Hvad er tidsregistrering og hvordan registrerer du den på den BEDSTE måde
At vide hvordan du registrerer tid og forstå den fulde værdi af det, kan hjælpe med at forbedre alle aspekter af din virksomhed og organisation. Den mest direkte indvirkning er på medarbejderne, der bliver mere produktive, på en måde der ikke forårsager frustrationer.
Du drager også fordel af en mere optimeret arbejdsgang i virksomheden og større kontrol over projekter – både kundeprojekter og interne – bare ved at forstå hvordan du registrerer tid og vælger en løsning, der passer til din organisation.
På trods af disse fordele kan nogle dog se timeregistrering som en distraktion eller et irriterende ekstra ansvar. Dette er tilfældet for både nogle ledere og medarbejdere. Nogle få ledere ser det som mere papirarbejde (det kræver tid og kræfter for at sikre nøjagtighed), mens nogle medarbejdere måske føler det samme… ud over at føle at deres tid bliver ‘kontrolleret’ på en eller anden måde.
For at løse disse problemer skal vi først få en god fornemmelse for det rigtige svar på spørgsmålet; hvad er tidsregistrering? Lad os desuden diskutere hvad vi skal se efter i den mest ideelle løsning, så processen ikke skaber stress og belastning, og giver os det vi ønsker. En sådan løsning skal være omkostningseffektiv, tidsfølsom og ikke møde modstand fra organisationen generelt.
Hvad er tidsregistrering?
Timeregistrering er basalt set et aspekt af fremmøde og administration af arbejdsstyrken. Det adskiller sig tydeligt fra simpel fremmøde, ferie-beregninger og fakturerbare timer samt planlægning, men kan i høj grad hjælpe med disse. Det er processen med at registrere og katalogisere dine medarbejderes arbejdstid. Og denne info kan derefter bruges på forskellige områder.
Dette påvirker processer såvel som lønberegning og fakturering og andre overvejelser med hensyn til gennemsigtighed, og øger muligheden for klarere og større indsigt i den ‘mængde’ tid forskellige opgaver og projekter tager eller har taget, og kan endda bruges til kundeinformation.
Tidsregistrering tales ofte om med hensyn til tidsrapporteringssoftware. Hvad er tidsregistreringssoftware? Det er simpelthen et værktøj – online, skybaseret eller netværksdækkende – der digitaliserer og gør det lettere at registrere tid.
Dette understreger vigtigheden af den anvendte timeregistreringsløsning; for eksempel ville en der integreres med Outlooks kalender være ideel, fordi den sætter et vist niveau af automatisering i processen sammenlignet med manuel timerapportering.
Vigtigheden af tidsrapportering
Overvej hvordan digitaliseret verden i stigende grad bliver. Distraktioner i den fysiske verden er forskellige fra dem i cyberspace. Med hver ‘opgave’ der i det væsentlige er at være et simpelt tryk på et tastatur, et klik på en mus og et stryg på en skærm, er det meget vigtigt at prioritere og opdele.
Tidsrapportering er som et feedback-loop, der fungerer for brugeren, ikke imod dem. At være opmærksom og være opmærksom på tiden er hemmeligheden bag at tage kontrol over tiden. Dette er vigtigt i og på tværs af alle typer organisationer og deres medarbejdere. Uanset om du er på farten, arbejder hjemmefra eller sidder på kontoret, og om du er en funktionærmedarbejder eller administrerende direktør for virksomheden, kan det væsentlige i det daglige (research, afsendelse af emails, indtastning af tal) være utroligt ens.
Ud over at registrere aktiviteter og projekter, er det at registrere timer for timelønnede medarbejdere eller medarbejdere der ikke arbejder på faste tidspunkter, også noget at overveje. En lignende udfordring er hvor en projekttidslinje skal rapporteres nøjagtigt og specifikt for at kunderne kan blive opkrævet pr. time.
Forkert tidsstyring kan skabe noget rod i enhver situation, og disse specifikke eksempler fremhæver vigtigheden af at vide hvordan man registrerer tid. Hvis organisationen eller medarbejderne selv – især når du er freelancer eller arbejder hjemmefra! – ved hvordan man rapporterer tid, kan alle være rolige; ellers kæmper vi mod tiden for en truende deadline, uden at vide hvordan vi skal fordele tiden for at gøre det let håndterbart.
I det væsentlige giver timeregistrering os råd til at opdele de største projekter og aktiviteter i mindre, lettere håndterbare opgaver – noget, som enhver dygtig fagperson, vil fortælle dig, er nøglen til at udføre næsten alt med succes.
På den anden side, hvis du finder nogen (eller dig selv) der spørger: “Hvad er tidsregistrering?” med foragt og mistanke, kan det være en forståelig reaktion, selvom vi ved at bekymringen i sidste ende er ubegrundet.
Lad os se på disse bekymringer, før vi går i gang med en diskussion om hvordan man registrerer tid for at dæmpe enhver tvivl eller misforståelse, der forklarer hvorfor tidsregistrering undertiden kan forårsage frustration.
