Hvordan du forbedrer medarbejdernes effektivitet med det rigtige tidsregistreringssystem

Hvordan du forbedrer medarbejdernes effektivitet med det rigtige tidsregistreringssystem

Hvordan du forbedrer medarbejdernes effektivitet med det rigtige tidsregistreringssystem

Tid er guld. Eller i det moderne erhvervslivs kontekst, tid er penge. Du har sikkert hørt det gamle ordsprog mange gange. Når det kommer til at drive en rentabel, sikker og pålidelig forretning, gælder dette ordsprog stadig.

En af de største aktiver i en virksomhed er medarbejderne. Dette er virkelig tydeligt, siden hvem kan ellers påvirke succes og deroute i en organisation udover de mennesker der arbejder i den. I virkeligheden er de essentielle for at en virksomhed kan generere indtægter. Og der er ingen tvivl om at indtægter er det der holder en virksomhed i live.

Det triste er at mens medarbejderne er ekstremt vigtige for succes i en virksomhed, der det ikke hver virksomhedsejer der tænker på det på den måde. Ja, de sætter pris på deres medarbejdere, giver dem en rimelig løn, de rette værktøjer til at udføre deres arbejde fortrinligt, og omsorg for deres velvære med sundheds- og feriegoder, men hvad de ofte overser, er hvordan medarbejderne bruger deres tid effektivt.

Win-win-situationer med et tidsregistreringssystem

Når du i virkeligheden tænker over medarbejdernes effektivitet eller tidsstyring, er det en win-win-situation. Virksomheden vil få fordele, fordi der ikke vil være nogen medarbejder-spildtid, og ingen projekt eller aktivitet spildes. Tabene er minimeret og operationerne vil køre som en velsmurt maskine. Medarbejderne vil også høste fordele, fordi det vil gøre deres arbejde mindre stressende og mere tilfredsstillende ved at vide at de har afsat og brugt deres tid godt. Behovet for at lave overarbejde vil også blive minimeret, så medarbejderne kan bruge mere af deres dyrebare tid med deres familie og venner.

Ved at integrere et passende tidsstyringssystem i virksomhedens daglige operationer, vil alle høste fordele, fra virksomhedsejeren, til direktørerne, til lederne og supervisors, samt medarbejderne, hvilket basalt set udgør hele virksomheden!

Mange virksomheder har rent faktisk deres eget tidsrapporteringssystem på plads, men problemet er at det er for krævende eller besværligt at bruge. Der er tidsregistreringssystemer der er så komplicerede at medarbejdere tager en hel dag for at arbejde på det, bare for at opdatere dens indhold og indsende en anstændig rapport til deres ledere. Det er på en måde ironisk – en hel dag brugt, blot for at indsende en effektivitetsrapport.

For det meste, på grund af den komplekse karakter af deres tidsregistreringssystem og det faktum at de har så mange opgaver at udføre på så kort tid, ignorerer medarbejderne undertiden systemet og opfylder bare aldrig rapporteringskravene. Dette frustrerer afdelingsledere, som uden rapporter intet grundlag har for hvordan de kan træffe de bedste beslutninger, der vil gavne alle. Og lederen selv kan ikke håndhæve brugen af systemet overfor sine folk, da han selv er belastet af at bruge det.

Hvor mange gange har du hørt virksomheders historier som denne? Dette er en normal situation (for virksomheder der ikke bruger TimeSheet Reporter), og hvis du virkeligt undersøger det, er problemet ikke selve timeregistreringssystemet, men dens kompleksitet og brugervenlighed.

Få det rigtige timeregistreringssystem

Den indlysende løsning på dette problem er at have et forenklet tidsstyringssystem. Hvad hvis en virksomhed kan bruge et program som deres ansatte allerede har brugt hele tiden, let tilgængeligt, let at bruge og få adgang til, og bygge på det? Undersøgelser viser at når du strømliner en arbejdsproces, stiger sandsynligheden for at medarbejderne lever op kravene, i takt med at du forenkler den. Og kravoverholdelse stiger yderligere, når du bruger noget der allerede er velkendt og genkendelig for brugerne. Igen, disse er sandheder der er meget lette at observere.

Microsoft Office Outlook-kalenderen er allerede et almindeligt anvendt program blandt kontoransatte som en del af deres ordning i forhold til personlig tids- og informationsstyring. Årsagen er at det er meget nemt at bruge, selv for en person med begrænset viden i forhold til at bruge computere. Programmet er også inkluderet i nogle standard-applikationer, der som regel allerede er installeret på kontorets computer-enheder, så det er tilgængeligt.

Hvad hvis du kombinerer dette meget enkle program med supplerende software, for at tilpasse et tidsregistreringssystem der passer perfekt til alle rapporteringskravene i din virksomhed? Dette ville være en kæmpe fordel for din virksomhed.

Ved at integrere med Outlook kalenderen et supplerende tidsregistreringsprogram, der i aftale-vinduet kan medtage en medarbejder-defineret organisation, projekt og aktivitet, så ville det være meget nemmere og enklere. For medarbejdere, der arbejder på farten det meste af tiden, kan du så forbedre den med en mulighed for at gøre dette når du er offline, samt en funktion, der giver dem mulighed for at indberette deres tid med deres mobile enheder, såsom en smartphone eller tablet.

Tilføj en anden funktion, der konverterer alle disse data til en rapport, som er tilgængelig både i skriftlig og grafisk repræsentation, så synes tidsregistrering at være blevet næsten helt ubesværet. En medarbejder kan bare klikke på en “send” knap, og hans rapport registreres og er straks sendt til hans supervisor eller leder.

En supervisor eller leder kan så tydeligt se rapporten og effektivt og hurtigt træffe en beslutning om hvorvidt de vil godkende den eller ej. Hvis den godkendes, vil indsenderen se det med det samme, og hvis afvist, vil rapporten blot komme tilbage til afsenderen med nogle bemærkninger om det.

En anden fordel ved at have en fælles metode til at indsende tidsregistreringer er at alt er standardiseret. Supervisoren eller lederen kan nemt opdage hvis der kan være nogle huller eller mangler i en rapport og kan straks gøre medarbejderen opmærksom på det med henblik på at se på den gang til. Gennemgang og tilretninger kommer inden for få minutter eller timer, og ikke dage efter at medarbejderen allerede har glemt hvad han rapporterer om, eller hvad der var hændt.

Og for yderligere at forbedre virksomhedens drift, hvad hvis du også kan integrere dette forenklede og tilpassede tidsrapporteringssystem i andre vitale kontorsystemer, såsom ERP, CRM og regnskab? Manifestationen bliver tydelig og på tværs af hele virksomheden, og forbedrer ikke blot din virksomheds medarbejdereffektivitet, men også virksomhedens omdømme og branding, kundeservice-tilfredshed og økonomiske bundlinje. Disse er enorme fordele, der helt sikkert vil øge en virksomheds succes.

Det lyder måske for godt til at være sandt, men det er da muligt. Alt det kræver er innovation, en bevidsthed om at bruge noget der allerede er der, og tilføje til det en anden ting, der simpelthen vil forenkle det og samtidig udvikle sin funktionalitet på en måde, der bedst tjener både de ansatte og virksomheden.

Faktisk er der en softwarevirksomhed lige nu, der tilbyde denne form for løsning til dine tidsregistreringsbehov. Et timeregistreringssystem, der ikke kvæler dine medarbejdere eller sætter dem i en ubehagelig situation vil føre dig langt i forhold til at drive en holdbar virksomhed.

Og du har måske gættet det nu – et system, der kan hjælpe dig med alt ovennævnte er TimeSheet Reporter.

Brows rundt på vores hjemmeside for at lære mere om løsningen, og hvis du ikke allerede har gjort det, så få også en gratis prøveversion.

Vi ser frem til at hjælpe dig.

 

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: