Vores medarbejdere finder det helt naturligt, at arbejde med tidsregistrering i Outlook
- Læs mere...

Hvordan du registrerer medarbejdertid med en enkel timeseddel

Hvordan du registrerer medarbejdertid med en enkel timeseddel

Hvordan du registrerer medarbejdertid med en enkel timeseddel

Hvis du vil kunne se hvordan folk bruger deres tid i din organisation, optimere den måde du arbejder på, fokusere på de aktiviteter der bringer dig værdi, samtidigt med at dine brugere er glade, så læs videre…

Spørgsmål – hvordan du registrerer medarbejdertid?

Uanset om du arbejder som freelancer, en non-profit organisation eller en stor virksomhed, skal du sørge for at din virksomhed har så stor succes som muligt. En væsentlig del af dette er nøjagtigt at vide hvordan din arbejdsstyrke bruger deres tid. Dette er tilfældet, uanset om det er for fakturerbare timer, for interne aktiviteter eller blot fravær, og om det er for at sende en faktura til dine kunder eller bruges som grundlag for din lønningsproces.

Så hvordan registrerer du medarbejdertid? I nogle organisationer forsøger de at holde øje med arbejdstiden ved manuelt at indtaste tid i et separat program eller et regneark. Problemet med denne tilgang til tidsregistrering er at det kræver at brugerne husker præcis hvad de gjorde og på hvilket tidspunkt og dag, og det kræver også at de skifter til et separat program. Alt dette tager tid og bliver meget unøjagtigt, hvilket resulterer i at dine brugere ikke bliver så glade som de kunne være, og da de skal bruge så meget tid på det vil din arbejdsstyrkes produktivitet også lide en hel del.

Dette er ikke hvad du ønsker, hvis du vil have din organisation til at blive mere succesrig. Du vil have en enkel timeseddel, der gør livet lettere for dine medarbejdere, samtidigt med at din organisation bliver mere succesrig.

Svaret – En enkel timeseddel

Du vil have din timeseddel-software til at være så nem at bruge som muligt, samtidig med at den giver dig de tal og data du har brug for til at træffe velinformerede beslutninger, og for at gøre dine aktiviteter mere effektive.

Hvis din virksomhed eller organisation er som de fleste andre professionelle organisationer, bruger du Microsoft Outlook kalenderen til at planlægge dine aftaler og mere eller mindre hele din tid på daglig basis. En enkel timeseddel skal bygge videre på dette og integreres problemfrit med dette, så du kan bruge dine Outlook-kalenderaftaler som grundlag for din timeregistrering. Så dette er svaret på, hvordan du registrerer medarbejdertid.

Din registreringssoftware skal hjælpe dig med at forenkle ting og fungere på en intuitiv måde for dine brugere. På den måde bliver det meget lettere for dine brugere, da de ikke behøver at gå ind i forskellige applikationer, og de behøver ikke at huske hvad de gjorde hvornår. Det er altsammen der i kalenderen, hvilket din tidsregistreringssoftware skal kunne bruge.

Udover at registrere tid, hvis du også har brug for det, skal du have muligheder for registrering af udgifter samt timepriser i systemet.

Desuden er det at give supervisors mulighed for at godkende indsendte tidsregistreringer også en rigtig god funktion at have.

Endeligt skal løsningen naturligvis også give dig rapporter og oversigter over hvordan tiden er brugt, hvilket vil hjælpe dig med at eliminere aktiviteter, der ikke giver nogen værdi, beregne opgaveudgifter, se totaler, tildele ressourcer til de rigtige områder og hjælpe dig med den samlede arbejdsstyring.

Du skal selvfølgelig også kunne dele disse data med andre systemer eller medarbejdere via CSV-filer eller Microsoft Excel.

Gavner dine brugere

Det er alt sammen rigtig godt at du nu ved hvordan du registrerer medarbejdertid på den bedst mulige måde, men hvordan sikrer du at det også vil blive implementeret godt og modtaget godt af dine faktiske brugere?

Det er her afgørende at du forklarer dine medarbejdere hvorfor du registrerer tid overhovedet. Forklar hvordan det her er for at se hvordan tiden bliver brugt, både individuelt og for organisationen generelt, så du kan se om du fokuserer på de rigtige områder, eller hvis du skal genoverveje hvordan du prioriterer dine aktiviteter.

Giv dem adgang til rapporteringsfunktionen, muligvis kun adgang til deres egen tid, så de faktisk kan se hvordan de bruger deres tid selv. Det vil ofte være en øjenåbner og gavne dem på mange måder, da de derefter kan bruge deres tid på en mere produktiv og tilfredsstillende måde.

Du kan også vise dem hvor nemt det er at rapportere tid ved at bruge deres Outlook kalenderaftaler, sammenlignet med mere traditionelle tilgange, der ville tage tonsvis af tid for dem samt ledelsen i forhold til at indsamle alle dataene.

Så involverer dine brugere tidligt i processen og få nøglemedarbejdere til at være med til at etablere systemet i afprøvningsfasen, så de virkeligt kan udnytte og viderebringe den viden de får til andre medarbejdere.

Næste skridt

Forestil dig et scenarium, hvor dine brugere rent faktisk nyder at rapportere deres tid, og hvor de nemt kan få et overblik over hvordan de har brugt den. Forestil dig også at ledelsen er i stand til at have adgang til data og information lige ved hånden med brugervenlige rapporter, der klart viser hvordan tid og ressourcer er brugt.

Dette er alt sammen muligt, hvis du holder punkterne fra denne artikel i tankerne:

  • Din timeregistreringsløsning skal baseres på dine Outlook kalenderaftaler
  • Det skal give dig et let overblik over hvordan tiden er brugt
  • Det skal være brugervenligt og kræve næsten ingen uddannelse til dine slutbrugere
  • Mulighed for registrering af udgifter samt timepriser
  • Engager og involver dine brugere tidligt i processen
 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning
Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning I nutidens hurtigt-bevægende, digitale æra …

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified