Kan Outlook-tidsregistrering være godt for din virksomhed?

Kan Outlook-tidsregistrering være godt for din virksomhed?
Kan Outlook-tidsregistrering være godt for din virksomhed?

Tiden er en skat, som vi nogle gange kan tage for givet. Som en af ​​de ressourcer, som alle virksomheder har i lige mål, har tid altid været et integreret aspekt af produktivitet og effektivitet. Når tiden styres ordentligt, kan den give en enorm konkurrencemæssig fordel for enhver virksomhed.

“Vi laver ikke ’micromanagement’ af teams her.”

“Det vil bare bremse alle!”

“Vi bruger allerede vores tid ret effektivt.”

Det er almindeligt at høre disse sætninger, når emnet timeregistrering dukker op i vores kontorsamtaler. At registrere tid ses som en måde at kvæle kreativitet og fokus i dit team og betragtes som en ekstra hovedpine.

I virkeligheden gør det at holde styr på tiden, at din virksomhed kan drage nytte af et utal af fordele. At holde styr på hvor mange ressourcer der bruges til et projekt, skabe leverancer og tidslinjer og holde styr på, hvor tæt et projekt er på færdiggørelse, kan hjælpe med at øge en virksomheds samlede produktivitet.

Virksomheder og organisationer, der har registreret tid, betragter det som deres livsnerve, fra at holde styr på projektets tidslinjer til at sikre at medarbejderne ikke bliver overbebyrdede, er der flere aspekter af en tidsregistreringsløsning der kan være gavnlig for en forretningsenhed.

Tidsregistrering

Vi er kommet langt fra de årtier gamle stempelure, hvor du var nødt til at stemple dit kort hver morgen og aften, et system der engang blev betragtet som en måde at holde nøjagtig oversigt over medarbejdernes arbejdstid.

Efterhånden som virksomhederne blev større, og der blev foretaget flere forskningsundersøgelser for at udvikle kontinuerlige driftseffektiviteter og optimeringer, blev timeregistrering lettere med nye applikationer og software, der nøjagtigt registrerede og analyserede hvordan virksomhedernes økonomiske ressourcer blev brugt.

I dag giver det at holde styr på den tid der er afsat til forskellige forretningsaktiviteter, faktisk virksomheder værdifuld indsigt i rentabilitet, projekttakt, medarbejdernes behov, samtidig med at de kaster lys over præcist hvordan en virksomhed klarer sig.

Hvorfor Outlook tidsregistreringssoftware?

Der kan være flere måder at registrere tid på, men en virksomhed skal bruge den mindst besværlige metode eller teknik, så brugere (dem, der er en del af systemet) ikke tænker på det som besvær.

I et professionelt forretningsmiljø er en af ​​de hurtigste, nemmeste og mest effektive måder at styre tid på at bruge tidsregistreringssoftware integreret med en kalender. Timeregistrering – integreret med Microsoft Outlook – vil vise sig at være et glimrende valg for forretningsledere, da det vil hjælpe dem med at udnytte den eksisterende IT-infrastruktur, samtidig med at de giver både medarbejdere og arbejdsgivere større bekvemmelighed.

Da de fleste af nutidens organisationer allerede bruger Microsoft-produkter på deres kontorer, er de mange fordele, som tidsregistrering integreret med Microsoft Outlook og dens kalender tilbyder enorme.

Fordele og optimeringer ved hjælp af Outlook-timeregistrering

Her er et par fordele som du vil bemærke med Outlook-timeregistrering.

Brugervenlighed

At holde styr på tiden er bøvlet uden et godt plug-in til tidsregistrering i din Outlook. Som software designet til teams, fanger et timeregistreringsprogram titusindvis af tidsposter vedrørende lønningsliste, kundefakturering, projektplanlægning og opgaveleverancer med et par enkle klik.

Bedre tidsstyring

Personer i organisatoriske omgivelser spilder ofte flere timer på ugentlig basis – tæt på en hel arbejdsdag! Brug af et Outlook tidsregistreringsværktøj hjælper virksomheder med at øge deres teams’ produktivitet markant. Ved at organisere alt på ét sted: projektets start- og sluttider, personaleinformation, opgavefordeling, placering, varighed og noter, giver Outlook-tidsregistrering bedre tidsstyring for alle.

Ved at arbejde med mottoet ‘Lav mere, administrer mindre!’, forenkler og forbedrer tidsregistreringssoftwaren medarbejdernes tidsstyring, lønningsledelse og tildeling af organisatoriske ressourcer.

  • Løn, fakturering og udgifter
  • Projektplanlægning og rapportering
  • Automatisk sporing af medarbejdernes tid og opgaver
  • Online tidsregistrering og styring af services ude af huset
  • Agilt projektsamarbejde for gnidningsfri organisatorisk arbejdsgang.

Integrering af timeregistreringsteknologi i din Outlook hjælper dig ikke kun med at erstatte gamle og forældede processer som manuelle tidskort eller fremmøde-kort, det sparer også hundreder af timer brugt årligt på ikke-produktive opgaver og aktiviteter. I det nuværende forretningsmiljø giver stærk tidsregistreringssoftware arbejdsgivere mulighed for at sikre at alle arbejder den korrekte mængde timer.

Bedre projektledelse

Det er ingen skjult hemmelighed at tiden er af største betydning når du arbejder på forskellige projekter samtidigt. Det kan være svært at administrere de forskellige ressourcer (økonomiske, fysiske, menneskelige og intellektuelle), du lægger i et projekt, hvis du ikke kender status for individuelle opgaver.

Når din timeregistrering er integreret med Outlook, selv med flere personer der arbejder på flere projekter, skal du blot åbne en standardrapport, uden behov for at tilkalde individuelle medarbejdere og bede om status for deres arbejde. Den gennemsigtighed og klarhed, som du opnår med en Outlook-tidsregistreringsapplikation, vil gå langt for at gøre dit team i stand til bedre at planlægge og prioritere projekter, justere deadlines eller tildele mere personale til en bestemt opgave, hvis milepæle ikke overholdes.

Lettere informationsdeling

Når du føjer en opgave til din kalender, kan du tilføje oplysninger relateret til enhver opgave eller aktivitet og inden for få sekunder fastslå, hvad du har brug for fra den enkelte medarbejder, hvilket problem en bestemt klient tidligere har haft, og hvorfor en aftale blev annulleret.

Flere og bedre muligheder tilbydes med ledende softwareapplikationer, så du kan dele data og information om omkostninger, fakturerbare udgifter, arbejdstid og ting med andre systemer såsom dit CRM, ERP og faktureringssystemer. Dette betyder, at alle dine databaser holdes ajour med relevante oplysninger.

Holder medarbejdere glade

Den første og fremmeste fordel ved at bruge Outlook-tidsregistrering, er at medarbejderne holdes mere tilfredse. Når arbejdsgivere er opmærksomme på hvad der foregår i et projekt, kan de se hvem de kan tildele mere arbejde til, og hvem der er overbebyrdet og skal have en pause, før de brænder ud.

En anden fordel er at medarbejderne ikke længere behøver at udfylde timesedler for de arbejdsaktiviteter, de allerede har udført. Brug af en løsning, der automatisk kører i baggrunden, sparer medarbejderne både tid og unødvendigt papirarbejde. Dette giver dem mulighed for at fokusere på deres arbejde og få det gjort mere effektivt.

Effektivisering af tilbud og fakturering

Når du fører nøjagtige registreringer af hvor lang tid en opgave tager, og hvilke ressourcer der bruges, øges nøjagtigheden af ​​dine tilbud automatisk.

Når du bruger software til tidsregistrering, har du også muligheden for at fakturere dine kunder præcist for det arbejde, der udføres på deres vegne. Den lette registrering af tid ved hjælp af din kalender hjælper f.eks. med at opretholde en nøjagtig logbog over de forskellige arbejdsaktiviteter, der er påtaget og udført. I gennemsnit, hvis 10 opgaver er gennemført med succes på en uge, vil et groft skøn over deres tid få fakturering udført, men selvom hver opgae kun tager 10 minutter ekstra, vil en virksomhed miste over 85 fakturerbare timer hvert år.

Fokus på forbedringsområder

At registrere tid brugt på forskellige forretningsaktiviteter kan hjælpe dig med nøjagtigt at bestemme hvor din organisation mangler ekspertise, og på hvilke områder din virksomhed kæmper. Opgaver, der konsekvent tager længere tid end planlagt, kan genovervejes, optimeres, udskiftes eller fjernes fuldstændigt fra systemet.

Beløn godt arbejde

Det er også nødvendigt at holde tid for at få en bedre ide om, hvem blandt arbejdsstyrken der konsekvent arbejder mere og overholder deadlines. Når din timerapporteringssoftware præsenterer formelle rapporter i grafisk form eller et overblik over brugt tid, er du bedre i stand til at træffe informerede beslutninger.

Nu hvor du er i stand til bedre at gennemgå dine teammedlemmers ydeevne, er du bedre i stand til at se hvilket medlem der lægger noget ekstra og konsekvent opfylder målene. På denne måde er du i stand til at identificere medarbejdere, der fortjener at blive forfremmet eller værdsat for det hårde arbejde, de har bidraget med.

Når medarbejdere anerkendes for det arbejde, de har leveret og belønnes for det, forbedres deres moral, og den samlede produktivitet og motivation øges, hvilket resulterer i et afslappet, mere produktivt og mindre stressende arbejdsmiljø.

Altså

Manuelle og papirbaserede systemer er tidskrævende og frustrerende. De har en tendens til at dræne dyrebare timer fra dine menneskelige ressourcer, især dem der er betroet til at opretholde disse kedelige lønmæssige og administrative opgaver. At skifte til en automatisk tidsregistreringsteknologi giver betydelige omkostningsbesparelser og produktivitetsfordele for både virksomhedsejere såvel som deres arbejdsstyrke. For alle typer organisationer, fra små familieejede virksomheder til store virksomheder, tillader brugen af Outlook-tidsregistrering alle at spare tid, fokusere på det der virkelig betyder noget og forenkle rapportering for deres teams.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: