Hvad er timeregistrering?
Hvad er timeregistrering?
“Hvad er timeregistrering?” Du har måske stillet dette spørgsmål, da du har hørt at for at få succes nu om stunder, skal du vide hvordan folk har brugt deres tid, og du skal også vide, hvordan du bruger din egen tid. Det er meget lang tid siden at du ville stemple ind og ud med et stempelkort i begyndelsen og slutningen af din arbejdsdag.
Hvis du er i et kontormiljø, er der meget bedre måder at gøre dette på. Lad os se på hvordan du kan svare på spørgsmålet ‘Hvad er timeregistrering?‘
Udfordringerne med timeregistrering
At finde en løsning, der passer til din organisations behov, er som regel den største udfordring når du begynder at kigge efter god tidsregistreringssoftware.
Du vil ikke have at din arbejdsstyrke er utilfredse med at bruge dit tidsrapporteringssystem. Udfordringen med nogle produkter er at de er besværlige at bruge.
Dine medarbejdere skal lære et noget nyt software at kende, og de skal også gå ind i forskellige systemer for at rapportere tid. Ironisk nok bruger de meget tid på blot at rapportere tid. Dette kan føre til unøjagtig tidsregistrering (hvis folk bruger systemet overhovedet), hvilket kan føre til problemer med HR, herunder lønningsproces, sygefravær, fridage (inklusiv betalt fravær). Det kan også føre til problemer med projektledelsen overordnet set og resultere i ledere og brugere der ikke ved hvordan de har brugt deres tid på interne projekter samt kundeprojekter.
Som følge heraf kan brugerne ikke blive kompenseret rigtigt og få de rigtige tal på deres lønseddel, og du ved heller ikke om antallet af timer brugt på et projekt har oversteget det der blev aftalt.
Så generelt, når du vil have svaret på ‘Hvad er timeregistrering?’, vil du ikke have en løsning, der gør tingene sværere for dine medarbejdere og gør tingene upræcise. Du vil have det modsatte af dette.
Hvad er timeregistrering – løsningen
På baggrund af ovenstående udfordringer vil du have en løsning til din virksomhed, der gør det så nemt som muligt for dine brugere at rapportere tid og samtidigt gør det nøjagtigt, så du faktisk kan se hvordan du har brugt din arbejdstimer og arbejdstid, og på denne måde bestemme den bedste vej frem og den bedste udnyttelse af ressourcerne.
Det vigtigste her er at finde en løsning hvor der kræves et minimum af træning, så du bør se på produkter som dine medarbejdere allerede har det fint med at bruge.
De fleste organisationer bruger i dag Microsoft Outlook-kalenderen til at planlægge og administrere deres aftaler. Du bør derfor finde en løsning der kan integreres med denne kalender og bruge aftalerne som grundlag for din tidsregistrering.
På den måde er det nemt for brugere og ledere at holde styr på hvordan tiden bruges, hvor man skal optimere og hvordan man fordeler ressourcer på bedst mulige måder.
Løsningen skal desuden komme med standardrapporter, som også vil indeholde en grafisk repræsentation af data, og du skal kunne eksportere dette til CSV-filer eller bare Excel, så du kan arbejde med disse data i andre systemer, hvis du har brug for at gøre dette.
En valgfri godkendelse af timeregistreringer af supervisors er også fantastisk at have, og dette er især tilfældet hvis du arbejder med en timesats på kundeprojekter. De vil have din tidsrapportering til at være præcis, og det gør du også, så du kompenseres retfærdigt for de arbejdede timer.
Gør fordelene tydelige
Så nu har du fundet det ideelle system til timeregistrering, der integreres med Microsoft Outlook-kalenderen, og giver dig klare oversigter over hvordan tiden er brugt. Men hvordan får du dine medarbejdere til at støtte op om implementeringen og denne måde at gøre tingene på?
Først og fremmest er det yderst vigtigt at besvare deres bekymringer om hvad timeregistrering i vores organisation bruges til. Understreg at det ikke er for at holde øje med hver eneste af deres bevægelser og sørge for at de møder til tiden. Det er for at de og ledelsen kan se hvordan tiden bliver brugt og på hvilke projekter. Du vil også gerne se hvordan disse projekter bevæger sig fremad.
Disse indsigter kan virkeligt være en øjenåbner for de fleste personer, da du nogle gange kan have nogle gæt om hvordan tiden bliver brugt, men at se fakta kan nogle gange være noget overraskende.
Så sørg for at alle involverede ved at dette bruges til at gøre livet lettere for alle og for at gøre organisationen mere effektiv samt gøre den enkelte bruger mere effektiv ved at bruge tid på de rigtige ting.
Næste skridt
Så når du besvarer spørgsmålet ‘Hvad er timeregistrering?’, bør du nu kunne svare på at det er en god softwareløsning, der tager følgende i betragtning:
- Find en løsning, der understøtter din måde at arbejde på
- Har integration med Microsoft Outlook kalenderen
- Har stærke rapporteringsmuligheder
- Er gavnlig for både medarbejdere og ledelse
- Involver brugerne tidligt og vis dem fordelene
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
