Hvordan fakturerbar tidsregistrering kan omdanne din virksomhed og få din fortjeneste til at eksplodere

Hvordan fakturerbar tidsregistrering kan omdanne din virksomhed og få din fortjeneste til at eksplodere
Hvordan fakturerbar tidsregistrering kan omdanne din virksomhed og få din fortjeneste til at eksplodere

Uanset om din virksomhed er et kreativt bureau eller et entreprenørfirma, kan det være en stor hovedpine at holde styr på den tid du og dine medarbejdere bruger på jeres kundeprojekter. Alligevel er det af afgørende betydning for din virksomheds økonomiske succes at afbalancere og nøjagtigt registrere fakturerbar tid.

I denne vejledning diskuterer vi hvorfor det er så vigtigt at registrere fakturerbare timer, og giver dig et par tips til automatisering af fakturerbar timeregistrering for forbedret effektivitet og fortjeneste:

Forskellen mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer

Lad os starte med det absolut grundlæggende, inden vi går dybere ind i det.

Fakturerbare timer er, som navnet antyder, de timer du opkræver for det arbejde du og dine medarbejdere udfører på kundeprojekter. Disse kunne variere fra administrativt arbejde til webudvikling, konsulenttjenester eller den tid en entreprenør bruger på at arbejde hos en kunde.

Ikke-fakturerbare timer er derimod lidt sværere at definere og afhænger helt af den type virksomhed du driver. Her er et par eksempler på ikke-fakturerbar tid, der gælder for “generiske” virksomheder:

  • Uddannelsesaktiviteter.
  • Sygetid.
  • Kontorledelse.
  • Rekruttering.
  • Intern markedsføring.

Disse opgaver er alle ret åbenlyse eksempler på ikke-fakturerbar tid, men der er et par yderligere aktiviteter, der kan forårsage store hovedpine (og tabte indtægter) til tjenesteudbydere:

  • Tabte timer, når et projekt overskrider fristen.
  • Spildt tid på grund af uforudsete ændringer foretaget af kunder.

Disse typer problemer slører linjerne mellem ikke-fakturerbare og fakturerbare timer. Så du er nødt til at klargøre ting som dette med dine kunder, før de sker, for at blive enige om hvorvidt dette skal kunne faktureres eller ej.

Betydningen af ​​fakturerbar tidsregistrering

Ved at vænne sig til at bruge en fakturerbar løsning til timeregistrering kan virksomheder ikke kun udstede mere detaljerede fakturaer, de kan også begynde at opbygge et nøjagtigt billede af tiden som helhed, hvilket gør det meget lettere at afbøde ubelejlige situationer og bedre planlægge fremtiden.

Fordelene ved fakturerbar timeregistrering:

Registrering af fakturerbar tid giver vital indsigt i din virksomheds sundhed og effektivitet. Selvom du opkræver faste priser på projekt-for-projekt-basis, kan fakturerbar tidsrapportering bruges internt som et middel til at forstå de tids- og omkostninger, som dine projektledelsesbeslutninger pådrager sig.

Her er nogle af fordelene ved at registrere fakturerbare timer:

Du vil aldrig sælge dig selv for billigt

Den mest åbenlyse grund til at prioritere (automatiseret) fakturerbar tidsregistrering er at være helt sikker på, at du ikke underfakturerer for de timer, du og dit team bruger på at arbejde med kundeprojekter.

Selvom du fakturerer kunder på projektbasis, giver nøjagtig fakturerbar tidsrapportering dig mulighed for at indstille en estimeret timepris, så du kan finde ud af hvor realistisk dine nuværende prismodeller ser ud.

Du kan begynde at godkende kunder efter rentabilitet

Nogle opgaver tager længere tid end andre, og visse kunder kan være sværere at arbejde med end andre. Det er bare en kendsgerning i livet.

Men hvis du logger de timer, du lægger i dine projekter ved hjælp af fakturerbar timeregistrering, kan du begynde at evaluere om at arbejde med bestemte kunder faktisk er en god indsats for din virksomhed.

Ingen beder dig om at fyre dine kunder, men det giver ingen mening at fortsætte med at arbejde med mennesker eller organisationer, der spilder din tid eller kræver en bunke af ændringer i sidste øjeblik til dit arbejde. Ved at registrere fakturerbare timer har du et effektivt værktøj til genforhandling af kontrakter i fremtiden.

Du kan overvåge dit teams præstationer

Fakturerbar timerapportering er ikke kun til eksterne formål, men kan også bruges til at registrere produktiviteten hos dine medarbejdere. Hvis dit personale bruger automatisk timeregistrering til at logge de timer, de bruger på projekter, kan du tildele separate timepriser til de loggede timer og få en bedre fornemmelse af hvilke medlemmer af teamet der fungerer bedst på bestemte typer projekter, og bedre forudsige hvor lang tid hver medarbejder bruger på at fuldføre deres arbejde.

Hvilket fører os til …

Du kan planlægge tiden mere effektivt

God tidsrapportering giver dig ikke kun mulighed for at håndtere hvordan omkostningerne løber op for dine projekter, det giver dig også mulighed for at allokere ressourcer mere effektivt og forudsige hvornår du har brug for ekstra hjælp til en kompliceret opgave.

Selvom du er leder af et team af lønnede medarbejdere, vil brug af fakturerbar tidsregistrering som et internt produktivitetsværktøj, bedre hjælpe dig med projektstyring, fordi når den monetære værdi er knyttet til tiden, vil du straks se den økonomiske indvirkning af dine beslutninger.

Du kan oprette bedre tilbud og skøn

Den vigtigste årsag til at en virksomhed implementerer registrering af fakturerbar tid, er sandsynligvis den øgede nøjagtighed den medfører til tilbud, forslag og estimater.

Dette har en dobbelt effekt: For det første elsker kunder detaljerede oplæg. Hvis du er i stand til at vise (ved hjælp af data hentet fra din timeseddel-software) en nøjagtig oversigt over omkostningerne ved et projekt, vil du næsten helt sikkert give dig selv ekstra troværdighed og bevis for kompetence. For det andet vil du være i stand til at holde mere selvsikre salgspræsentationer, vel vidende at du hverken sælger dit produkt for billige eller opkræver for meget.

At have en detaljeret registrering over de fakturerbare timer, der er afholdt på tidligere projekter, er et effektivt forhandlingsværktøj.

Sådan starter du med fakturerbar tidsregistrering

Der er massevis af apps og softwareløsninger, der giver ledere og teams mulighed for nøjagtigt at registrere tid og timepriser, men den nemmeste måde at komme i gang er ved hjælp af en “tilføjelse”, der integreres i Microsoft Outlooks kalender.

Brug af et Outlook-tilføjelsesprogram giver flere vigtige fordele i forhold til apps eller individuelle tidsregistreringsprodukter:

  • Dit team bruger sandsynligvis allerede Outlook-kalenderen, hvilket betyder mindre tid på at lære kompleks ny software.
  • Da Outlook allerede er installeret på tværs af dit teams computere, kræves der mindre IT-administration for at komme i gang.
  • Det kan være svært for medarbejderne at få en vane med regelmæssigt at bruge en uafhængig tidsregistreringsapp. Dette fører til unøjagtige data, mens personale med en Outlook-integration kun kræver et kontaktpunkt.

Når et Outlook-tilføjelsesprogram er sat op, bliver det trivielt nemt at tilføje forskellige timepriser til forskellige medarbejdere eller aktiviteter og derefter effektivt logge tid, mens du tilføjer poster til Outlook-kalenderen. Når systemet har været i drift i en periode, vil ledere have adgang til et stærkt datasæt, der kan eksporteres, klar til at analysere virksomhedens fortjeneste og effektivitet.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: