Outlook tidsregistrering: Den bedste måde at registrere medarbejdertid

Outlook tidsregistrering: Den bedste måde at registrere medarbejdertid

Outlook tidsregistrering: Den bedste måde at registrere medarbejdertid

Du har sikkert hørt om blomstrende virksomheder der har implementeret tidsregistreringssystemer og er blevet mere succesfulde på grund af det. Du overvejer måske også at gøre det samme for jeres og implementere et pålideligt, rigtig godt tidsregistreringsværktøj, men synes at det er for dyrt og din virksomhed ikke har midler nok til det. Men har du nogensinde tænkt over at det mest effektive tidsregistreringsværktøj er virkeligt prismæssigt overkommeligt, og faktisk vil give dig en masse økonomiske besparelser?

Tidsregistrering via Microsoft Outlook kalenderen er måske den bedste måde for dig at overvåge dine medarbejders tid på. På grund af sin enkelhed og funktionalitet, er der faktisk mange fordele ved at bruge Outlook-kalenderen til din virksomheds tidsstyringsbehov.

Først og fremmest, Outlook-kalenderen er en standardprogram, der normalt er installeret på næsten alle professionelle virksomhedscomputere sammen med andre vigtige Office-programmer, hvilket betyder at dine brugere allerede er meget fortrolige med at bruge det.

TimeSheet Reporter gør det muligt at forbedre din Outlook, så du kan rapportere timer via din Outlook-aftaler.

Grundlaget for dit tidsregistreringssystem er således allerede sat op, så alt hvad du skal gøre er bare at foretage nogle mindre ændringer for at tilpasse programmet til at imødekomme alle dine forretningsmæssige behov. Der er ingen grund til at købe en ekstra server eller opgradere din internethastighed eller noget lignende. Dette vil give din virksomhed en masse besparelser, mens du stadig nyder godt af et pålideligt tidsrapporteringsværktøj.

En anden måde programmet kan generere besparelser for din virksomhed er ved at det ikke kræver at dine medarbejdere gennemgår en særlig uddannelse bare for at være i stand til at udnytte denne Outlook tidsregistrering. Fordi de fleste af dem, hvis ikke alle, allerede er bekendt med programmet, kan de straks begynde at bruge det, når det er rigtigt implementeret. Nogle af dem laver muligvis allerede tidsregistrering i Outlook for deres egen individuelle tidsstyring. så processen med at integrere den i de daglige kontorprocedurer kan virkelig være problemfri. Uden afbrydelse af nogen uddannelsestid, vil virksomheden ikke kun spare penge på uddannelsesomkostninger men heller ikke fra tabt medarbejdertid.

Medarbejderne selv vil også nyde godt af en sådan almindelig og brugervenlig tidsrapporteringssoftware. I betragtning af at de allerede er bekendt med kalenderen, vil det ikke være vanskeligt for dem at lave deres tidsregistreringsrapporter. Den nye tidsregistreringspolitik vil ikke føles som en ekstra arbejdsbyrde i deres allerede dynamiske arbejdsdag, og vil blive taget vel imod og nemt overholdt af alle.

Desuden behøver de ikke at arbejder hårdere eller udføre overtid bare for at overholde rapporttidsfrister da Outlook tidsregistrering foregår på samme måde som når de arbejder på deres personlige tidsplaner. De inkluderer simpelthen alle de nødvendige oplysninger vedr. deres arbejdsopgaver til kalenderen og voila! Rapporter genereres automatisk i en standardskabelon, og er straks klar til forelæggelse for deres supervisors eller ledere.

At vide hvordan de bruger deres arbejdstid kan også gøre meget for at styrke gejsten hos dine medarbejdere. Når dine medarbejdere ved at de er produktive og at de ikke spilder tiden, forbedres deres selvtillid.

Efter at have oplevet denne første følelse af succes og selvværd, vil det komme til udtryk i deres ændrede holdninger, handlinger og adfærd. De ønsker at gøre det igen og igen, hvilket gør at de oplever flere succeser og løfter humøret endnu højere og højere. Når medarbejderne føler sig tilfredse, vil resultaterne selvfølgeligt i sidste ende kun være positive for virksomheden, i alle aspekter.

Dine virksomhedsledere, supervisors og andre holdledere vil også drage nytte af tidsregistrering i Outlook. For det første er det nemmere at lede folk der er motiverede, glade, og arbejder optimalt. Plus, de vil faktisk rapportere deres tid og ikke hele tiden udskyde det.

Når det kommer til at konsolidere timeregistreringsrapporter, vil det også være lettere for dem. Da alle resultaterne er standardiserede vil det at læse rapporterne være mindre stressende, og de kan hurtigt finde frem til løsninger, hvis nogen problemer skulle blive opdaget. Bortset fra det, kan de også skabe deres egne timeseddel-rapporter meget hurtigere og indsende dem til tiden, til organisationens medarbejdere og ledere.

Forbedret Outlook-tidsregistrering

Heldigvis findes der en virksomhed i dag, der tilbyder en sådan forbedret software til Outlook-tidsregistrering som nævnt ovenfor. Løsningen er TimeSheet Reporter.

Medarbejderne vil stadig nyde den eksisterende fortrolighed med Outlook, da TSR bygger på dette. Faktisk vil det føles som at bruge en opdateret version af Outlook med nye ekstra funktioner, lidt ligesom den måde folk føler når de opgraderer til den nyeste mobil eller smartphone.

Det vil være nemt for dem at generere rapporter, og med TimeSheet Reporter er de dannede rapporter mere omfattende og væsentlige. Alle de oplysninger, der er nødvendige for holdledere for at vurdere operationers status er medtaget uden at belaste dem der danner og tolker rapporterne.

Løsningen giver også brugerne mulighed for at bruge det selv uden internetforbindelse. For eksempel, hvis en tekniker i marken lige er blevet færdig med at arbejde på en bestemt tjeneste, kan han eller hun straks opdatere sin timeregistreringsrapport ved hjælp af sin mobiltelefon. Han eller hun kan også opdatere deres tidsregistreringer via Outlook, selv når de er offline, og efter at være kommet tilbage til kontoret, vil programmet synkronisere sig selv, når der er internetforbindelse igen.

Endnu en fordel ved dette forbedrede værktøj til Outlook tidsregistrering er at det kan knyttes til virksomhedens vigtige systemer såsom regnskab, ERP og CRM, eller blot Excel. At integrere tidsregistreringsrapporter til disse systemer kan skabe betydelige forbedringer for alle virksomhedens aktiviteter, hvilket vil kunne mærkes af de personer der har størst betydning – kunderne.

Når du har den bedste tidsregistreringssoftware i dine hænder, er mulighederne uendelige, og der er ingen tvivl om at din virksomhed vil være på vej til at blive en af de mest succesfulde og bæredygtige i sin branche.

 

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: