Hvad er Timeregistrering og Hvordan kan du Gøre det NEMT i Outlook

Hvad er timeregistrering?

Hvis du er en succesrig organisation, kender du sandsynligvis allerede svaret på spørgsmålet “Hvad er timeregistrering?” Hvis du vil have din organisation eller virksomhed til at blive mere succesrig, er du nødt til at vide hvad tidsregistrering er.

På det mest grundlæggende niveau bruges tidsregistrering og timesedler til registrering af de timer der er arbejdet i din virksomhed. Det er det. Men som du sikkert har gættet, er der meget mere i det end det her. Registrering af din tid eller dine medarbejderes tid betyder at du kan se hvordan du brugte din tid, på hvilke projekter, aktiviteter, etc.

I nogle organisationer rapporterer du tid ved at bruge et papirkort af en slags, som du stempler ind og ud med, når du ankommer og forlader arbejdet. I nogle kontormiljøer ville du også bruge en mere traditionel tilgang ved hjælp af papir og pen eller et regneark. Og så igen, i mere sofistikerede miljøer, ville du bruge en bedre softwarebaseret tilgang til timeregistrering for at gøre det lettere og mere præcist. Vi vil udforske dette mere senere i artiklen.

Dine timeregistreringer bruges meget ofte også til at beregne løn. Selvom du ikke betaler medarbejdere pr. time, er det normalt godt for både ledelse og medarbejdere at vide hvor mange timer der lægges i arbejdet, og også hvordan de bliver brugt.

Hvis din virksomhed fakturerer kunder på timebasis, eller selv hvis den laver fastprisprojekter, skal du vide hvordan tiden blev brugt på dine individuelle kunder og deres projekter.

Hvis du ikke sælger timer eller laver kundearbejde som sådan, er det stadig nødvendigt at vide hvordan du har brugt din tid, så du kan se om du bruger den bedst muligt.

I denne artikel dækker vi hvad tidsregistrering er, fordelene, udfordringerne og hvordan det gøres nemt for alle. Læs videre…

Fordele ved tidsregistrering

Så hvad er en timeseddels fordele for din organisation? Som nævnt ovenfor vil det vise dig hvordan du bruger din tid. Dette gør det muligt at optimere i overensstemmelse hermed.

Så hvis du kan se at du bruger mere tid på et bestemt projekt end du måske burde, kan du handle i overensstemmelse hermed. Dette kan betyde at du skal genberegne de påkrævede ressourcer, men det kan også betyde at noget af arbejdet ikke er gjort på den mest optimale måde, og du skal adressere det.

Hvis du laver fastpris-projekter for kunder, betyder det også at du kan se om en kunde er rentabel eller ej. Bruger du mere tid end du bliver betalt for, eller er nogle kunder meget rentable, så bør du sandsynligvis fokusere mere her.

Hvis du har en form for flekstidsaftale i din organisation, vil en ordentlig timeregistreringsløsning også hurtigt give dig et overblik over hvor mange timer hver medarbejder har arbejdet i forhold til hvad de skal. Hvis du vil, kan du også give dine medarbejdere adgang til disse data.

Alt i alt, ved at have en ordentlig tidsregistreringsløsning på plads, vil din organisation blive bedre til at optimere, da du får et indblik i hvordan tiden faktisk bliver brugt i forhold til hvad du troede (og det kan nogle gange afsløre nogle overraskelser).

Udfordringer med traditionel timeregistrering

Hvis du nogensinde har arbejdet i en organisation, hvor der blev brugt en mere traditionel tilgang til tidsregistrering og registrering af timer, for eksempel ved at have en papirbaseret tilgang, ved hjælp af regneark eller bare skulle indtaste i en separat softwareformular, ved du hvor tungt dette kan være.

Det ender som regel med at tage en uforholdsmæssig stort mængde tid, bare at rapportere tid, hvilket er lidt ironisk. Desuden ender det meget ofte ikke med at rapportere hvad du gjorde, men mere om at nå et bestemt antal timer, for eksempel 40.

Med disse mere manuelle og arbejdskrævende tilgange til timesedler, ender det også meget ofte med at tidsrapporteringen ikke bliver gjort overhovedet, eller i det mindste ikke før en leder har været nødt til at minde medarbejderne om det flere gange. Det er irriterende for både medarbejdere og ledere.

Det betyder at timeregistreringen bliver unøjagtig og mere gætværk end de reelle fakta. Dette er ikke ideelt hvis du vil fakturere dine kunder præcist, betale dine medarbejdere korrekt eller optimere din organisation.

Hvis du i øvrigt ikke nemt kan se hvordan tiden er brugt via brugervenlige rapporter efter behov, betyder det også at alle har svært ved at se fordelene. Og det er enorme fordele, hvis du gør det korrekt.

Så hvad er en tidsregistreringstilgang, der virker?

Sådan gør du tidsregistrering nemt

Så hvordan gør du tidsporing nemt? Som vi allerede har dækket, at skulle gå ind i et andet softwareprogram, regneark eller endda papir, er ikke den mest ideelle måde at tilgå dette på.

For at få det til at fungere, skal du bruge et værktøj som dine medarbejdere allerede er bekendte med. Så hvis du bruger Microsoft Outlook, som de fleste professionelle organisationer, skal du kigge i den retning. Dine medarbejdere bruger sandsynligvis allerede kalenderen til at styre deres tid, så du bør finde en løsning der bygger på dette.

Det betyder at der næsten ikke vil være nogen indlæringskurve, da de allerede ved hvordan man bruger Outlook. De har allerede deres aftaler der og er bekendte med det, så byg videre på det.

Hvad er timeregistrering i Outlook?

Som nævnt, hvis du allerede bruger Microsoft Outlook-kalenderen til at administrere aftaler og tid, skal du finde en løsning som TimeSheet Reporter der bygger på dette.

Når du opretter en ny aftale, kan du nemt vælge den relevante organisation, projekt og aktivitet, som denne post er relateret til, og din tidsregistrering er mere eller mindre færdig. Det er det.

Når du er færdig med aftalen, kan du eventuelt sende den til godkendelse, og det er alt hvad dine medarbejdere skal tænke på dagligt.

Dette gør det utrolig nemt for alle, da din tidsrapportering faktisk vil blive gjort og til tiden. Det gør det også meget mere præcist, da gætteriet er taget ud af ligningen, da de fleste medarbejdere er meget gode til at vedligeholde deres kalendere.

Alle vinder!

Andre funktioner din løsning til registrering af timer bør have

Udover at registrere din tid via Outlook, skal din løsning også give dig mulighed for at få supervisor-godkendelse af indsendte tidsregistreringer. Dette er især vigtigt hvis du bruger dette som grundlag for fakturering eller lønning, men kan også stadig være meget relevant for generel projektstyring.

Desuden bør din timeregistreringsløsning også give stærke rapporteringsfunktioner, så du nemt kan få et overblik over hvordan tiden er brugt og også gå dybere ind i dette hvis du ønsker det. En god mulighed her er også at give dine almindelige brugere adgang til disse rapporter, eventuelt kun for deres egen tid.

En anden god mulighed at have er evnen til at registrere udgifter og timepriser, sammen med din registrering af timer, hvis du har brug for dette.

Næste skridt

Så nu kender du svaret på spørgsmålet “Hvad er timeregistrering?”, og du ved også hvad du skal kigge efter i en løsning, samt de fordele det kan give.

Som du kan se bruges timerapportering ikke til at udspionere dine medarbejdere, men til at give alle adgang til at vide hvordan du rent faktisk bruger din tid i stedet for bare at gætte.

Hvad du nu skal gøre er at implementere den bedst mulige løsning til din organisation. Gå i gang nu. Jo hurtigere du begynder, jo hurtigere får du gevinsterne.