Potentielle problemer med tidsregistrering
De fleste potentielle problemer med tidsrapportering afhænger alt sammen af den løsning der bruges. Vores næste afsnit går nærmere ind på dette, men når vi tager disse spørgsmål i betragtning, hjælper det os med at forstå vigtigheden af at vide, hvordan vi rapporterer tid på den bedste måde.
Hvad er timeregistrerings første ‘problem’, der muligvis kan skræmme folk? Hvis du gætter på privatlivets fred, kan det skyldes at vi alle overvejer de samme bekymringer. Det virker demoraliserende eller endog direkte stødende at overveje at en anden holder øje med din tid! Dette er grunden til, at løsningen der bruges til timeregistrering, skal være ikke-påtrængende – derfor vores forslag til noget der integrerer tidsregistrering med Outlook.
Brugerimplementering kan også være et vanskeligt problem; brugeradoption kan være lav, især hvis der bruges en simpel tidsregistreringsapplikation der kræver at medarbejderne har et ekstra trin at huske, en ekstra opgave at udføre, en ekstra gene at håndtere, før de betragter en opgave som ‘færdig’.
Du har måske allerede gættet det denne gang; en diskret tidsrapporteringsløsning sikrer at der er automatisering i administrationen. Tænk på funktioner som et enkelt flekstid-løsningsprodukt, der integreres med noget som Microsoft Outlooks kalender, mens det gør det muligt at foretage manuelle indtastninger og derefter giver mulighed for, at timeregistreringer let kan godkendes af ledere, plus muligheden for at tilføje udgifter og timepriser til dem. Det skal være i stand til at generere standardrapporter, dele data med ERP, CRM, Excel eller andre systemer, og have et indbygget rollebaseret tilladelsessystem.
Sådan registreres tid på den bedste måde
Enhver diskussion om hvordan du rapporterer tid i din virksomhed, indebærer også at vide hvordan du implementerer timerapportering i organisationen. Hvis du er freelancer eller er på farten, kan det være sværere at skulle overbevise dig selv, men vi er overbeviste om, at du vil kunne klare det.
Tidsregistrering involverer tre hovedelementer: tidsindtastning, godkendelser og generering af rapporter. Den eneste reelle mulige måde at få disse gjort ubesværet på, er ved hjælp af en softwareapplikation. Ellers involverer geo-fencing, papir-regneark og stempelkort-baserede systemer praktisk talt at oprette en helt ny timeregistreringsafdeling i din organisation og dedikere (nogle vil sige spilde) tid, ressourcer, arbejdskraft, energi, opmærksomhed, penge og endda ofre tillid og samvær i jagten på noget, som en god timeseddelrapporteringsløsning kunne gøre for dig.
Hvorfor tidsregistreringssoftware er den bedste løsning
Nu hvor vi er informerede nok til at svare på “hvad er tidsregistrering” og forstå at det at vide hvordan du bedst registrerer tid, er kernen i tidsrapportering, så lad os forstå hvad vi skal se efter i den timeregistreringsløsning vi går efter.
Hvad vi ønsker at gøre er noget der ligner det stationære handlingsprincip i fysik; gør det minimale som giver os mest med hensyn til resultat. Udnyt eksisterende systemer, sæt dem i gang, og lad væksten sammensætte sig selv. Vi forstår, at dette ikke kan gøres manuelt ved hjælp af en timer eller et stopur – det er heller ikke nødvendigt med en dedikeret og separat timeseddel-produktpakke.
Vores gennemgående eksempel med noget der fungerer med Outlook, er et godt eksempel, fordi det ikke kræver manuel output og er en proces, der er automatiseret og ikke irriterende. Andre processer såsom regnskabs- og faktureringssystemer, projektstyringssystemer og ressourceplanlægningsløsninger kan normalt også dele data begge veje med dette.
Konklusion
Tidsregistrering giver os også mulighed for at udnytte den fulde kraft af dataanalyser.
Når timeregistreringer automatiseres gennem Outlook-kalenderen, for at fortsætte med denne tankegang, er alt strømlinet. Da aktiviteten, organisationen og projekterne allerede findes i kalenderaftalen, skal der ikke indtastes noget nyt manuelt.
Data præsenteres på en ensartet måde, som kan gøre det muligt for en tidsregistreringsløsning at arbejde med sin magi, og give os værdifuld information på få sekunder, hvis vi overvejer tidsaspektet, eller uden yderligere omkostninger, hvis vi ser på det fra regnskabsafdelingens synspunkt. Hvad dette betyder, er at du bygger på hvad du har.
Tidsregistrering behøver ikke at være et stort bøvl eller dræne dine organisatoriske ressourcer. Den samme datasamling kan bruges til timeregistrering, såvel som at foretage relevante konklusioner fra den til information der skal bruges i andre systemer, såsom dine Customer Relationship Management (CRM) og Enterprise Resource Planning (ERP) -løsninger. Dette giver bedre budgetanalyse og giver dig endda mulighed for at identificere enhver form for afvigelser mere præcist, hvis behovet skulle opstå. Tidsregistrering giver dig mulighed for at lade dataene tale for sig selv.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
