Projekt-omkostningsstyring – Den optimale måde

Projekt-omkostningsstyring - Den optimale måde

Projekt-omkostningsstyring – Den optimale måde

Projekt-omkostningsstyring – Udfordringer

Som projektleder og interessent i din projektsucces, ved du hvor vigtigt det er at have kontrol over alle aspekter af din projektledelse. Dette omfatter at identificere og definere de rigtige milepæle, vurdere de nødvendige ressourcer og definere roller og ansvar, og også sørge for at projekt-omkostningsstyring er på plads. Det vil sige at sikre at projektet ikke går over budget, og at du kun bruger de ressourcer der er dedikeret til projektet.

De værktøjer, du skal bruge til dette på en professionel og struktureret måde, kan variere, men et ekstremt vigtigt element, som du ikke kan arbejde uden når du styrer projekter, er en effektiv måde at få et overblik over projekttiden. Det vil sige at kunne se hvor meget tid du har brugt på hvert projekt og aktivitet. Der er simpelthen ingen vej uden om dette, og det er hjørnestenen i at kende dine omkostninger på projekterne.

Uanset milepælen eller leverancerne i projektet, og uanset om det er et kundeprojekt eller et internt projekt, for at have en ordentlig projekt-omkostningsstyring og for at sikre projektets succes, skal du have ordentlig tidsregistrering på plads.

Udfordringen er da at finde en løsning, hvor dine brugere er glade for at bruge det, det er brugervenligt og at det giver dig de data du har brug for til at understøtte dine projektledelsesprocesser.

Løsningen

Enhver professionel projektleder vil fortælle dig at det at finde og bruge den rigtige timeregistreringsløsning er afgørende når du laver projekt-omkostningsstyring samt ressourcehåndtering.

Uanset dit erhverv eller dit team, skal tidsregistreringen være nem at bruge til dit projektteam og understøtte den måde hvorpå du organiserer dine aktiviteter og arbejdsprocesser.

Den løsning du finder, skal være let at komme i gang med og ikke kræve nogen betydelig træning fra dine brugere.

Så hvor skal du kigge hen?

De fleste professionelle virksomheder og organisationer bruger Microsoft Outlook-kalenderen til at planlægge og administrere deres tid og aftaler, så du bør finde en timerapporteringsløsning som bygger på dette og vil integrere med din Outlook-kalender. På denne måde kan du bruge dine Outlook-kalenderaftaler som grundlag for din tidsrapportering, hvilket vil gøre livet lettere for alle, og samtidig sikre at tidsrapportering faktisk udføres, og at den også er korrekt.

Løsningen skal også komme med indbyggede rapporteringsfunktioner, så du nemt kan få et overblik over din projektstatus og se hvor mange timer der er brugt på hver organisation, projekt og aktivitet, og hvis der er behov for tilretninger.

Hvis du har brug for det, skal det også være muligt at importere og eksportere data til og fra systemet, så du kan arbejde med data i andre systemer, f.eks. dit ERP- eller regnskabssystem eller blot Excel.

Et par gode ekstra muligheder at overveje, er at have mulighed for at registrere udgifter i systemet, som f.eks. hotel, kilometer og andre udgifter i forbindelse med dit projektarbejde, samt muligheden for at have timepriser i systemet, så du nemt kan se omkostninger, indtægter og overskud på dine projekter. Disse er også komponenter i korrekt projekt-omkostningsstyring.

Få dine medarbejdere til at støtte op om tidsregistrering

Nogle personer kan være lidt tilbageholdende, når samtalen drejer sig om tidsrapportering, og føler at hver af deres bevægelser måske nu skal gås efter i sømmene.

Intet kunne være længere fra sandheden.

Korrekt tidsrapportering er på plads, så du kan optimere den måde du arbejder på, og sørge for at du har brugt din tid på de rigtige ting.

At give brugerne adgang til rapporter vil også give dem mulighed for at se hvordan de brugte deres tid personligt, hvilket virkeligt kan være gavnligt og også nogle gange en øjenåbner.

Så når du implementerer et Outlook-timeregistreringssystem, er det vigtigt at du informerer dem fra starten og viser dem hvordan dette ikke alene vil føre til bedre projekt-omkostningsstyring og effektiv projektstyring, men at det også vil være til gavn for hver enkelt person ved at de bedre kan styre deres tid og se hvordan de brugte deres tid.

Vis dem også hvor nemt det er at bruge timeregistrering i Outlook i forhold til mere traditionelle metoder, hvor du indtaster din tid manuelt og skal huske hvornår du gjorde hvad.

Næste skridt

Som du kan se af ovenstående, når du vil have mere effektiv projektomkostningsstyring og bare en bedre og mere behagelig måde at arbejde på, skal du finde en god tidsrapporteringsløsning, som kan integreres med din Microsoft Outlook-kalender, og gøre det nemt at se hvordan du har brugt din tid, så du kan bruge disse oplysninger til fremtidige projekter og generel projektplanlægning. Dette er helt afgørende for din organisatoriske succes.

Når du finder software til rapportering af tid, der understøtter dette, og når du også vil have implementeringen til at blive en succes, skal du huske følgende:

  • Din tidsregistreringsløsning skal integreres med Microsoft Outlook-kalenderen
  • Du skal have nem rapportering og datadeling
  • Mulighed for registrering af udgifter
  • Mulighed for timepriser
  • Involver dine brugere tidligt og vis dem fordelene
 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info: