Cost-benefit analysen for licensen er således meget positiv i min favør
- Læs mere...

Hvordan du NEMT bruger Outlook til ferieregistrering – Hvordan du også kan bruge din almindelige Outlook kalender som feriekalender

Hvordan du NEMT bruger Outlook til ferieregistrering – Hvordan du også kan bruge din almindelige Outlook kalender som feriekalender
Hvordan du NEMT bruger Outlook til ferieregistrering – Hvordan du også kan bruge din almindelige Outlook kalender som feriekalender

Udfordringer med traditionel ferieregistrering

Ferie er en god ting for alle. Uanset om du rejser eller er hjemme, er ferier afgørende. Det er en fantastisk måde at genoplade på, hvilket gavner både den enkelte person og den organisation som personen arbejder i.

I den henseende skal du selvfølgelig også vide hvor meget tid du har brugt på ferier, eller fravær generelt.

Med mere traditionelle tilgange, skal du registrere dette i separate softwareprogrammer eller i nogle tilfælde blot Excel-regneark. Dette kan være en stor hovedpine for både ledere og medarbejdere, da de skal ind i forskellige programmer, lære at bruge disse, og i mange tilfælde skal ledere indsamle og sammenkøre alle disse data manuelt.

Dette fjerner fokus fra vigtige ting, for eksempel som deres faktiske opgaver der skal udføres.

Når det er sagt, er det virkelig vigtigt at tiden, herunder ferietid, registreres korrekt. For alles skyld.

Så er der en nem og præcis måde at gøre dette på? Heldigvis er der. Læs videre…

Hvor skal man kigge hen?

Så hvor skal du kigge hen? Du skal finde en løsning til ferieregistrering, der gør det nemt for både medarbejdere og ledere. Du bør heller ikke overkomplicere ting, men heller ikke oversimplificere dem.

I mange tilfælde kan det f.eks. Ikke være nødvendigt formelt at anmode om fri gennem et system. Du spørger bare din chef om det er fint at du tager et bestemt antal dage fri på et bestemt tidspunkt. Så kan du og din leder hurtigt se hvor meget ferie du allerede har haft, og se om det er fint.

Så i de fleste tilfælde er alt hvad du virkelig har brug for, en måde til blot at registrere din faktiske ferietid og ikke mere. Dette er for både ledere og medarbejderes skyld.

Den løsning til ferietidsregistrering du vælger, skal også kunne give dig et overblik over hvor meget tid der er brugt på ferie.

For ledere skal de kunne få et overblik over alle deres medarbejdere samt detaljerede oplysninger om hver enkelt, hvis de har brug for det. Almindelige medarbejdere skal desuden også have mulighed for hurtigt at få et overblik over hvor meget ferie de har haft.

Ud over tidsrapportering på fravær, skal din løsning også give dig mulighed for at rapportere din ’normale’ arbejdstid. Det vil sige tid på interne projekter, kundeprojekter, administrative aktiviteter, mv. På denne måde kan du bruge systemet til så meget mere og også stadig kun have en enkelt løsning.

At gøre din almindelige Outlook kalender til en feriekalender også

De fleste professionelle organisationer og virksomheder bruger Microsoft Outlook. De fleste medarbejdere sætter også deres fravær i deres Outlook kalender, så det fungerer også som en personlig medarbejder-feriekalender. Du bør bygge videre på dette og lade dine medarbejderes arbejdskalendere også fungere som en feriekalender.

Med en tredjepartsløsning, for eksempel som TimeSheet Reporter, kan du bruge din Outlook-kalender til tidsregistrering, herunder på fravær og ferie. Du er måske allerede bekendt med TSR og ved hvordan du bruger det til at registrere ’normal’ tid. Du kan faktisk også bruge det til at registrere fravær, herunder ferietid.

Hvad du gør er at når du opretter en aftale i Outlook, bruger du TSR-tilføjelsen og vælger først en organisation fra dropdowns på aftalen. Dette kunne være din egen organisation. Derefter vælger du et projekt, for eksempel kaldet ’Fravær’ eller ’Fri’, og derefter en aktivitet, for eksempel ‘Ferie’.

Det er det. Og allerede på dette tidspunkt (efter at en synkronisering har fundet sted) kan du nu se dette i rapporter etc., så du også nemt kan få et overblik over hvad der er planlagt.

Når ferien er færdig, kan du (valgfrit) derefter indsende dine timer til godkendelse, og en supervisor kan så godkende det.

Du kan derefter oprette rapporter igen og se hvor meget afholdt/godkendt ferie har fundet sted.

Det bliver ikke meget nemmere end dette.

Gør det til gavn for alle

Når du vælger en løsning til ferieregistrering er det meget vigtigt, at du viser dine medarbejdere hvordan det vil gavne dem. Vis dem hvor nemt det er at registrere deres fridage ved at bruge Outlook som en feriekalender, hvor de sandsynligvis allerede har lagt disse oplysninger i til at begynde med.

Vis din ledelse hvor nemt det er at oprette rapporter for at få et overblik.

Overvej også at give dine almindelige brugere adgang til rapporteringsfunktionen, så de let kan se hvor meget ferie de har haft eller har planlagt.

Endeligt, find også en løsning som du også kan bruge til at registrere dine almindelige timer, så du ikke behøver at lære og få adgang til flere forskellige systemer.

Så det er sådan du nemt kan registrere din ferietid såvel som almindelig tid i din Microsoft Outlook kalender.

Gå i gang nu!

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …

Få næsten passiv tidsregistrering i Outlook – Den LETTE måde
Få næsten passiv tidsregistrering i Outlook – Den LETTE måde Traditionelle tilgange til tidsregistrering kan være bøvlet for …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified