Hvorfor er tidsregistrering vigtig, og hvordan du registrerer din tid

Hvorfor er tidsregistrering vigtig, og hvordan du registrerer din tid
Hvorfor er tidsregistrering vigtig, og hvordan du registrerer din tid

Det er ingen stor hemmelighed, at forståelse af hvordan du registrerer din tid nøjagtigt, kan hjælpe din virksomhed og organisation med at se massive forbedringer i både produktivitet og rentabilitet. Alligevel er nogle få ledere stadig tøvende med at anvende software til timeregistrering af frygt for at det enten vil være for kompliceret til at implementere eller skabe dårlig stemning blandt personalet.

I virkeligheden kunne disse indvendinger ikke være længere væk fra sandheden.

Langt fra at være autoritær og stoppe kreativitet, giver korrekt implementeret tidsregistreringssoftware faktisk dine teams en større følelse af kontrol.

Og hvad angår kompleks software- og IT-integration?

Der er hundredvis af App- og Cloud-baserede løsninger, der kan hjælpe virksomheder præcist med at registrere tid, men de mest enkle at implementere (og ofte de mest effektive) er tilføjelsesprogrammer til timeregistrering der, som navnet antyder, hurtigt kan integreres i software som du allerede bruger, f.eks. Microsofts allestedsnærværende Outlook-kalender.

Fordelene ved at bruge Microsoft Outlook til at registrere tid

I tilfælde af at du ikke havde bemærket det, er Microsoft Outlook overalt.

Det er den langt mest populære email-klient og kalenderløsning, og dine medarbejdere er næsten helt sikkert allerede fortrolige med hvordan det fungerer. Det giver Outlook et par fordele fremfor specialudviklede timeregistreringsløsninger:

  • Dit personale bruger det allerede, så der er ingen stejl indlæringskurve.
  • Det er mindre sandsynligt at de glemmer at indtaste tidsregistreringsdata sammenlignet med at bruge en selvstændig app/program.
  • Du behøver ikke betale for dyr softwareuddannelse.
  • Du afbryder ikke dit teams aktuelle arbejdsgang eller rutine.

Hvorfor er timerapportering vigtigt?

OK, så vi har konstateret, at timerapporteringssoftware ikke behøver at være vanskeligt eller dyrt at implementere, så lad os nu finde ud af hvorfor timeregistrering er vigtigt, og hvilke fordele det kan give for din virksomhed og organisation:

Forbedre dine tilbud og oplæg

Gode timeregistrering-tilføjelser inkluderer altid muligheden for at samle data fra dine forskellige afdelinger, teams og projekter og eksportere dem til detaljerede analytiske diagrammer og filer samt selvfølgelig indbyggede rapporter.

Når du først har forstået hvordan du registrerer din tid, vil det at holde styr på hvor lang tid dine tjenester tager at udføre, og hvor meget de koster, være enkelt. At have denne type data kan være helt uvurderligt under salgsoplæg og forslag.

For det første vil du være i stand til mere præcist at forudsige de reelle omkostninger ved hver opgave. Det betyder at du kan levere mere konkurrencedygtige tilbud. For det andet er potentielle kunder mere tilbøjelige til at stole på en virksomhed, der er villig til at give en detaljeret oversigt over nøjagtigt hvor lang tid et projekt vil tage, og hvorfor det koster det angivne beløb.

Kort sagt, at vide hvordan du registrerer din tid, kan få din virksomhed til at se mere professionel ud.

Giv ekstremt nøjagtige faktureringsdata

En anden rigtig god funktion, der tilbydes af et godt tilføjelsesprogram til Outlook-tidsregistrering, er muligheden for at tildele en pris eller timepris til en bestemt type opgave (eller en specifik medarbejder). Denne medarbejder kan også bruge softwaren til nøjagtigt at registrere udgifter og materialer.

Det betyder at dit personale aldrig mister overblikket over den tid de har brugt på at arbejde på et projekt, og din virksomheds fakturerbare timer vil være super nøjagtige og helt dokumenterede.

Selv hvis du fakturerer dine kunder på projektbasis, kan korrekt rapportering af din tid give dig et ekstremt nøjagtigt overblik over dine indtægter.

Administrer dine planlagte projekter mere effektivt

Når du har fundet ud af hvordan du registrerer din tid og integreret timeregistrering i din virksomheds arbejdsgang, vil du begynde at få værdifuld indsigt i hvordan forskellige typer projekter passer ind i en travl arbejdsplan.

Denne type nøjagtige prognoser betyder at du vil være i stand til at arrangere projekter i sværhedsrækkefølge og endda justere tidsplaner løbende for at kompensere for kommende cashflow-problemer eller blot bedre projektstyring. Du vil også være i stand til at ændre frister og omfordele personaletimer i god tid, før der faktisk opstår problemer.

Kontroller dit teams fremskridt i løbet af et projekt

Har du nogensinde haft den fornemmelse af at når en opgave har forladt dit skrivebord eller et projekt har fået grønt lys, går det ind i en Bermuda-trekant, hvor kommunikation er mangelfuld og information skræmmende manglende?

At vide hvordan du rapporterer din tid (og dit personales!) løser øjeblikkeligt dette ældgamle problem. Hvis team-ledere og -medlemmer holder styr på deres timer og udgifter, er det trivielt let for dig at kontrollere dataene og foretage dine egne øjeblikkelige beregninger af hvor tæt de er på at afslutte og levere et projekt.

Sådan registrerer du din tid – sæt mere realistiske tidslinjer og frister

Så hvorfor er tidsregistrering vigtigt? Kunder hader absolut missede frister. Det betyder forsurede forhold og et uprofessionelt image.

Hvis du regelmæssigt finder milepæle og frister der misses, skal du vide hvordan du rapporterer dine timer mere nøjagtigt og sikre at team-ledere og medarbejdere følger efter. Det betyder ikke nødvendigvis at overvåge dit personale og være efter dem: Som administrerende direktør eller leder er du måske lidt overambitiøs med den mængde projekter, du lægger oven i ​​bunken.

Timeregistrering er en fantastisk måde at hjælpe teams med at forstå de tidsbegrænsninger, der er involveret i både interne og eksterne projekter, hvilket gør det mindre sandsynligt at de vil oversælge eller love leveringstider, der er urealistiske.

Sammenlign effektivitet over tid

Brug af data, der er samlet under timerapportering, til nøjagtigt at ændre kalendere og indstille mere realistiske tidsplaner er ekstremt stærkt, men det er faktisk muligt at blive endnu mere meta end det, når det gælder forbedret virksomhedseffektivitet.

Når du har lært hvordan du registrerer din tid og projekter nøjagtigt, har du ikke kun nøjagtige data om hvilke typer projekter der kræver mest opmærksomhed, og hvilke der kunne bruge en lille forbedring, du vil også kunne registrere ændringerne selv. Det betyder faktisk at du vil være i stand til at tage beslutninger baseret på at afprøve forskellige måder at arbejde på, hvilket i sidste ende fører til endnu større effektivitetsforbedringer.

Hæv dine priser og vælg bedre kunder

Hvis du driver en virksomhed der sælger produkter eller tjenester til faste priser, er du bekendt med den type kunde der altid kræver lidt ekstra, og konstant ringer eller emailer, og beder om modifikationer og ændringer af deres projekt.

Hvorfor er tidsporing vigtig i dette tilfælde?

Enkelt: Når disse vanskelige kunder “skjules” ved unøjagtig timeregistrering, kan det være svært at få et begreb om hvor meget tid (og penge) de koster din virksomhed.

Når du har mestret tidsrapporteringen, kan det ofte være chokerende at finde ud af hvor mange ekstra timer “Kunde X” kræver fra dig hver måned. Ingen foreslår at du fyrer dine egne kunder, men du vil næsten helt sikkert blive fristet til at hæve dine priser markant, når du er klar over hvad de leverer til din bundlinje.

Sæt en stopper for at projekter løber løbsk

Projekter der løber løbsk og krævende kunder går hånd i hånd.

At vide hvordan du rapporterer din tid giver dig ikke kun mulighed for at håndtere de krævende kunder, det giver dig også mulighed for at tackle problemet i din hos dig selv: Det kan ofte være vanskeligt at se nøjagtigt hvilket team-medlem der lider af en enorm ekstra arbejdsbelastning pga. en dårligt gennemtænkt beslutning eller vanskelig kunde længere op i kæden.

I nogle tilfælde har ledelsen ikke stor forståelse for de krav de stiller til personalet, især i nogle brancher. Denne manglende forståelse er normalt hvorfor projekter skifter i underlige retninger, og kundens forventninger ikke er opfyldt.

Identificer områder til forbedring

Hvis tidsregistrering ikke har givet forbedringer fra projekt- til projektbasis, kan det være på tide at tage et dybt kig på det enkelte team og identificere hvilket medlem der kæmper med deres arbejdsbyrde. Hvis visse personer virkelig skiller sig ud som at de virkeligt kæmper, er det muligt at bruge timeregistrering til at analysere hvor de kæmper, og endda ændre jobroller eller tilbyde træning for at opnå en mere jævn drift.

I stedet for at disciplinere hele holdet, kan du faktisk opdage at udveksling af sammensætningen af visse teams og afdelinger giver store forbedringer i effektiviteten uden at behøve at ydmyge enkelte medarbejdere.

Behandle kundeforespørgsler

Kunder kan altid lide at ringe eller maile for at spørge om opdateringer af opgavestatus. I stedet for at skulle ty til en undgåelsestaktik, giver timerapportering ledere mulighed for øjeblikkeligt at hente de data de har brug for, for at give nøjagtige opdateringer om hvor langt et projekt er fra færdiggørelsen.

Hold styr på dine ægte overskud

Tidsrapportering er et fremragende værktøj til synligt at kontrollere, om en opgave leverer et anstændigt overskud eller ej. Har du brug for at fokusere på markedsføring af en ny type produkt? Har du lovet for meget og poster tid (og penge) i en opgave der simpelthen ikke betaler særligt godt?

Tidsregistrering giver værdifuld indsigt i din prisstruktur og endda omkostningerne ved udgifter og materialer i alle faser af dine projekter.

Hold styr på dit teams tilfredshed

Hvorfor er tidsporing vigtig for dit teams tilfredshed?

Fordi et organiseret team er et tilfreds team.

Tidsregistrering handler ikke om at registrere dine medarbejderes hver eneste bevægelse. Det handler om at give dem mulighed for at planlægge deres egne tidsfrister og arbejdsmængder korrekt, så du nøjagtigt kan forudsige hvor lang tid opgaver vil tage, og sørge for at du ikke bruger for mange (eller for få!) ressourcer på dem.

For projektledere inden for teams’ne selv kan det at have detaljerede timeregistrering hjælpe dem med at tildele arbejde til de mest dygtige medarbejdere og sikre at hårdt arbejde og samlede team-præstationer bliver korrekt belønnet.

Når personalet er vant til at rapportere tid i deres Outlook-kalender, kan du blive overrasket over at opdage at de faktisk nyder oplevelsen og presser sig selv for at opnå større produktivitet.

Afslutningsvis

Der er ingen tvivl om at det at lære at registrere din tid effektivt ved hjælp af timeregistreringssoftware kan give enorme forbedringer i produktivitet og endda overskud. Ved hjælp af enkle tilføjelser til den populære kalender, der er indbygget i Microsoft Office, behøver tidsregistrering heller ikke at være dyrt eller vanskeligt at implementere!

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: