Optimer din tidsregistreringsproces – en manuel timeseddel kontra Outlook-timeregistrering
Hvis din organisation ønsker at være en succes, skal du optimere alle processer i din organisation. Dette er tilfældet, uanset om du er et lille firma, en non-profit eller en stor offentlig organisation. Du har brug for at tingene kører på den bedst mulige måde.
Et vigtigt element her er også at vide hvordan tiden bruges. Så du skal sørge for at din tidsregistreringsproces også er optimeret, da dette kan have meget stor indflydelse på din organisation eller virksomheds drift.
Når det er sagt, er der forskellige måder at registrere din tid på. Nogle organisationer bruger en mere traditionel tilgang, hvor det er en manuel proces, hvor medarbejdere skal indtaste deres tid manuelt i f.eks. en webformular, Excel-regneark eller endda papir.
På den anden side er der løsninger nu, hvor processen er meget mere automatiseret og nem for medarbejderne, ved at udnytte værktøjer som de allerede kender, og informationer der allerede er der.
Så hvilken en skal du vælge? I denne artikel vil vi kigge på forskellene mellem en manuel timeseddel kontra at gøre det i for eksempel Outlook, og hvordan hver af disse tilgange påvirker din timeregistreringsproces.
Læs videre…
Formålet med en tidsregistreringsproces
Din timeregistrering er som regel rygraden i mange andre processer i din organisation, for eksempel lønberegning, da du skal vide hvor mange timer dit personale har lagt. Dette er også tilfældet selvom dine medarbejdere ikke betales pr. time – du og de skal stadig vide hvordan de bruger deres tid.
Hvis du fakturerer kunder, er det også afgørende at timeregistreringsprocessen er korrekt, da du ønsker at fakturere dine kunder præcist. At gøre andet, kan skade din virksomhed.
Desuden, for at administrere din virksomhed og projekter, herunder interne projekter, er det afgørende at vide hvordan tiden bruges.
Så hvordan ser en typisk tidsregistreringsproces ud?
Den første del af processen er normalt at en medarbejder registrerer deres tid i en eller anden form for system, og når de er færdige, kan registreringerne blive indsendt til godkendelse. Som nævnt kunne dette være en manuel timeseddel eller det kunne ske via en mere automatiseret løsning.
Efter at være blevet indsendt til godkendelse ville en supervisor godkende timesedlerne. Hele godkendelsesprocessen skal være en mulighed, så du kan springe dette trin over, hvis du ikke rigtigt har brug for det. I mange organisationer giver det dog meget god mening at have godkendelse af timeregistreringer, inden de anvendes som grundlag for andre processer.
Når dine tidsregistreringer er i systemet, kan de derefter bruges som grundlag for din lønberegning, fakturering, projektledelse, eller bare at få et overblik over hvordan tiden bruges.
Selvom du ikke laver kundeprojektarbejde som sådan, har du altid interne projekter, og du skal vide hvordan du bruger tid på forskellige aktiviteter.
Det er den eneste måde for din organisation at blive bedre.
En manuel timeseddel
En manuel timeseddel; du har måske oplevet det selv. I dette tilfælde indtaster du typisk din tid manuelt, typisk i en webformular, et separat softwareprogram, et Excel-regneark eller lignende. Dette kan være ret besværligt og også meget ofte unøjagtigt. Årsagen er at dine medarbejdere bliver nødt til at huske hvornår de gjorde hvad, og det ender ofte med ikke at være helt præcis.
Du vil ofte se at målet med denne øvelse ikke længere er så meget om at registrere hvad du gjorde, men mere om at ramme et bestemt antal timer, for eksempel 40 timer om ugen. At ramme et bestemt antal timer kan være helt fint, men det skal afspejle virkeligheden.
Det tager også meget ofte meget tid, da du skal gå over de spor, du måske har på hvad du har lavet i de seneste dage. I nogle tilfælde betyder det at gå over din kalender og klippe-klistre info herfra til et andet system.
At bruge meget tid på faktisk at rapportere tid er ret ironisk.
Endeligt, når dine medarbejdere har indtastet deres tid manuelt, skal det derefter indsamles og i mange tilfælde kopieres til et andet system af en supervisor.
Dette er ikke ideelt og risikerer at skabe fejl, hvilket kan resultere i forkerte lønninger, fakturering af kunder, projektledelse og bare at vide hvordan organisationen kører.
Så som du kan se, at have en manuel timeseddel, selv om det måske virker i nogle sjældne tilfælde, er normalt ikke ideelt, især i et kontormiljø.
Outlook-tidsregistrering
Udnyttelse af nuværende styrker og viden er som regel en god strategi. Det samme gælder når det kommer til dine forretningsprocesser, herunder tidsregistrering.
Du skal bygge dette på noget som dine medarbejdere allerede er bekendte med og kender.
De fleste professionelle organisationer og virksomheder bruger Microsoft Outlook, herunder Outlook-kalenderen. Din tidsregistreringsproces skal bygge videre på dette og udnytte dette og gøre det muligt at lave Outlook-tidsrapportering. Dette gør det nemt og hurtigt at lære løsningen at kende, hvilket gør din timeregistreringsproces meget mere præcis og meget lettere for dine medarbejdere.
Så hvordan virker det?
Med en tidsrapporteringsløsning, f.eks. TimeSheet Reporter, der udnytter Outlook-kalenderen, bruger du blot dine Outlook-kalenderaftaler som grundlag for din tidsregistrering.
Når du opretter en ny kalenderaftale, tilføjer du simpelthen relevant information, som f.eks. Organisation, Projekt og Aktivitet, og derefter indsender du denne info når du er færdig. Det er det! Dette er mere eller mindre alt, hvad medarbejderne skal tænke på dagligt.
Efter at tidsregistreringerne er indsendt, kan en supervisor eventuelt godkende disse.
Det bliver ikke nemmere end dette.
Dette gør indsamling af info om hvordan tiden er brugt virkelig, virkelig nemt for alle, og derudover er det normalt også meget mere præcist.
Du kan så nemt oprette rapporter for at få et overblik over hvordan tiden er brugt, dele disse data fra din time registrering med andre systemer eller interessenter og optimere og handle i overensstemmelse hermed.
Så, hvilken er bedst?
Som nævnt ovenfor kan der være sjældne tilfælde, hvor det at have en manuel timeseddel er den bedste tilgang. I de fleste kontormiljøer ender det dog med at være mere en forhindring end en hjælp. Hvis du arbejder i et kontormiljø og bruger Outlook, er det nok den bedste rute nok at have en Outlook-tidsregistreringsløsning.
Dette gør det lettere for alle og også meget mere præcist, også fordi timeregistreringen faktisk bliver gjort.
Så kom i gang nu og optimer din timeregistreringsproces. De fleste af de bedre løsninger giver dig mulighed for at tilmelde dig uden omkostninger, så du kan få et indtryk af systemet og kan se hvordan det kan fungere i din organisation.
Så kom i gang nu.
