Hvordan tidsregistrering med Outlook kan forbedre din virksomheds aktiviteter

Hvordan tidsregistrering med Outlook kan forbedre din virksomheds aktiviteter

Hvordan tidsregistrering med Outlook kan forbedre din virksomheds aktiviteter

Operationel dygtighed er det der holder en virksomhed konsekvent rentabel og bæredygtig. Med andre ord er det det, der holder virksomheden i live og gør at den trives. Høje standarder for virksomhedsdrift kan give fordele, ikke kun for virksomheden selv, men også dens medarbejdere og kunder.

At strømline daglige aktiviteter gør alle dele af virksomhedens produktion eller services enkle og mere effektive. Jo mere effektiv en virksomhed kan servicere og udføre sit formål, jo større er dens konkurrencefordel i forhold til konkurrenterne. Den bliver kundernes førstevalg, hvilket er en kæmpe fordel i forhold til den økonomiske bundlinje.

Udover det, sparer effektivitet virksomheden en masse penge. Ved at skære ned på tidsspild og ved at skabe besparelser, kan en virksomhed øge overskuddet, hvilket gavner både ejerne og de ansatte, og gør det også muligt at skabe endnu bedre produkter.

Med hensyn til virksomhedens medarbejdere, jo mere forenklede forretningsprocesserne er, jo større bliver deres produktivitet. Når medarbejderne er dygtige, veluddannede, og ikke forvirrede og overvældede i forhold til deres opgaver, kan de fastslå potentielle operationelle problemer lige ved deres udspring uden at skulle bebyrde deres afdelingsledere. På denne måde kan lederne fokusere endnu mere på at skabe måder til at forbedre virksomhedens drift, i stedet for fejlfinding på mondæne daglige udfordringer.

Operationel dygtighed vil heller ikke gå ubemærket hen af selve de faktiske kunder til virksomhedens produkter og ydelser. Moderne kunder er virkeligt blevet dygtigere. De kan nemt se om en virksomhed leverer det den lover eller ej. Med en fremragende organisering, kan en virksomhed give sine kunder en tilfredsstillende oplevelse i verdensklasse, hver gang de interagerer. Dette vil gøre regelmæssige støtter til loyale kunder, som vil tiltrække flere nye kunder. At få dine faste kunder til at fungere som din egen hengivne marketingafdeling og forsvarere af dit produkt, er tegn på en bæredygtig og yderst succesfuld virksomhed.

Disse altomfattende fordele ved at have effektive forretningsprocesser bør gøre at operationel dygtighed er prioritet nummer et i enhver virksomhed.

En af de bedste måder at forbedre virksomhedsdrift på er via tidsstyring. Hvis du studerer den bedste praksis i de dygtigste selskaber i verden, vil du kunne se en ting til fælles i dem alle: de bruger deres medarbejderes tid effektivt.

Det umiddelbare svar fra virksomhedsledere, når de står med ansvaret for at sikre at tidsrøvere er på et minimum, er at etablere en veludviklet tidsrapporteringssystem.

Problemet med de fleste tidsregistreringssystemer er imidlertid at de er for komplicerede og for forskellige fra de produkter de kender, så medarbejderne finder det svært at bruge dem. De fleste ville skulle uddannes blot for at forstå hvordan man bruger et program, der angiveligt ville gøre dem i stand til at bruge deres tid bedre. Nogle af disse programmer kan faktisk få en almindelig kontoransat til at bruge op mod halvdelen af sin arbejdsdag bare for at være i stand til at lave en anstændig rapport.

På grund af dette, udskyder medarbejdere ofte blot og lever ikke op til reglerne omkring disse tidsregistreringsrapporter, især når de finder ud af at deres supervisors og ledere heller ikke gør det på grund af kompleksiteten i systemet.

Hvad hvis du kunne få et tidsregistreringssystem, der bruger et velkendt tidsstyringsværktøj som Microsoft Outlook og integrere det med supplerende software, der gør tidsregistrering mere forståelig og mere egnet til medarbejdernes behov? Ville det ikke være vidunderligt?

Tidsregistrering via Outlook

Microsoft Outlook-kalenderen er en af de mest almindeligt anvendte programmer i dag, når det kommer til personlig tidsstyring. Det er et enkelt værktøj, og et yderst benyttet program for kontoransatte til at arrangere og organisere deres daglige arbejde.

Med enkelheden ved tidsregistrering via Outlook, ved hjælp af et supplerende program, så som TimeSheet Reporter, der ville gøre det muligt for medarbejderne at tilpasse systemet baseret på deres individuelle præferencer, vil de ikke længere være bange eller irriterede når det kommer til at lave rapporter over deres tidseffektivitet. Alt vil være så nemt som det, de allerede er vant til at lave. At leve op til reglerne ville være meget mere smertefrit.

En anden fordel ved tidsregistrering med Outlook med supplerende software er, at alle rapporter vil blive standardiserede. Selv når den enkelte medarbejder kan tilpasse den måde de bruger systemet, vil de parametre der skal udfyldes stadig være de samme, fordi alt er baseret på en enkelt platform. Med alle rapporterne ensartede og harmoniserede, kan ledere (der er modtagere af de rapporter) nemt finde uoverensstemmelser i tidsplanen eller ting der skal revideres og forbedres inden for kun få minutter. Læsning af rapporter vil ikke være så stor en hovedpine at udføre.

Andre funktioner, der ville gøre tidsregistrering mere overskueligt for kontoransatte er:

  1. Automatisk rapportgenerering. Som tidligere nævnt, af hensyn til standardisering og konsistens, bør løsningen give brugerne mulighed for automatisk at konvertere alle deres Outlook-aftaler til præcise timerapporter. Med et enkelt klik på ”Indsend”, bør en medarbejder være i stand til at sende en omfattende tidsregistreringsrapport til sin supervisor. Igen, med så let oprettelse af rapporter kan en virksomhed opnå næsten 100 procent kravoverholdelse uden den store anstrengelse.
  2. Tilgængelighed af tidsregistreringsløsningen, når du er offline eller på farten. Medarbejdere, der ofte er på farten, bør også være i stand til at rapportere timer. Det bør være muligt enten via deres Outlook-kalender eller via deres smartphones eller tablets. Dette kan være meget praktisk, da du kan opdatere din tidsplan eller indsende en rapport, uanset hvor du er. Du behøver ikke at vente til du kommer på kontoret for at fuldføre den.
    At bruge Outlook til tidsregistrering, når du er offline bør også være muligt. I tilfælde, hvor der ikke er noget wifi-hotspot eller internetforbindelse, bør en offline-version også være tilgængelig, når du bruger Outlook. Når brugeren kommer tilbage til kontoret, vil programmet automatisk synkronisere, og alt er opdateret.
  3. At integrere tidsrapporteringssoftwaren til andre væsentlige virksomhedssystemer såsom ERP og CRM bør også være muligt. Ved at forbinde tidsregistrering med Outlook til kritiske processer i virksomheden, vil processerne være hurtigere og rapporterne meget mere meningsfulde.

Selv om denne form for tidsregistreringsværktøj virker ideelt og utilgængeligt, er det at få tidsregistrering via Outlook faktisk muligt. Resultatet er et system, der er yderst nyttigt til at forbedre medarbejdernes effektivitet samt virksomhedsdriften.

Og du har sikkert gættet det nu… Alt dette er muligt med TimeSheet Reporter.

Kontakt os i dag for at lære mere om løsningen eller opret en gratis prøveversion for at afprøve løsningen.

Vi ser meget frem til at høre fra dig.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: