TSR dækker vores behov for præcis og overskuelig registrering af den tid, vi bruger på teknisk rådgivning og support
- Læs mere...

Outlook tidsregistrering – Eksperttips til timeregistrering

Outlook tidsregistrering – Eksperttips til timeregistrering
Outlook tidsregistrering – Eksperttips til timeregistrering

Det betyder ikke noget hvor du arbejder, hvilke tidspunkter du arbejder på, hvad du laver, eller hvor travlt du har; når det kommer til at drive en virksomhed, er tid penge. Dog kan tiden let bruges på en ikke så optimal måde, hvis du ikke er opmærksom. Minutter føles som sekunder, og inden du ved af det, har halvdelen af ​​arbejdsdagen passeret dig, og du er heldig hvis du har opnået halvdelen af ​​de ting du håbede på at opnå. Det er her Outlook tidsregistrering viser sig at være så fordelagtig.

Software til timeregistrering viser sig stadig mere populær blandt alle slags organisationer og virksomheder, og det med rette. For at få mest muligt ud af din tid og din timerapporteringsløsning, er det dog vigtigt at du forstår hvordan du bruger softwaren til din fordel. Den rigtige Outlook-rapporteringssoftware er ikke vanskelig at bruge, hvilket er en af ​​grundene til at den er så populær, fordi den er så brugervenlig. På trods af dette er der sandsynligvis stadig ting du skal gøre dig bekendt med for at få mest muligt ud af det. Her er et kig på, hvad tidsregistrering er, samt et par afprøvede eksperttips.

Hvad er tidsrapporteringssoftware?

Helt enkelt er tidsregistreringssoftware et specialiseret digitalt værktøj, der bruges af medarbejdere, freelancere og virksomhedsledere over hele verden og er designet til at registrere den mængde tid der bruges på aktiviteter og projekter, som derefter kan hjælpe med lønberegning, fakturering og generelle aktiviteter relateret til din virksomhed og branche. Tidsrapporteringssoftware er meget nyttigt, fordi det giver dig mulighed for at se nøjagtigt hvor langt du er med forskellige opgaver og projekter, hvor mange timer du og/eller dine medarbejdere har arbejdet, hvor dine ressourcer udnyttes mest og meget mere derudover. Et af de mest værdsatte aspekter af denne type softwareløsning er det faktum at det giver dig mulighed for at få et bedre overblik over din virksomhed og organisation. Softwaren viser dig hvor det meste af din tid/dine medarbejderes tid bliver brugt, og hvad der måske koster din virksomhed flest penge såvel som tid. Du kan derefter se på dataene og bruge dem til at foretage de nødvendige justeringer og ændringer.

Afprøvede tips til Outlook tidsregistrering

Vi vil nu opliste et par afprøvede tips til rapportering af tid, der hjælper dig med at få mere ud af din Outlook-timeregistreringssoftware:

Byg på noget som dine brugere kender

Når du introducerer et nyt softwareværktøj i din organisation, eller for den sags skyld enhver form for ændring, er det altid en god ide at bygge videre på noget dine medarbejdere allerede kender og er bekendt med.

De fleste professionelle organisationer bruger i dag Microsoft Outlook-kalenderen til at administrere deres tid. Du skal finde en løsning, der bygger på dette og lader dig rapportere din tid via din kalender. Med den rette tilføjelse til Outlook kan du nemt registrere tid baseret på dine kalenderaftaler, så udnyt dette.

Projicer din tid på forhånd

Til trods for hvor smart Outlook-tidsregistreringssoftware er, kan det ikke se ind i fremtiden, og det kan ikke gøre dit arbejde for dig. Hvis du ønsker at få mest muligt ud af softwaren, er det op til dig at projicere din tid på forhånd. Heldigvis tillader softwaren dig netop at gøre dette på en meget enkel måde. En af de bedste ting ved brugen af ​​Outlook tidsregistrering, er det faktum, at når det integreres med Outlook, kan du bruge en lang række forskellige funktioner, der er forbundet med Outlook. Kalenderen er for eksempel ekstremt nyttig til tidsplanlægning. Mange eksperter vil indtaste vigtige arbejdsfrister i deres kalendere som begivenheder sammen med den tid i timer, det estimeres at de vil afslutte dem på. På dage hvor de vil arbejde på mere end en opgave i løbet af dagen, kan den krævede arbejdstid sættes ind i blokke. Ved at blokere dem og planlægge timerne, kan du derefter skifte mellem forskellige projekter og udføre visse mængder på hver enkelt. Ved at blokere tiden i kalenderen ved du nøjagtigt, hvornår der skal være frister, og du kan bruge softwaren til at registrere hvor lang tid du bruger på hver aktivitet og projekt. Dette gør timeplanlægning for fremtidige opgaver meget enklere.

Opret basale blokplaner

For så vidt angår rapportering af timer, er en af ​​de mest effektive måder at styre og registrere din tid på, ved at oprette en basal blokplan. Dette giver dig mulighed for at få en klar og kortfattet idé om hvordan din arbejdsdag går. Blokplaner giver dig mulighed for at opdele din arbejdsdag i bidder. For eksempel, hvis du begynder at arbejde kl. 9, kan 9 – 10:00 være til besvarelse af emails, svare på opkald, gøre klar til den kommende dag. 10:00 til 12:00 kunne være to timers solidt arbejde med din vigtigste opgave. 12:00 – 13:00 er til frokost, 13:00 – 15:00 kunne igen være til at arbejde på et andet projekt, og så videre. Når du opdeler din arbejdsdag i mindre bidder, ved at oprette og holde fast i blokplaner, ved du nøjagtigt hvor du står, og du ved nøjagtigt hvad der skal gøres, og hvor længe du skal gøre det. Nu skal du ikke tage det for bogstaveligt, da du ikke behøver at afsætte så nøjagtig en mængde tid til hvert projekt. Og hvis du er færdig med et projekt tidligt, skal du ikke bare sidde og trille tommelfingre indtil du skulle starte den næste opgave. Kom godt i gang med den næste opgave tidligt, så vil du få den færdig hurtigere, og du kan endda komme tidligt i mål.

Opsæt påmindelser

En anden meget nyttig funktion ved god Outlook tidsrapporteringssoftware er det faktum, at det giver dig mulighed for at bruge funktioner der er forbundet med Outlook. Dette betyder at du kan give dig selv påmindelser. Hvis du har travlt med at arbejde på flere projekter på en gang, er du muligvis ude for at et projekt engang imellem overses, som det var. Når du er klar over at en vigtig frist nærmer sig, kan det være for sent. Nu skal du anmode om en forlængelse af fristen, som derefter kan forstyrre dine andre projekter og skabe en kædereaktionseffekt. En af de bedste måder til at sikre at dette aldrig sker, er at bruge software til timeregistrering og andre integrerede funktioner til at opsætte påmindelser på forhånd for frister der nærmer sig. Opret påmindelser for at minde dig om tidsfrister der nærmer sig, i god tid, da du på den måde kan sikre dig at intet bliver overset. Du kan endda lave vigtige noter om visse opgaver og projekter. I en perfekt verden ville vi aldrig glemme, og vi behøver ikke at angive påmindelser eller lave notater, men jo travlere du er, desto mere sandsynligt er det at du glemmer. Du kan endda minde dig selv om hvad du har arbejdet med tidligere.

Frygt ikke teknologien

Et af de største problemer som folk har med tidsrapporteringssoftware, er faktisk frygt for teknologien i sig selv. Teknologi er ikke at frygte, den skal omfavnes, da når den bruges korrekt kan gøre livet så meget lettere af en række forskellige årsager. Hvis du ikke er sikker på om software til timeregistrering er for dig eller din virksomhed generelt, er det bedste råd, som vi kan give, blot at gøre det og prøve det selv. Folk arbejder ofte under indtryk af at teknologien bliver superavanceret og utroligt kompleks at bruge. I virkeligheden er det i de fleste tilfælde ekstremt brugervenligt, hvorfor det er så populært og effektivt til at starte med. Da Outlook tidsregistrering integreres med Outlook, som i sig selv er meget brugervenligt, er brugen af ​​softwaren let som en leg.

Ting at overveje før du køber software til registrering af tid

Vi vil nu afslutte med at se på flere ting du skal overveje, før du køber software til timeregistrering. Husk at denne teknologi er meget populær og meget effektiv, så den er i høj efterspørgsel. Som et resultat heraf mangler du ikke muligheder, når du skal købe. Det er dog vigtigt at vælge den rigtige software. Her er et par tips og ting du skal overveje, før du køber software til tidsregistrering:

Stærke rapportfunktioner

Den rigtige rapporteringsløsning skal have stærke rapportfunktioner. Dette vil sikre at du får den rigtige form for oversigt over hvordan tiden bruges i forskellige områder af din organisation, og på hvilke projekter og aktiviteter.

Det skal være let at oprette disse rapporter, og det bør tilbyde dig forskellige typer søgekriterier, som du kan bruge.

En hurtig grafisk oversigt er også noget at overveje her, da dette vil hjælpe med oversigten og forståelsen af ​​dine data og forbedre dine beslutningsmuligheder yderligere.

At kunne gemme disse rapporter i Excel eller udskrive dem på pdf eller papir er endvidere et krav, da du nemt kan dele disse data med relevante interessenter.

Hvor arbejder du?

Hvis du driver en virksomhed, vil du sandsynligvis være på den fysiske placering for din virksomhed. Hvis du er freelancer eller konsulent, er du sandsynligvis enten hjemme eller på farten. Inden du forpligter dig til at købe Outlook timeregistreringssoftware, skal du beslutte hvilken software der er bedst for dig, baseret på hvor du arbejder mest.

Når det er sagt, har de fleste i dag en bærbar computer, som de let kan medbringe, uanset hvor de arbejder, og dette vil i de fleste tilfælde også være med Outlook installeret, så du nemt kan få adgang til din kalender og dermed også din tidsrapporteringsløsning.

Hvis du af en eller anden grund ikke har adgang til din Outlook-kalender, skal den rigtige løsning også give dig en webgrænseflade, hvor du kan administrere dine tidsindtastninger.

Udgifter og timepriser

I nogle organisationer kan nogle ansatte have behov for også at registrere udgifter og muligvis have timepriser. Din timeseddel-løsning bør derfor have mulighed for at have disse funktioner, så brugere nemt kan registrere deres udgifter sammen med deres tidsindtastninger, og du skal være i stand til let at få et overblik over disse udgifter og have muligheden for at oprette en skabelon med henblik på refusion.

At have timepriser i dit tidsrapporteringssystem giver også god mening i mange tilfælde, da det forenkler din økonomiske oversigt. Dette giver dig mulighed for hurtigt at se dine omkostninger, indtægter og fortjeneste på forskellige projekter, kunder, aktiviteter osv.

Dette bør selvfølgeligt være valgfrit, så hvis du ikke har brug for det, behøver du ikke at bruge disse funktioner.

Hvilke funktioner har du brug for?

Igen, hvad angår de funktioner du har brug for, vil dette alt sammen afhænge af dig, hvad du har brug for softwaren til, hvad du laver, og hvem der ellers skal bruge den. Som nævnt er Outlook-timeregistreringssoftware utroligt fordelagtigt, fordi det integreres med Outlook. Dette giver dig mulighed for at bruge alle de forskellige funktioner, der er tilknyttet Outlook, sammen med den nye software. Ved at kombinere dem sammen har du det perfekte værktøj til registrering af tid. Tag f.eks. Outlook kalenderfunktionen. For sig selv er det absolut nyttigt, men ved at integrere det med en tilføjelse (add-in)  til Outlook tidsregistrering, kan du nu bruge din kalender som en måde til at rapportere din tid, overvåge fremskridt, indstille tidsfrister og mål, og meget mere derudover.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Sådan registrerer du tid når du arbejder hjemmefra
Sådan registrerer du tid når du arbejder hjemmefra Da mange af os nu finder os selv arbejdende hjemmefra af forskellige grund …

STOR OPDATERING: TSR 7 lanceret
STOR OPDATERING: TSR 7 lanceret Som du måske har bemærket, har vi arbejdet hårdt på en større opdatering af TSR WebAdmin. Vi …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified