Vi har været tilfredse med TSR - meget høflige, tålmodige og lydhøre
- Læs mere...

Hvordan du gør Outlook til en tidsregistreringskalender

Hvordan du gør Outlook til en tidsregistreringskalender

Hvordan du gør Outlook til en tidsregistreringskalender

I erhvervslivet afhænger alt hvad du tager ud af det, på alt hvad du putter i det. At starte og administrere din egen virksomhed er en af ​​de mest spændende og givende processer i hele verden, men det kræver meget arbejde. Hvis du er villig til at gøre det, vil belønningen dog hurtigt begynde at vokse.

Iværksættere over hele kloden søger konstant innovative og kreative måder at forbedre deres virksomheder på, hvilket er en af ​​de primære årsager til at så mange virksomheder nu implementerer software til kalendertidsregistrering og timeregistreringssoftware i deres forretningsmetoder. Selv om medarbejderne sandsynligvis vil tøve med at omfavne tidsregistreringssoftware til at starte med, når de forstår hvordan det virker og lige ser hvor effektivt det kan være i et forretningsmiljø, vil du ønske at du havde implementeret det tidligere.

For at hjælpe med at få mest muligt ud af det, er her et kig på nogle nyttige tips til at udnytte en tidsregistreringskalender og timeregistreringssoftware i et forretningsmiljø.

Prøv at oprette blokplaner

Når det kommer til at bruge en tidsregistreringskalender, er det vigtigt at du organiserer dig selv og dine medarbejdere. For at få mest muligt ud af timeregistreringssoftware skal du organisere ting og forsøge at oprette blokplaner for arbejdet. Det er ikke godt nok blot at tage den på rutinen og se hvilke opgaver der prioriteres hver morgen, når du går gennem dørene og sidder ved dit skrivebord. Før du overhovedet begynder på dagens arbejde, skal du vide hvad du og dit team skal lave. Det er her hvor blokplaner kan integrere så godt med en tidsregistreringsløsning. Da den typiske arbejdsdag er omkring 8 timer, inklusiv tid til frokost, kan du stort set tage disse 8 timer og opdele dem i sektioner for hver enkelt medarbejder og dig selv. Så når folk begynder at arbejde om morgenen, har de sandsynligvis emails og papirarbejde at komme igennem, så der er omkring 2 timer der. Derefter kan det være et par timer med solidt arbejde, før en time til frokost. Klokken 13 kan du igen arbejde på hvilke projekter eller opgaver der skal udføres, og så videre. Grundlæggende gør en blokplan at du og dine medarbejdere alle er organiserede og ved hvordan de kan bruge deres tid. De bruger ikke 10 minutter på at arbejde, derefter besvare en email, og derefter arbejde et par minutter før de laver en faktura og så videre. Blokplaner hjælper med at organisere arbejdsbyrder, hvilket gør din tidsregistreringssoftware ekstrem effektiv.

Udnyt Outlook som tidsregistreringskalender

En anden meget effektiv måde at få mere ud af din timerapporteringssoftware er at benytte den med Outlook. Ideelt set vil du have software der integreres med Outlook, for at oprette en tidsregistreringsskalender. Herfra kan du projicere din tid. Hvis du har tidsfrister for opgaver og projekter, skal du sætte dem ind i kalenderen som opgaver sammen med grove skøn for deadlines for at få dem færdige. I bund og grund, hvis du forestiller dig at en opgave vil tage 3 timer eller 3 uger at fuldføre, kan du blokere dem de 3 timer eller de 3 uger og fokusere primært på den aktuelle opgave. Ved at projicere din tid får du en overordnet ide om hvor lang tid en bestemt opgave skal tage, og du kan derefter fokusere på det i overensstemmelse hermed. At finde timeregistreringssoftware der integreres med Outlook, er utroligt gavnlig og er værd at kigge nærmere på.

Sørg for at gennemgå de indsamlede data

Som virksomhedsejer er hele pointen med at bruge tidsregistreringssoftware i første omgang at sikre at du og dine medarbejdere bruger tid på den mest produktive måde. Den fantastiske ting ved denne type software er at tiden let kan gennemgås og opdeles tydeligt ved brug af grafer og diagrammer, hvis det er nødvendigt. Som leder af virksomheden skal du forstå hvordan tiden bliver brugt, så hver uge gå over de indsamlede data og se om tiden faktisk bruges produktivt. Hvis du for eksempel har tre medarbejdere, der arbejder på tre stort set identiske projekter, alt sammen på samme tidspunkt, og du kan se, at en af ​​de tre er bagud, tyder det på, at der kan være et problem. Nu bruger du ikke denne information som en undskyldning for at sætte medarbejderen på plads og bare fortælle dem at de skal arbejde hårdere, du ser dybere end det. At de kæmper viser at de enten har for mange mindre opgaver og prioriteter, og at deres samlede arbejdsbyrde måske er for stor, eller det viser simpelthen at de kæmper af andre grunde. Derefter kan du bruge data til at tage medarbejderen diskret til side, sætte dig ned med dem og finde ud af om de har brug for hjælp. En anden meget nyttig del af dataevalueringsprocessen er at det giver dig mulighed for at se om du holder planen i forhold til projekter og opgaver, og hvis ikke, kan du blot omfordele ressourcer i overensstemmelse hermed. Glem ikke at gennemgå dine egne tidsstyringsfærdigheder, da det er lige så vigtigt, hvis ikke mere, end at vide hvor godt dit hold yder.

Sørg for at medarbejderens tidsregistrering er organiseret

Når det kommer til registrering af tid, er en anden meget effektiv ting at huske at alle medarbejderes tidsregistrering bør være organiseret og til tiden. Du kan ikke bare få nogle medarbejdere til at indsende deres timesedler når de har lyst til det, da det vil bremse alle sammen og gøre dit liv meget sværere. Når det er tid til at indsende ugentlige timesedler, skal hver medarbejder sende deres ind på samme tid hver uge. Den mest logiske løsning ville være i slutningen af ​​arbejdsdagen på en fredag, selvom det hele afhænger af de timer og dage, du arbejder. En anden god mulighed er at indsende tidsregistreringen til godkendelse så snart aftalen er udført. Det er ligegyldigt om du foretager gennemgangen, eller din projektleder gør det, det der er vigtigt at huske er at alle timesedler skal indsendes til tiden for at gøre livet lettere. Igen er det her, hvor timeregistreringsværktøjer og -software bliver så nyttige, fordi det grundlæggende betyder, at timesedler kan indsendes og gennemgås med et klik.

Sikkerhedskopier altid dine data

Uanset om du har ansvaret for at gennemgå dit teams tidsregistreringsdata, eller din projektleder har, skal du sørge for at tidsregistreringskalender-data og timeregistreringsdata løbende sikkerhedskopieres og holdes sikker. Husk at tidsrapportering ikke kun hjælper dig på kort sigt, men det kan også hjælpe dig på lang sigt. Lad os for eksempel sige at du ønsker at gennemgå en medarbejders månedlige arbejde, alt du skal gøre er at hente deres timeregistreringsdata for måneden og bruge denne info for at finde ud af hvad der er hvad. Du kan se på om de konsekvent har opfyldt deadlines og kan identificere deres styrker. Du kan også bruge det til at identificere deres svagheder. I bund og grund hjælper tidsregistreringsdata dig med at få en forståelse for hvor godt dit team, dig selv og din virksomhed yder. Du kan se om du overholder deadlines konsekvent, og om de bliver mødt med tid i overskud. Hvis nogen mangler, kan du søge efter mønstre eller fællesnævnere til måske at forklare hvorfor de mangler. Du kan derefter handle i overensstemmelse hermed. Men hvis du ikke har adgang til dine tidsrapporteringsdata, hvordan kan du vide hvad der sker? Så fantastisk som teknologi er, er der altid risiko for tab af data eller cyberangreb, og derfor er du nødt til at have backup af alt. Lad os for eksempel sige at dit system brød sammen, og du mistede flere ugers timeseddel-data, forudsat at det blev sikkerhedskopieret, ville du kunne få det tilbage på få sekunder. Hvis det ikke blev sikkerhedskopieret, ville du have et reelt problem i dine hænder.

Det er også derfor at du skal vælge en troværdig udbyder af din tidsregistreringsløsning, så du ved at du er i gode hænder.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Outlook tidsregistrering – Eksperttips til timeregistrering
Outlook tidsregistrering – Eksperttips til timeregistrering Det betyder ikke noget hvor du arbejder, hvilke tidspunkter du ar …

4 grunde til at du har brug for udgiftsregistrering med din tidsregistrering
4 grunde til at du har brug for udgiftsregistrering med din tidsregistrering I forretningslivet er tid penge. Desværre er tid …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified