Hvordan en daglig timeseddel kan hjælpe med din omkostningsstyring

Tid er penge, som man siger i erhvervslivet, så hvor rig er du? At drive en virksomhed er utroligt kompleks, og det er bestemt ikke noget der kan gøres halvhjertet. Ikke alene har du den daglige drift af virksomheden at fokusere på, du skal også holde øje med dine medarbejdere, udføre dine ledelsesmæssige opgaver og forsøge at strømline din virksomhed og holde de væsentlige omkostninger på et minimum.

For at hjælpe dig med at finde ud af en effektiv omkostningsstyring, kan du overveje at vælge en daglig timeseddel og implementere tidsregistreringssoftware i din virksomhed. At være i stand til at styre din tid effektivt er en gave, som aldrig bør undervurderes, men desværre gør virksomhedsejere og medarbejdere det alligevel.

Hvis du ikke klarer at styre din tid effektivt, kan det koste din virksomhed rigtigt mange penge. Mest frustrerende af alt er at dette unødvendige spild af penge nemt kan undgås. Dette er en af hovedårsagerne til at flere og flere virksomheder vælger timeregistreringssoftware.

Her er et kig på, hvordan tidsrapporteringssoftware kan hjælpe med din omkostningsstyring.

Udnyt teknologi mere effektivt

I erhvervslivet forbedres teknologien med en forbløffende hastighed. Flere og flere virksomheder er i stigende grad afhængige af smart teknologi og cloud-teknologi, og de høster fordelene som følge heraf. Ved at implementere timerapporteringssoftware som en del af din virksomhedsstruktur, kan du også drage enorme fordele. Ser du, ved at vælge noget så enkelt som en daglig timeseddel, kan dine medarbejdere bruge cloud-teknologi, så alle ved præcis hvor de står. Hvis en medarbejder for eksempel arbejder på et projekt med en to ugers deadline, kan de ved at registrere deres tid se præcis hvor langt de er, så intet er ladt over til tilfældigheder. Hvis de var væk fra kontoret i weekenden, ville de uden timeregistreringssoftware ikke kunne se hvor langt foran eller bag planen de var, indtil de kom tilbage på arbejde mandag morgen. Med en ordentlig tidsregistreringsløsning kan de dog simpelthen logge ind via deres smartphone eller tablet hvor som helst fra, når som helst. Dette betyder igen at intet er ladt over til tilfældigheder. Husk at et projekt, der ikke er færdiggjort, når tidsfristen nås, vil sandsynligvis resultere i en utilfreds kunde, for ikke at nævne det faktum at ressourcerne kunne blive spildt unødigt ved at sætte flere mennesker på projektet i et forsøg på at overholde fristen. Med en daglig timeseddel kan medarbejderne dog overvåge deres fremskridt til enhver tid, hvor som helst.

En daglig timeseddel giver øget gennemsigtighed

I et arbejdsmiljø er gennemsigtighed afgørende. Gennemsigtighed betyder at intet er overladt til tilfældigheder, og det tager gætteri ud af ligningen. I stedet for at beskæftige sig med ’hvad nu hvis’ forholder du dig i stedet til fakta. Ved at udnytte en daglig timeseddel i form af tidsregistreringssoftware hjælper du med at fremme gennemsigtighed. Hvis en klient har anmodet om en opdatering på et projekt, som din virksomhed arbejder på, fremfor at gætte, eller skulle forklare at du ikke er helt sikker på hvor langt du faktisk er, kan du give dem et klart og endeligt svar. Dette er meget god forretningspraksis, fordi du ikke kun som virksomhedsejer ved hvor du står, vigtigere endnu er at din kunde også ved hvor de står. At holde dine kunder orienterede ved at give dem klare og endelige opdateringer vil næsten helt sikkert holde dem tilfredse, og som du ved, er en glad kunde langt mere tilbøjelig til at være en kunde der kommer tilbage. Med hensyn til omkostningsstyring er fordelene ved en regelmæssig og glad kunde indlysende for alle.

Omkostningsstyring og præcis fakturering af tid

En anden god grund til at overveje at bruge timerapporteringssoftware som en del af din forretningsmodel, er fordi det gør det meget nemmere at fakturere for tid. Hvis du forsøger at holde omkostningerne nede, kan en daglig timeseddel være meget nyttigt. Lad os for eksempel sige at du lejlighedsvis hyrer freelancere, siden de måske ikke er på stedet, kan du ikke altid vide præcis hvor meget tid de har brugt på hvilke specifikke projekter. Da de ikke er på kontoret, kan freelancere til tider sjusse sig frem til de timer de har arbejdet, og vil ofte afrunde tallene lidt. 10 minutter her og 5 minutter der kan lyde som ingenting, men over en måned kan dette virkelig blive til meget. Med en god tidsregistreringsløsning på plads, når de fakturerer dig, kan de give dig nøjagtige og præcise tal, så du kan betale dem for det nøjagtige antal timer, de har brugt på at arbejde for dig.

Bedre ressourceudnyttelse

Når det kommer til at finde ud af omkostningsstyring, er det en anden fantastisk grund til at implementere tidsregistreringssoftware som en del af din virksomheds forbedring, fordi det giver mulighed for at udnytte dine ressourcer bedre. Som nævnt fremmer en timeseddel-rutine gennemsigtighed, så du kan se præcis hvor langt hver medarbejder er, når du arbejder på en bestemt opgave. Dette hjælper dig derfor med at udnytte ressourcer i overensstemmelse hermed. Hvis du for eksempel kan se at to medarbejdere arbejder på en opgave, der normalt kun kræver en enkelt person, kan du omfordele dem til en mere presserende opgave, der kan kræve mere end én person. Ikke kun det, men du kan se hvilke ressourcer der udnyttes korrekt, og hvor. Dette hjælper enormt, når det kommer til at holde omkostningerne lave, fordi du ved præcis hvor dine medarbejdere skal tildeles, så du kan prioritere. Hvis du kan se at en medarbejder kæmper for at håndtere deres arbejdsbyrde alene, kan du tildele dem et ekstra par hænder.

Timeregistrering hjælper med at undgå distraheringer

En anden meget praktisk fordel i forbindelse med udnyttelse af en daglig timeseddel er det simple faktum, at det hjælper med at undgå distraheringer. Dette gælder ikke kun for dine medarbejdere, men også for dig. Ser du, når du bruger tidsrapporteringsteknologi, hjælper det med at fremme fokus og motivation, fordi folk er opmærksomme på at de overvåges. Medarbejdere ved at deres arbejdsgivere får adgang til deres timesedler, og de er derfor forpligtede til at udføre det arbejde de betales for. Lad os se det i øjnene, i et kontormiljø er det ikke svært at finde noget distraherende der kan tage din opmærksomhed væk fra det arbejde du udfører. Der er andre medarbejdere, der er sociale medier, og der er mere trivielle, mindre presserende opgaver, som folk undertiden kan arbejde på. Timeregistreringssoftware hjælper med at afsløre formålet med den aktivitet der udføres, så medarbejderne kan se om de holder sig til tidsplanen eller er bagud, og om de fokuserer på de rigtige ting.

Hjælper med at sætte realistiske mål

Lad os indse det, der er nogle virksomheder derude, der forventer lidt for meget af deres medarbejdere, og desværre arbejder de dem for hårdt og sætter dem urealistiske mål og målsætninger. I sidste ende, når medarbejderne ikke opfylder disse mål, fordi de er overbebyrdede og har for få ressourcer, ender det med at koste virksomheden penge. Eftersom du forsøger at finde ud af en effektiv omkostningsstyring, er dette det sidste du vil ønske ske. Tidsregistrering viser sig derfor igen yderst gavnligt for både arbejdsgivere og medarbejdere. I dette tilfælde er det ikke bare en sag om en medarbejder der hævder at være overbebyrdet, hvor det basalt set er deres ord mod deres arbejdsgiver, de vil nu have konkret bevis på skærmen for at de fysisk ikke kan klare deres nuværende arbejdsbyrde alene, og at de derfor kræver assistance. For projektledere og arbejdsgivere er dette meget nyttigt, fordi det sikrer at de sætter deres medarbejdere realistiske mål frem for at kræve for meget af dem. Dette hjælper ikke kun virksomheden økonomisk, det hjælper også med at holde medarbejdernes moral høj, hvilket i sig selv er meget, meget vigtigt. Husk, en virksomhed er kun så stærk som den svageste medarbejder, så hvis moralen er lav, kan dette virkelig have en nedbrydende effekt for din virksomhed.

Tidsregistrering gør det nemmere at analysere data

Endeligt, som om ovenstående ikke var tilstrækkeligt til at overbevise dig om, at tidsregistrering er den rigtige ting for din virksomhed, hvad så med det faktum at timeregistrering hjælper dig med at analysere og overvåge data. Med noget så grundlæggende som en daglig timeseddel kan du se hvor meget tid der blev brugt på hvert enkelt projekt for den pågældende måned, og du kan så blot sammenligne resultaterne med data fra tidligere måneder. Dette hjælper dig med at give dig et klart og præcist overblik over din virksomhed, da du kan se hvor medarbejderne er produktive, hvor hjælp kan være gavnligt, og hvor du potentielt kan få nedskæringer og besparelser på virksomhedens ressourcer. Jo mere du ved om din virksomheds input og output, desto bedre vil det være for alle involverede. Derfor, hvis du stadig er tøvende i forhold til at bruge tidsregistreringssoftware i din virksomhed, er dette forhåbentligt nok til at overbevise dig om den rigtige beslutning.