Projektledelsessoftware til ingeniører – Brug af Outlook kalenderen

Projektledelsessoftware til ingeniører - Brug af Outlook kalenderen

Projektledelsessoftware til ingeniører – Brug af Outlook kalenderen

Har du fået ansvaret for at drive et ingeniørprojekt? Hvis du aldrig har ledet et projekt før, er der en god chance for at du tøver. Sandheden er at det at drive et massivt projekt kan være ret hårdt. Den gode nyhed er at der er nogle specifikke ting du kan gøre for at gøre processen meget lettere. Investering i god projektledelsessoftware i forhold til tidsregistrering, vil gøre en stor forskel på lang sigt. Programmet vil gøre dit arbejde meget nemmere, samtidig med at forenkle ting for dine medarbejdere. Nedenfor vil du finde ud af hvorfor du skal bruge software der fungerer problemfrit med Outlook-kalenderen.

Kendskabet til Microsoft Outlook

Først og fremmest skal du forstå at Outlook er et af de mest populære programmer på planeten. Faktisk er der tusindvis af virksomheder der udelukkende er afhængige af dette program til at sende emails, administrere kalendere og meget mere. Der er en god chance for at du og dine teams allerede er bekendt med Microsoft Outlook. Hvis dette er tilfældet, vil du helt sikkert gerne udnytte ingeniør-projektstyringssoftware der er kompatibelt med Outlook.

Ved at gøre det behøver du ikke at bekymre dig om at træne dine medarbejdere for meget. Trods alt vil dine medarbejdere allerede kende softwaren meget godt. Derfor bør de kunne forstå det næsten øjeblikkeligt. Dette kan også spare din virksomhed i forhold til uddannelsesomkostninger. Brug af Outlook-kompatibel tidsregistreringssoftware er virkelig i din bedste interesse.

Ingeniør-projektstyringsværktøjer der forbedrer konkurrenceevnen

På dette tidspunkt er der en temmelig god chance for at du har hundredvis af virksomheder, der konkurrerer imod dig. I dit nærområde har du højst sandsynligt nogle konkurrenter. Med dette i tankerne er du virkelig nødt til at få en konkurrencemæssig fordel over disse virksomheder. Der er mange ting du kan gøre for at opnå en fordel. Der er dog få ting der bliver nemme. Brug af Outlook-baseret ingeniørprojektledelsessoftware vil gøre en enorm forskel med det samme. Denne type software vil give dig mulighed for at få projekter afsluttet meget hurtigere og billigere end nogensinde før.

Den rigtige projektstyringssoftware giver dig mulighed for at indsamle og analysere rapporter. Derefter kan du bruge disse oplysninger for at sikre at dine ressourcer udnyttes bedst muligt overhovedet. Dette kan sikre at dine medarbejdere bruger deres tid efter bedste evne. Til gengæld vil dette gøre din virksomhed mere fleksibel og konkurrencedygtig. Når potentielle kunder har indset dette, vil de komme til dig for at få deres projekter udført.

Vedhæftning af oplysninger

For at sikre, at dit ingeniørprojekt er afsluttet i tide, skal du virkelig garantere at dine medarbejdere har de oplysninger de har brug for. Det ville være muligt at ringe til dem og give dem de oplysninger de har brug for. Ikke desto mindre ville det være tidskrævende og ineffektivt. Det er derfor at du skal sørge for at dine medarbejdere har de oplysninger de har brug for på forhånd. Dit projektstyringsprogram kan hjælpe. Denne type program giver dig mulighed for at vedhæfte vigtige oplysninger til hver enkelt aftale.

Dette sikrer at projektet gennemføres på den specifikke måde, som kunden anmoder om. Du kan endda vedhæfte kommentarer og tillade supervisors at godkende eller afvise indsendte aftaler. Dette sikrer at alle har samme forståelse. Derfor er du nødt til at vælge det rigtige projektstyringsprogram. Det vil gøre en stor forskel på lang sigt.

Tildele roller og tilladelser

Når det kommer til stykket, vil ikke alle dine medarbejdere være gode til computere eller teknologi. Derfor er det vigtigt at gøre processen så enkel og praktisk for dine medarbejdere som muligt. Når alt kommer til alt, vil du ikke have at de bliver overvældet af programmet og ende med at spilde deres tid. Valg af et projekt-tidsregistreringsprogram der giver dig mulighed for at tildele roller og tilladelser anbefales. Dette vil gøre dit arbejde og dine medarbejderes arbejde meget lettere. Dette vil give dig mulighed for at låse bestemte medarbejdere ude af mere dybtgående funktioner, såsom rapporter.

I stedet får de kun mulighed for at logge ind og rapportere deres tid. Dette sikrer at dine medarbejdere kun kan fokusere på deres arbejde. De vil ikke finde sig selv i færd med at bruge ti eller endog tyve minutter på at jonglere rundt med et kompliceret program. Desuden vil styringssoftwaren være kompatibel med Outlook, hvilket vil gøre det så meget lettere at bruge.

Overblik og rapporter

For at kunne klare dit ingeniør-projekt skal du sikre dig, at du har adgang til de oplysninger du har brug for. Du skal være i stand til at analysere den specifikke tidsmængde der bruges til bestemte projekter, hvordan dine teams bruger deres tid, og tiden der bruges på bestemte organisationer. Hvis du ikke har disse oplysninger foran dig, vil du virkelig lave gætterier. Det vil øge sandsynligheden for at du træffer et forkert valg undervejs. Derfor har du brug for den rigtige projektstyringssoftware.

Med den rigtige software kan du få adgang til oversigter over tid, samt standardrapporter. Rapporterne skal være tilgængelige i forskellige former, herunder tærte- og søjlediagrammer. Dette vil gøre det så meget lettere for dig at læse dataene inden for kort tid.

Timepriser og udgifter

Der er ingen tvivl om, at de fleste ingeniørprojekter vil være lidt dyre. Når det er sagt, skal du tage skridt til at finde måder at maksimere dit overskud, mens du reducerer dine udgifter. Dit projektstyringsprogram til tidsregistrering kan gøre en stor forskel på dette område. Bare sørg for at vælge et program der giver dig mulighed for at tilføje timepriser og udgifter til hvert projekt. Din software skal give dig mulighed for at definere timeindtægter og timeomkostninger. Disse oplysninger skal være tilgængelige for hele projektet eller hver specifik aktivitet. Ved at se på disse oplysninger kan du se hvordan dine penge bliver brugt, og det kan hjælpe dig med at finde måder at spare mere på.

Du vil også gerne være i stand til at tilknytte udgifter. For eksempel bør dine medarbejdere kunne tilføje unikke omkostninger, såsom hoteludgifter eller kilometertal. Disse oplysninger kan vedhæftes til tidsrapporterne. Dette sikrer at du har få eller ingen problemer med at godtgøre dine medarbejdere for de penge de brugt af egen lomme.

Notifikationer og godkendelser

Når dine medarbejdere er færdige med dagen, vil de indsende deres tid ved hjælp af din projektovervågningssoftware. Du skal sørge for at hver medarbejder får deres tid indsendt til tiden. Hvis de ikke gør det, er der en mulighed for at de ikke får deres fulde løn i tide, eller at du ikke får faktureret dine kunder korrekt. Det er derfor at du skal vælge software der leveres med en meddelelsesfunktion. Med denne funktion kan du modtage advarsler når timesedler ikke er indtastet. Til gengæld vil du kunne komme i kontakt med den pågældende medarbejder og rette op på problemet med det samme. Dette er bedst for alle involverede, herunder dig og medarbejderen.

Det er også relevant at kunne godkende eller afvise tidsposter. Der er en chance for at dine medarbejdere har travlt og har indtastet noget forkert. Hvis du ikke kunne godkende eller afvise disse registreringer, ville det ikke være heldigt. Supervisor-godkendelse af alle tidsposter er et must. Dette sikrer at alle angivne oplysninger er korrekte.

Adgang via smartphone

Næsten alle bruger en mobiltelefon nu om stunder. Når det er sagt, ville det kun være smart at sikre at dine teams har adgang til din tidsrapporteringssoftware med deres smartphone. Heldigvis er der mange tidsregistreringsløsninger, der vil være kompatible med forskellige smartphone-operativsystemer. Da dine medarbejdere er forskellige, er der en god chance for at de alle sammen vil bruge forskellige telefoner. Nogle kan have en iOS-telefon, men andre kan muligvis have en Android-telefon.

Sørg for at dit program er kompatibelt med alle større smartphone-operativsystemer. Dette vil give dem mulighed for at indsende de krævede oplysninger inden for kortest mulige tid.

Sprogmuligheder

Mangfoldighed er et must for alle ingeniørvirksomheder. Du skal have dygtige personer til at fuldføre hver eneste kommende opgave. Der er en chance for at nogle af dine medarbejdere måske ikke taler dansk som deres første sprog. Hvis dette er tilfældet, skal du træffe foranstaltninger for at sikre at disse personer bliver tilgodeset. Når du leder efter ingeniørprojektstyringssoftware til tidsrapportering, skal du vælge en løsning der tilbyder forskellige sprog. Det er også en god ide at sikre at din software efter eget valg giver dig mulighed for at oprette og redigere dine egne sprogfiler. Dette vil vise sig at være meget gavnligt for virksomheder nu om stunder.

 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook
Nem tidsregistrering af medarbejdere i Outlook De fleste personer i dag ved hvor vigtigt tidsregistrering af medarbejdere er …

Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer
Fordelene ved at bruge tidsregistrering til revisorer Uanset din virksomhed eller organisation, er en af ​​de vigtigste råvar …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified