Hvordan en tidsregistreringsløsning vil hjælpe dig med at holde styr på tiden

Ønsker du at forbedre din virksomheds vækst og omdømme og tjene så mange penge som muligt samtidigt? Selvfølgelig gør du det, det er derfor du er her til at starte med. Med ansvaret for at drive en virksomhed, administrere den og selvfølgelig at føre tilsyn med al den anden administration der følger med det, kan det være svært at finde tid til at administrere dine medarbejdere og deres tidsplaner. Derfor ser vi i dag på hvordan det at bruge en tidsregistreringsløsning, kan hjælpe dig med at holde styr på tiden på arbejdspladsen.

Hvad er timesedler og hvordan har de ændret sig?

Du har næsten helt sikkert hørt udtrykket ’stemple ind’ eller måske ’stemple ud’ når man henviser til at starte eller begynde på en arbejdsdag, men hvad betyder det? Ja, det refererer til det faktum at medarbejderne bogstaveligt talt skal stemple ind og ud, når de starter en arbejdsdag, da de vil have et kort, som de bogstaveligt talt stempler ind, når de starter arbejde og stempler ud, når de afslutter deres dag. De ville indsætte et tidskort i stempelmaskinen, hvor maskinen derefter ville sætte et tidsstempel på kortet, logge den tid medarbejderen begyndte deres skift og afsluttede deres skift. Dette var designet til at sætte medarbejderne i stand til at holde styr på de timer de arbejdede, samtidigt med at give en tidsregistreringsansvarlig de officielle optegnelser over de timer hver medarbejder arbejdede. Siden da har tiderne ændret sig, hvorfor tidsporingssoftware er så effektivt. Her er et kig på, hvordan du bruger en tidsregistreringsløsning til at hjælpe med at holde styr på tiden.

En tidsregistreringsløsning er mere præcis end et stempelkort

Selvom stempelkort var effektive før i tiden, har tiderne er ændret sig, og moderne teknologi har avanceret enormt gennem årene. Mens stempelkort var pålidelige, var de helt sikkert ikke helt korrekte hele tiden. Ser du, med papirtimesedler, skal medarbejdere ofte registrere arbejdstimer efter hukommelsen alene, da de skal gøre det når deres arbejdsdag er afsluttet. Ofte vil de estimere de arbejdede timer, og som du ved, er skøn i erhvervslivets aldrig pålidelige. Ser du, alle medarbejdere har lovligt ret til pauser, og det er her papirtimesedlerne virkeligt viser deres sårbare side. Ser du, oftere end ikke, ville medarbejdere der brugte stempelkort ikke kunne logge starten og slutningen af deres pause, uanset om det er tilsigtet eller ej. Med tidsregistreringssoftware fjernes alle gætterier. Alle dataene kan logges med et klik, og er nøjagtige ned til det sidste millisekund. Medarbejderne er ikke længere tvunget til at anslå hvor mange timer de har arbejdet, og hvor længe de tog pauser osv., da den digitale software logger informationen nøjagtigt i løbet af få sekunder.

Lav mere effektive arbejdsplaner

Uanset hvilken forretning du tilfældigvis er involveret i, er der en god chance for at nogle uger eller måneder bliver mere travle end andre. Uanset om du sakker bagud med en deadline, eller hvis du simpelthen nyder godt af flere kunder end normalt, vil du ikke skabe et varigt indtryk på dine kunder hvis du er overbebyrdet med arbejde og har for lidt personale, i hvert fald ikke et godt et. Det gode ved timerapporteringssoftware er at det giver dig mulighed for at oprette effektive arbejdsplaner på forhånd. Hvis du f.eks. kan se at du har et stort projekt med en nærmende deadline, kan du overvåge status for opgaven via softwaren, og du kan derefter omfordele folk efter eget valg. Hvis du forventer en travl uge, kan du trække folk væk fra bestemte opgaver og sætte dem på de mere presserende aktuelle opgaver. Med en tidsregistreringsløsning kan du ikke kun holde øje med tiden, du kan også komme i gang med store opgaver, som du ved vil kræve yderligere arbejdskraft. Teamledere kan se på hvem der er ledig og hvem der ikke er, og kan så flytte ting rundt i overensstemmelse hermed. Når det kommer til at styre din arbejdsstyrke, vil dette næsten helt sikkert være en af de dyrere og tidskrævende processer i forbindelse med din virksomhed, hvorfor det er så vigtigt at være et skridt foran tingene.

Opret et automatiseret system der gavner alle parter

Med manuelle systemer til at stemple ind og ud, er byrden ikke kun placeret på medarbejderen til at stemple ind og ud, men den er også placeret på ledere eller teamledere ansvarlige for timeregistreringen, da de måske skal jagte medarbejdere for at få deres timesedler. Hvis du er en lille virksomhed med kun en eller to medarbejdere, vil det ikke være et kæmpestort problem. Hvis du dog har en stor arbejdsstyrke, vil det at skulle jagte individuelle medarbejdere, så du kan få deres timesedler, være en stor byrde og kan tage meget tid og kræfter. Ikke alene det, men for medarbejdere, der skal vente i køen og være nødt til at tælle de samlede arbejdstimer, samtidigt med at skulle fratrække minutter for pauser eller tidlige afslutninger mv., kan det være en reel hovedpine og kan spilde meget tid. Tidsregistreringssoftware skaber dog en fuldt automatiseret løsning for både medarbejdere og arbejdsgivere. Grundlæggende gør den det at holde styr på tiden meget nemmere og hurtigere, hvilket hjælper med at spare, ja, tid.

Få et overblik over lønomkostninger i realtid

Vil du finde ud af hvor meget du bruger på arbejde? Hvis du gør det, og du tilfældigvis registrerer tid manuelt med papir eller lignende metoder, må du hellere være villig til at opgive en masse fritid for at gennemgå papirtimesedler mv., og optælle timer for hver medarbejder. At vide hvor meget du bruger på arbejde, og på noget som helst andet for den sags skyld, er meget vigtigt i erhvervslivet, men der er ikke mange virksomhedsejere derude der vil glæde sig over muligheden for manuelt at udregne hvad deres arbejde koster dem. Ved simpelthen at tage springet fra papirtimesedler til tidsregistreringssoftware hjælper du med at holde styr på tiden med minimal indsats. Ser du, med en tidsregistreringsløsning, kan du se hvilke stillinger i din virksomhed der koster dig mest i arbejde, og hvor du måske bruger mindre. Oplysningerne kan så sammenlignes med andre brancher, så du kan få en ide om hvorvidt du bruger mere eller mindre på arbejde end andre virksomheder der ligner din egen. Hvis du er bekymret for at du bruger for meget, kan du holde styr på overarbejde og kan se hvor overarbejdsomkostningerne måske stiger. Her kan du se om overtiden er berettiget, og hvis ikke, kan du simpelthen skære ned og hjælpe med at spare din virksomhed penge på unødvendig arbejde. Softwaren vil vise dig hvilke medarbejdere der arbejder mest, og mindst, så du derefter kan afgøre om der skal foretages ændringer.

Registrer tid hvor som helst fra

Som tidligere nævnt, med manuel tidsstempel-metoder, kræver det at medarbejdere har adgang til en tidsstempel-maskine, hvilket betyder at de skal være på kontoret for at kunne stemple ind og ud. Hvis de arbejder på kontoret hele tiden, så er det fint, men hvad med dem der arbejder hjemmefra eller dem der er meget på farten? De skulle normalt simpelthen ordne deres tidskort næste gang de var på kontoret, og skulle derfor igen arbejde ud fra hukommelsen. For medarbejdere der ikke er på kontoret fredag, kan det betyde at de stempler ind og ud for fredag, når de kommer på arbejde mandag, hvilket kan resultere i unøjagtig info. Det fantastiske ved at bruge en tidsregistreringsløsning er imidlertid, at fordi det er skybaseret, kan medarbejdere få adgang til systemet hvor som helst fra, når som helst, ved hjælp af deres bærbare computer, desktop, telefon eller tablet. Dette sikrer at de kan logge deres arbejdstid og registrere deres tid hvor som helst, når som helst, uden at være på kontoret. Fordelene her er selvforklarende for medarbejdere, der er på farten meget af tiden. Det er også nyttigt for freelancere og uafhængige samarbejdspartnere, der måske arbejder på en anden fysisk placering.

Hold øje med tid og øg medarbejdernes produktivitet

Hvis du betaler dine medarbejdere pr. time, har undersøgelser fundet at nøjagtigt registrering af antallet af timer de arbejder hver uge/måned, vil medvirke til at øge medarbejderproduktiviteten på arbejdspladsen. Tidsregistreringssoftware leveres også med indbyggede funktioner, der gør det muligt for medarbejdere og arbejdsgivere at overvåge fremskridtene for hver opgave og for at se hvor langt opgaven er kommet videre. Du kan derfor tildele hjælp, når det er nødvendigt, og kan også rose medarbejderne for deres hårde arbejde, når du kan se at de er godt forud for tidsplanen. Ros er kun gavnligt for moralen og øger medarbejdernes produktivitet. Så softwaren giver dig ikke kun mulighed for at holde styr på tiden, den hjælper dig også med at forbedre produktiviteten hos dine medarbejdere.