Tidsregistrering med TimeSheet Reporter via Outlook-kalenderen har gjort tidsregistrering meget lettere for medarbejderne i min virksomhed
- Læs mere...

Hvordan du gør rejseafregning og -refusion virkelig enkelt og nemt

Hvordan du gør rejseafregning og -refusion virkelig enkelt og nemt

Hvordan du gør rejseafregning og -refusion virkelig enkelt og nemt

At have en række medarbejdere der bruger forskellige mængder penge på en række forskellige projekter, for eksempel i forbindelse med rejser, kan være vanskeligt. Ikke alene har du brug for at vide hvor mange penge de bruger, men du skal også vide hvor pengene bliver brugt og af hvilke grunde. Ikke alle virksomheder har mulighed for bare at udlevere virksomhedskreditkort og lade deres medarbejdere slå sig løs. Derudover ville dette være helt ineffektivt, da det ville være meget svært at registrere og overvåge. Hvis du har en række medarbejdere der pådrager forskellige udgifter i forbindelse med projektarbejde, rejser osv., og du vil holde øje med disse udgifter, er der virkelig ikke nogen bedre mulighed for dig end at bruge din tidregistreringssoftware til dette . Ikke alene vil denne software let give dig mulighed for at godkende udgifter, men den vil også give dig mulighed for hurtigt at refundere dine medarbejdere, hvis de bruger deres egne penge.

Integreres nemt med Microsoft Outlook

Det allerførste og sandsynligvis det vigtigste du skal vide, er at registrering af din medarbejderes udgifter bliver nemmere end nogensinde med den rigtige tidregistreringssoftware. Dette skyldes, at den bedste tidregistreringssoftware nemt kan integreres med din Microsoft Outlook kalender. Dette er et program som de fleste virksomheder allerede er bekendt med. Faktisk er der en meget god chance for at du og dine medarbejdere bruger dette som jeres primære kalender- og email-program lige nu.

Dette er også vigtigt, fordi det betyder at du ikke behøver at spilde værdifuld tid og ressourcer på at træne medarbejdere i hvordan de rapporterer deres udgifter. På grund af deres kendskab til Outlook vil de hurtigt tilpasse sig disse nye funktioner.

Godkend udgifter hurtigt

Når dine medarbejdere udfører forskellige projekter for forskellige kunder, vil der altid være uforudsete udgifter der kan opstå. Dette kan f.eks. være i forbindelse med rejser, hvor der kan være omkostninger for kørsel, hotelophold osv., hvor medarbejderne bruger deres egne penge og derefter indsender disse udgifter til godkendelse, der så skal refunderes bagefter. Det er derfor at det at have et ordentligt system til rejseafregning på plads er så vigtigt.

Den rigtige tidregistreringssoftware med understøttelse af rapportering af udgifter vil gøre godkendelsen af ​​disse udgifter nemmere og hurtigere end nogensinde.

Godkendelse af udgifter er virkelig ret nemt med tidregistreringssoftware. Alt du skal gøre er at åbne softwaren, og fra hovedmenuen navigere over til siden for godkendelse af udgifter. Her vil du se en liste over alle dine medarbejdere, der venter på at få godkendt udgifter. Klik blot på medarbejderens navn, og du vil få en mere detaljeret forklaring af udgifterne. Når du er færdig med at gennemgå udgifterne, kan du simpelthen trykke på afvis- eller godkend-knappen. Det er dog ikke det eneste du kan gøre. Du kan også redigere udgifterne, hvis der f.eks. er en fejl. Hvis du vil foretage justeringer eller fjerne visse udgifter, før du godkender dem, har du mulighed for at gøre det.

Hold styr på udgifter med rapporter

Hvis du vil holde din virksomhed kørende som en velsmurt maskine, skal du kunne registrere og overvåge medarbejderens udgifter. Du skal ikke kun vide, hvor meget de bruger, men du skal også vide hvor de bruger din virksomheds midler. Det er her hvor daglige udgiftsrapporter kan komme til nytte. Med tidregistreringssoftware kan du trække daglige eller ugentlige rapporter, der viser dig hvor mange penge dine medarbejdere bruger på udgifter og hvor de bruger dem.

Det er dog en ting at rapportere udgifterne. Når dine medarbejdere har brugt deres egne penge til virksomhedens udgifter, skal de selvfølgelig refunderes. Med det rigtige værktøj kan du nemt generere en rapport som beskrevet ovenfor, og derefter konvertere denne til en Word-skabelon til refusionsformål.

Dette refusionsdokument indeholder en oversigt over dine brugeroplysninger, de påløbne omkostninger og kan også underskrives af medarbejder og leder, hvilket gør det meget nemt for alle.

Gør rejseafregning og godtgørelse hurtigt for at holde medarbejderne tilfredse

Nogle gange finder projekter ikke altid sted på kontoret. Nogle gange skal medarbejdere eller projektledere forlade kontorerne for at få tingene gjort færdige. Og der kan være tidspunkter hvor medarbejderne skal foretage køb ud af deres egne lommer. Selvfølgelig vil de ikke tøve med at gøre dette, så længe du er villig til at refundere dem hurtigt. Når du har en række medarbejdere der venter på refusion for forskellige projekter, kan tingene blive vanskelige. Ikke alene vil det være svært at holde øje med hvem der har brug for refusion, men det vil også være svært at holde øje med hvor meget der skyldes til hvem. Den rigtige tidsrapporteringssoftware med understøttelse af refusion for rejseafregning kan løse netop dette problem og gøre dine medarbejdere gladere.

Når en medarbejder hurtigt refunderes for deres økonomiske bidrag til projektet, vil de blive gladere og mere produktive.

Nøglen er at gøre det så nemt for alle som muligt. Derfor vil den rigtige løsning blot give dig mulighed for at tilføje udgifter til dine tidsregistreringer, og du kan så nemt sende det til godkendelse og få din refusion udført hurtigt og nemt.

Så når du overvejer en løsning på rejseafregning og -godtgørelse, skal du sørge for at din tidsrapporteringsløsning kan håndtere dette, og at du kan rapportere det via din Outlook-kalender.

For at se, hvordan man registrerer udgifter med TSR, klik her…

 

Seneste nyheder

Fremmøde – Sådan bruges Outlook kalenderen som et automatiseret system til fremmøderegistrering
Fremmøde – Sådan bruges Outlook kalenderen som et automatiseret system til fremmøderegistrering Som virksomhedsleder er det v …

Hvordan du gør rejseafregning og -refusion virkelig enkelt og nemt
Hvordan du gør rejseafregning og -refusion virkelig enkelt og nemt At have en række medarbejdere der bruger forskellige mængd …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified