Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook

Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook
Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook

De fleste personer i dag ved hvor vigtigt tidsregistrering af medarbejdere er for at sikre din virksomheds eller organisations succes.

Det er et essentielt element for at vide hvordan tiden bliver brugt og kunne handle i overensstemmelse hermed.

Desværre er der også udfordringer forbundet med timeregistrering, hvis du ikke vælger den rigtige løsning, men til gengæld store gevinster, hvis du vælger den rigtige.

I denne artikel vil vi kigge på udfordringerne med traditionel tidsregistrering, hvordan du gør tidsrapportering nemt, får medarbejdernes opbakning, og gør det til en succes.

Læs videre…

Udfordringer med traditionel tidsregistrering

Hvis du har prøvet en traditionel tilgang til timeregistrering, ved du hvor bøvlet det kan være. I de fleste tilfælde kræver det at du skifter til et andet system for blot at indtaste din tid. Ofte har du allerede skrevet ned et sted hvad du har lavet, så også at skulle indtaste det manuelt i et andet system er både bøvlet og tidskrævende.

Desuden skal du huske hvad du lavede og hvornår du lavede det, og det kan være svært at huske når du står med en fod ude af døren på vej på weekend.

Mange steder har medarbejderne allerede indtastet deres aftaler i kalenderen, så for at lave tidsregistreringen, skal de så gå over deres kalender og kopiere info herfra til et andet system. Det er tidskrævende og der er også en stor risiko for at misse aftaler. Dette bøvl resulterer så ofte i at timeregistreringen slet ikke bliver gjort, og hvis den gør, kræver det ofte at en supervisor eller leder skal minde medarbejderne om det.

Det er irriterende og frustrerende for alle.

Så hvordan gør du det nemt?

Hvordan du gør tidsregistrering af medarbejdere nemt

Når du skal vælge en løsning, hvad enten det drejer sig om software til timesedler eller andet, er det ofte en god i det at bygge det på noget dine medarbejdere allerede kender.

Det er også vigtigt at finde en løsning der underbygger din organisations struktur og måde at arbejde på, så det fungerer som en styrke for dig.

De fleste professionelle virksomheder og organisationer benytter Microsoft Outlook-kalenderen til at håndtere aftaler og tid, så byg på det. Find en tidsregistreringsløsning der udnytter Outlook-kalenderen. Med den rette løsning kan du bruge din aftaler som grundlaget for din timeregistrering. Når du opretter en aftale tilføjer du blot den relevante organisation, projekt og aktivitet og det er det. Det er utroligt nemt for dine medarbejdere. De skal ikke længere ind i flere forskellige systemer eller sidde og kopiere info fra kalenderen til et andet system.

Desuden bliver tidsregistreringen faktisk gjort og den vil helt sikkert også være mere nøjagtig.

Få medarbejdernes opbakning

For at få medarbejdernes opbakning til indførelse af sådan en løsning, er det vigtigt at du involverer dem fra starten af. Tal med dem om at tidsregistrering af medarbejdere ikke er for at puste dem i nakken og holde øje med at de ikke snyder med deres timer. Det er for at styrke deres arbejde og organisationen som helhed.

Vis dem de fordele det giver både dem individuelt og også hele organisationen.

Vis dem hvordan de selv kan gå ind og trække rapporter og se hvordan deres tid bliver brugt. På den måde kan de se hvor meget tid de bruger på forskellige projekter og aktiviteter, og selv optimere deres tid i forhold til det.

En anden rigtig vigtig ting, som dine medarbejdere vil blive glade for, er ikke længere at skulle gå ind i andre systemer for at registrere deres timer, samt at skulle sidde og kopiere info fra et program til et andet og huske hvornår de gjorde hvad. De kan bruge Outlook til det. Så det er både enormt nemt at lære og enormt nemt at bruge. Det vil de helt sikkert også sætte pris på.

Nem understøttelse af flextid

Hvis din organisation har et regelsæt om hvor mange timer der skal registreres på dagsbasis, ugebasis, månedsbasis, etc., er det vigtigt at din løsning nemt giver dig et overblik her. Løsningen bør give dig mulighed for at definere hvor mange timer der skal registreres, og så skal du kunne få et hurtigt overblik over hvor mange timer der er registreret sammenlignet med hvad der skulle registreres.

Du kan også give dine brugere ret til selv at trække denne info, så de løbende kan se om de har timer til gode, eller om der er lidt at indhente. Det vil gøre livet så meget lettere for alle.

Del nemt data

Når du har lavet tidsregistrering af medarbejdere, vil du selvfølgeligt også gerne kunne se hvordan tiden bliver brugt.

Din løsning bør komme med en stærk rapportfunktion der giver dig mulighed for nemt at trække en rapport, der giver dig et overblik over hvordan tiden er brugt, både på enkelte emner og for organisationen som helhed. Derudover skal du også have mulighed for at dykke ned i tallene, hvis du har behov for dette.

Rapporterne skal nemt kunne printes til eksempelvis papir eller pdf, eller gemmes i Excel-format, så du nemt kan dele info med relevante interessenter, det være sig kunder, projektledere, ledelse, etc.

Hvis du har brug for mere, er det også en god funktion at kunne importere og eksportere data via CSV-filer.

Gør det til en succes og start nu

Så når du leder efter en løsning til tidsregistrering af medarbejdere, så undgå systemer hvor du skal indtaste data manuelt og hvor dine medarbejdere bliver afbrudt i deres arbejde. Gør det nemt for alle og byg på noget bekendt, nemlig Outlook-kalenderen.

Vis dine medarbejdere fordelene ved løsningen og hvordan den faktisk vil hjælpe dem i deres arbejde.

Alt dette vil gøre at tidsregistreringen faktisk bliver udført og at alle er glade for at udføre den, da alle kan høste fordelene ved den rigtige løsning.

Den rigtige løsning vil også tillade dig at tilmelde dig gratis, så du kan prøve det af og se hvordan det vil fungere for dig i din organisation.

Gør det nu.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook
Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook De fleste personer i dag ved hvor vigtigt tidsregistrering af medarbejdere er …

Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer
Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer Uanset din virksomhed eller organisation, er en af ​​de vigtigste råvar …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified