og så videre. Ved at have freelancere og uafhængige eksterne folk til udfylde tidsrapporter som dine andre medarbejdere, kan du hjælpe med at sikre at du ved hvor mange timer de har arbejdet hver uge, og hvor mange timer de har dedikeret til specifikke projekter.

Registrer medarbejder-performance

Som nævnt er en virksomhed kun lige så stærk som medarbejderne, hvorfor det er vigtigt at du får mest ud af dine medarbejdere. Med tidsregistreringssoftware kan du nøjagtigt registrere og have overblik over medarbejdernes performance, for at få bedre indblik i dine medarbejdere. Ved at have dem til at udfylde timesedler kan du se hvor lang tid det har taget dem at fuldføre bestemte opgaver, samt hvor mange opgaver og jobs de har færdiggjort inden for en bestemt tidsperiode. Hvis du for eksempel kan se at en medarbejder har gennemført en række opgaver langt forud for tidsplanen, ved du at de klarer sig godt. Hvis tidsrapporteringssoftwaren indikerer at en medarbejder har brugt langt længere tid end de burde have på visse opgaver, indikerer dette at de ikke lever op til den standard du forventer, og du kan derefter træffe de nødvendige foranstaltninger for at få det bedste ud af dem.

 

Prioriter opgaver

På arbejdspladsen er der altid jobs og opgaver, der anses for vigtigere end andre. Hvis du for eksempel arbejder på et projekt, der skulle være afsluttet om seks uger, og et meget lignende projekt, der skulle være afsluttet om tre uger, skal projektet på tre uger naturligvis have prioritet i forhold til projektet med afslutning om seks uger. Med tidsregistreringssoftware kan du dog se denne information sort på hvidt, så du får et klart indblik i din nuværende arbejdsbyrde, og hvilke opgaver der skal prioriteres først. Ved at benytte timeregistreringssoftware, som f.eks. integreres med din kalender, kan du se på din nuværende arbejdsbyrde og prioritere opgaver i forhold til vigtighed. Dette er meget nyttigt, da det giver dig mulighed for bedre at udnytte dine ressourcer og dine medarbejdere generelt. Ser du, hver enkelt person med adgang til softwaren kan se hvordan opgaverne går fremad, og baseret på det får du et indtryk af hvor mange timer der nok kræves for hvert trin. Hvis du f.eks. kan se at du har en opgave der skal være færdigt om flere uger, der kun kræver et par timers arbejde, vil det nok være ret lavt på din liste over prioriteter, så du kan delegere i overensstemmelse hermed.

Overvåg status for opgaver løbende

I de fleste tilfælde, det øjeblik en opgave forlader dit skrivebord, efterlader du det grundlæggende i hænderne på dine medarbejdere, og håber at de får det udført hurtigt og effektivt. Jo flere medarbejdere der arbejder for dig, jo flere opgaver vil der være for dig at bekymre dig om. Med en løsning til registrering af arbejdstimer overvåger du dog løbende status og fremskridt for opgaverne. Alt du skal gøre er at logge ind, og du kan derefter kontrollere status for hver eneste opgave, du og dit team arbejder på. Det betyder at du kan logge ind og se hvor mange opgaver der stadig skal løses, hvor mange der er blevet udført, og hvor langt hver medarbejder i øjeblikket er på hver opgave. Dette betyder igen at du får en bedre ide om hvem der er følger tidsplanen, hvem der er forud for tidsplanen, og hvem der er efter planen. Du kan derefter handle i overensstemmelse hermed.

Delegere opgaver effektivt

På arbejdspladsen er nogle opgaver simpelthen for store til en person alene, men desværre er det ofte en person der tager to personers ansvar. Undertiden vil arbejdsgiverne dog delegere en enkeltpersonsopgave til to personer, hvilket gør det til et fuldstændigt spild af tid og ressourcer. Med en løsning til registrering af arbejdstid kan du dog delegere opgaver effektivt, da du kan se hvornår en opgave skal være færdig, og hvor langt en medarbejder er kommet. For eksempel, hvis du kan se at en medarbejder kæmper for at holde sig til planen med en bestemt opgave, kan du derefter tildele en anden person til samme opgave for at sikre at tidsfristen overholdes, og at arbejdet er afsluttet til tiden. På den anden side, hvis du kan se at to eller flere medarbejdere arbejder på en opgave, der normalt kun kræver en person, og du kan se at de ligger langt forud for tidsplanen, kan du omfordele en medarbejder til en anden opgave for bedre at gøre brug af dine ressourcer og tid. I princippet er gennemsigtighed dagens ord når det kommer til timeregistreringssoftware, da du får et klart indblik i hvor godt dine medarbejdere yder, hvor mange projekter du har i øjeblikket, hvor langt fra færdiggørelsen hver enkelt er, og hvorvidt medarbejderne holder tidsplanen, er forud for tidsplanen eller bagud.

Hold styr på medarbejdernes styrker og svagheder

Når det kommer til en registreringsløsning til arbejdstid, er en af ​​de første klager, som medarbejderne ofte kommer med, at de bliver udspioneret, og de føler at deres privatliv bliver invaderet. Når de først forstår præcist hvordan en timeregistreringsløsning fungerer, og når de først ser hvor fantastisk det virkeligt er, er disse plager pludselig ikke længere et problem. Den enkle sandhed er at nogle ansatte har været kendte for at dovne den, og nogle er måske ikke så produktive som de kunne være. I de fleste tilfælde er det dog et spørgsmål om at give de rette medarbejdere de rette ressourcer og uddannelse, da de fleste medarbejdere ønsker at gøre et godt stykke arbejde. Software til tidsregistrering er yderst gavnligt, idet den er i stand til at fremhæve bekymringsområder. Hvis du kan se at en medarbejder tilfældigvis bruger betydelig mere tid på en opgave end andre medarbejdere, der laver det samme, fremhæver dette det faktum at de muligvis kæmper med noget. En tidsregistreringsløsning handler ikke om at spionere på medarbejdere, det handler om at hjælpe dem, og en af ​​disse løsninger hjælper dig med at gøre netop det. Hvis softwaren fremhæver et problem, kan du tildele medarbejderen den nødvendige hjælp.

Forstå hvordan din virksomhed fungerer

En anden meget nyttig fordel ved at implementere software til tidsrapportering på arbejdspladsen, er det faktum at det giver dig mulighed for at få en bedre forståelse af hvordan din virksomhed fungerer. Det betyder ikke noget, hvilke tjenester du leverer, eller hvilke områder du specialiserer dig i; en af ​​de vigtigste fordele ved en løsning til registrering af arbejdstimer, er det faktum at du kan se nøjagtigt hvor lang tid et bestemt projekt og aktiviteter tager. Lad os for eksempel sige at du arbejder inden for webudvikling. Hvis du bruger en timerapporteringsløsning, kan du se, hvor lang tid det i gennemsnit tager at færdiggøre et websted fra bunden af. Dette giver dig ikke kun et bedre overblik over din virksomhed, det betyder også at du kan give kunderne nøjagtige estimater med hensyn til hvornår de kan forvente at deres websted skal være færdiggjort. Jo mere nøjagtige dine estimater er, jo flere ordrer vil du sandsynligvis modtage, og jo gladere bliver dine kunder.
Hvis du ikke sælger tjenester, skal du stadig vide hvor meget tid forskellige aktiviteter tager, så du kan estimere fremtidige projekter bedre og også vide, om du bruger din tid på de rigtige områder og måder.

Hold styr på freelancere

Hvis du tilfældigvis hyrer freelancere, er software til registrering af arbejdstimer meget nyttigt, fordi det giver dig mulighed for at holde styr på dem og se hvordan det går for dem. Ser du, når det kommer til freelancere, vil de sandsynligvis arbejde for mere end en person/virksomhed, og det kan derfor være sværere at få estimater for udførelsen af ​​opgaver, fordi de har så mange forskellige opgaver der foregår på én gang. Hvis en kunde venter på et vigtigt projekt og har anmodet om en status, er den sidste ting de ønsker, at vente i dage, måske endda uger, mens du prøver at jage alle freelancere der arbejder på det specifikke projekt. Med arbejdstidsregistrering kan du se nøjagtigt hvor langt de er kommet med projektet, ved at trykke på en knap. Det betyder at du ikke behøver at forfølge freelancerne, og det betyder at du kan give dine kunder regelmæssige opdateringer og holde dem ajour, så de ved nøjagtigt hvor lang tid det vil vare inden de modtager de varer/tjenester de har købt.

Forbedre leveringstider

Lad os se det i øjnene, den moderne levevis er hektisk nok, og når du inkluderer arbejde i det, går tingene endnu hurtigere. Når kunder køber varer eller tjenester fra dig, er det sidste de ønsker at vente længere end de skal. At have travlt er godt, og vi ved at du ikke kan haste med kvalitet, men i nogle kunders øjne er hastighed afgørende. Hvis du irriterer en kunde ved at lade dem vente for længe på en levering, er der en chance for at de ikke vender tilbage igen. En anden fantastisk fordel ved at bruge god tidsrapporteringssoftware, er det faktum at du kan bruge det til at tildele de rigtige medarbejdere til de rigtige opgaver. Hvis du kan se fra deres data, at visse medarbejdere er mere effektive til specifikke opgaver, kan du tildele dem til opgaver baseret på deres styrker. Hvis du kan se at visse medarbejdere på den anden side måske er langsommere med nogle opgaver, kan du igen bruge dette til at tildele dem til opgaver og projekter hvor de klarer sig godt. Grundlæggende sætter du de rigtige personer på de rigtige opgaver, og leveringstider og færdiggørelsesgrader skyder alle dramatisk opad. Du behøver ikke være et geni for at indse at det vil være bedst for forretningen.
Det samme gælder organisationer der ikke sælger tjenester. Dine ledere ønsker at have projekter leveret så hurtigt som muligt og på den bedst mulige måde, hvilket en sådan løsning vil hjælpe med.

Nøjagtige skøn

En anden enorm fordel ved at bruge tidsregistrering på arbejdspladsen, er det faktum at det giver dig mulighed for at estimere dine projektleverancer mere præcist. Ved at konsultere de data der er indsamlet via softwaren over tid, får du en idé om hvor lang tid specifikke opgaver tager i gennemsnit, krav til arbejdskraft, og om der er behov for ressourcer. Hvis du for eksempel kan se at du har undervurderet bestemte tjenester eller projektleverancer, baseret på færdiggørelsestider og arbejdskraftskrav, kan du bruge dataene til nøjagtigt at estimere forskellige aktiviteter. Dette vil gøre din organisation så meget mere konkurrencedygtig og ressourcestærk.

Støtter dig med data

I mange situationer kan det være nødvendigt at give den øverste ledelse eller din bestyrelse oplysninger om hvordan din organisation eller virksomhed klarer sig. Til dette har du brug for solide data.
Ved hjælp af de data der er indsamlet via software til registrering af arbejdstimer, kan du vise den øverste ledelse eller din bestyrelse præcist hvor godt din organisation kører, baseret på hvordan tiden bruges, og hvor effektive dine medarbejdere er. Det er nemt at hævde at din virksomhed klarer sig rigtig godt, men har du data og tal til at understøtte dette? Hvis du bruger en løsning til timeregistrering, så ja, det har du, og det er ekstremt værdifuldt.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: