Vores medarbejdere finder det helt naturligt, at arbejde med tidsregistrering i Outlook
- Læs mere...

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Hvordan du integrerer dit system til flextid med Outlook

Med moderne teknologi på arbejdspladsen, der hele tiden udvikler sig med forbløffende fart, kan virksomhedsejere enten synke eller svømme. Med dette mener vi at de generelt bør omfavne teknologi og bruge det til deres fordel, i modsætning til at frygte det. Moderne teknologi er gavnlig af en lang række forskellige grunde, hvis du bruger det korrekt. Gennem årene er antallet af virksomheder der bruger tidsregistreringssoftware på arbejdspladsen steget drastisk, og efterhånden som flere og flere mennesker bliver opmærksomme på hvor fordelagtige disse softwareløsninger kan være, er det nemt at se hvorfor. På trods af dette er nogle virksomheder stadig imod at udnytte et system til flextid og inkorporere timeregistreringssoftware i deres forretningsstrukturer. Der er nogle med nej-hatten på derude, der har en illusion om at tidsregistrering på en eller anden måde bremser tingene, eller at det resulterer i ressourcer der bruges for at styre medarbejderne i de mindste detaljer. Sandheden er imidlertid, at fordelene ved at bruge en tidsregistreringssløsning, der også indeholder et flextidssystem, langt overstiger ulemperne. For at vise dig hvad vi mener, er her et kig på nogle måder hvorpå din virksomhed kan drage fordel af at bruge en sådan løsning.

Hvad er et system til flextid?

Flextid er en meget nyttig funktion designet til at gøre det muligt for brugerne at udnytte rapporteringsfunktionen i ​​deres timeregistreringssoftware for at få et generelt overblik over hvor mange timer der skulle have været rapporteret for en bestemt tidsramme. Denne information kan derefter sammenlignes med det samlede antal rapporterede timer inden for samme periode. For at give et generelt overblik, hvis du skulle have rapporteret 9 timer om dagen i 5 dage om ugen, skal den samlede tid der rapporteres være 45 timer. Hvis der imidlertid er rapporteret 50 timer, vil flextid-rapporterne indikere at du er 5 timer over. I bund og grund giver det dig en omfattende måde at holde øje med tid på en enkel og effektiv måde.

Tidsregistrering kan integreres med Outlook

Microsoft Office er lige så almindeligt på arbejdspladsen som kuglepenne og papir. Det betragtes som synonymt med erhvervslivet og at slippe af med det ville gøre langt mere skade end godt. Heldigvis er mange gode tidsrapporteringsværktøjer med et integreret system til flextid designet specielt til at integrere med Outlook, hvilket gør disse systemer lettere end nogensinde for medarbejderne at tage fat på. Især integrering af det med Outlook kalenderen hjælper medarbejderne med at styre deres tid og holder sig på sporet bedre end nogensinde før. Dette bringer os til…

Forbedrede projektplaner

Vi forstår at virksomhederne bliver alt for travle fra tid til anden, og det er til tider næsten uundgåeligt at et projekt skal løbe forbi deadline. Mens de fleste kunder vil være helt ok med at forlænge deadline hvis det sker meget sjældent, kan kunderne, hvis projekter bliver forsinkede alt for ofte, miste tålmodigheden og beslutte at kigge andre steder hen. At miste blot en enkelt kunde på grund af dårlig tidsoverholdelse i forhold til projektplaner er uacceptabelt, hvilket er en anden grund til at overveje at bruge tidsrapporteringssoftware på arbejdspladsen. Ved hjælp af et godt tidsrapporteringssystem vil du få et overblik over hvert projekt og det vil fortælle dig præcis hvor meget tid du tilfældigvis bruger på hver opgave. Hvis man f.eks. kan se at der er en bestemt type projekt der regelmæssigt falder en uge efter planen, fortæller dette dig at der skal gøres noget. Du kan enten forklare kunderne, at fremtidige frister vil være en uge senere end de er i øjeblikket, eller du kan simpelthen lægge flere ressourcer til de projekter der ofte er forsinkede, for at komme tilbage på sporet.

Sammenlign virksomhedens produktivitet

En anden fantastisk ting ved at bruge tidsregistreringssoftware på arbejdspladsen er at det giver dig et generelt overblik over stort set alt. Hvis du har brugt softwaren i et år eller længere, kan du gå tilbage til da du først begyndte at bruge det, og du kan tydeligt og enkelt sammenligne data for at finde ud af hvor meget mere produktiv du er. Tidsregistrering giver et generelt overblik over, hvor hurtigt opgaverne er blevet udført, hvor mange timer der er brugt på hvert job, medarbejder-timer og meget mere. At se disse data i grafform vil let give dig mulighed for at identificere din virksomheds styrker og svagheder. Når du har identificeret disse udfordringer, kan du derefter handle i overensstemmelse hermed.

Forbedret medarbejdermoral

Vi kommer til at være direkte her, når du først beslutter at integrere timerapporteringssoftware i din virksomhed, kan nogle af dine medarbejdere være lidt tilbageholdende. De kan være imod det, da de måske ser det som de bliver udspioneret og undersøgt. Ironisk nok giver tidsregistrering dem mere frihed, og når de selv indser dette, vil deres moral og produktivitetsniveauer rent faktisk blive bedre. Ser du, registrering af timer hjælper med at sikre at medarbejderne ikke overbebyrder sig selv og presser sig for hårdt. Hvis en medarbejder forsøger at udføre arbejdsbyrden for to, vil registreringen identificere dette og gøre det muligt for virksomhedsejeren at give den overbelastede medarbejder en smule tiltrængt hjælp. Dette lindrer derefter presset og hjælper med at øge moralen. Softwaren gør det også lettere for virksomhedsejere at belønne gode præstationer fra deres medarbejdere. Personalet vil få den hjælp de har brug for, de bliver ikke nødt til at arbejde så hårdt, og da flere deadlines er opfyldt, vil moralen gå op. Når moralen er oppe, er medarbejderproduktiviteten det også, og hele den positive spiral gentager sig selv.

Timeregistrering ser professionelt ud

En anden meget vigtig fordel forbundet med timeregistreringssoftware, og som mange virksomheder har tendens til at overse, er det faktum at timeregistrering hjælper forretningen med at se professionel ud. Til at begynde med, hvis du forklarer potentielle kunder at deres tidsfølsomme projekter er i sikre hænder takket være den timeregistreringssoftware du bruger, ser dette allerede godt ud fra din side, da det viser at du har styr på dine ting. Kunderne kan også lide at blive holdt ajour med hensyn til hvordan deres projekter og opgaver går. Hvis en vigtig kunde sender en email til dig eller ringer til dig, og spørger dig om en opdatering af status for deres ordre, i stedet for at du trækker tal ud af luften, kan du give dem et klart og præcist svar. Hvis f.eks. softwaren indikerer at det pågældende projekt er næsten fuldført, kan du sende denne information til kunden og give dem en ret præcis leveringsdato som følge heraf. Kunder elsker at blive holdt opdaterede, og det betyder også at der ikke er nogen ubehagelige overraskelser eller unødvendige spændinger at håndtere på grund af manglende kommunikation. Kort sagt, alle vinder, hvilket er præcis hvad enhver virksomhedsejer skal ønske at ske.

Du kan nemt se om du rapporterer det antal timer du bør

Ud over alle de ovennævnte fordele vil en timeregistreringsløsning med et integreret system til flextid også gøre det lettere for dig. Hvis dine medarbejdere skal rapportere et bestemt antal timer hver uge, måned eller år, kan du også med flextidsdelen af ​​systemet kontrollere, hvor mange timer der er rapporteret i forhold til dette, og se om nogen skal tage lidt fri, eller har brug for at lægge nogle flere timer.

Du kan også give de enkelte brugere adgang til disse data, så de let kan se hvordan de præsterer, uden nødvendigvis at se hvordan deres kollegaer gør.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

4 grunde til at du har brug for udgiftsregistrering med din tidsregistrering
4 grunde til at du har brug for udgiftsregistrering med din tidsregistrering I forretningslivet er tid penge. Desværre er tid …

Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning
Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning I nutidens hurtigt-bevægende, digitale æra …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified