TSR hjælper mig med at spare værdifuld tid hver måned
- Læs mere...

Projektstyring og dit tidsregistreringssystem

Projektstyring og dit tidsregistreringssystem

Projektstyring og dit tidsregistreringssystem

Uanset om du er freelancer, en stor privat virksomhed eller en offentlig organisation, er en vigtig del af styringen af ​​dine projekter og aktiviteter at vide hvordan du har brugt din tid.

Før du siger at du ikke er projektleder som sådan, skal du huske at du altid arbejder på en eller anden type projekt, internt eller for kunder, så du skal vide hvordan du styrer dine projekter korrekt.

Denne artikel vil udforske udfordringen såvel som løsningen på dette, så læs videre…

Udfordringer med projektstyring

Uanset dit erhverv, styrer du altid på en eller anden måde et projekt af en eller anden art, uanset om det er interne aktiviteter eller et fakturerbart kundeprojekt. Så du som projektleder (uanset om dette er din egentlige titel eller ej), dit projektteam og enhver anden interessent har en stor interesse i at reducere projektrisikoen og sikre projektets succes.

Du har brug for at din projektplanlægning er i orden, du har brug for ordentlig projekt-omkostningsstyring, du skal følge de bedste metoder, og du skal sørge for at du har de værktøjer du har brug for. Dette er en del af en korrekt projektudførelse, hvilket er afgørende for projektstyring.

Dette kan være lettere sagt end gjort, men for at sikre succes i denne bestræbelse, er et vigtigt element for at du ved hvordan tingene går, at have et ordentligt tidsregistreringssystem på plads.

Uden et ordentligt tidsregistreringssystem er det næsten umuligt for din virksomhed at se om dine prioriteter og budgettering er på plads, samt for at sikre at du når enhver sat milepæl.

Så for at sikre organisatorisk succes, er ordentlig tidsregistreringssoftware afgørende.

Problemet med mange tidsrapporteringsprodukter er at de ofte kræver at din arbejdsstyrke indtaster tid manuelt i et separat program og også husker hvad de gjorde, hvornår. På denne måde ender denne vigtige del af dine ledelsesværktøjer med at være mere en hindring for hvad der burde have været en procesforbedring.

Så hvad skal du gøre?

At finde det rigtige tidsregistreringssystem

Som led i at styre projekter, vil du have viden om at dine projekter bevæger sig fremad som de skal, og også vide om der er noget du skal se nærmere på.

De fleste professionelle organisationer i dag bruger Microsoft Outlook kalenderen til at planlægge deres aftaler og holde styr på deres tid. Dette til både fravær, interne aktiviteter samt tid som du fakturerer dine kunder for.

Du bør derfor finde en løsning der bygger på dette, og nemt lader dig oprette timesedler baseret på dine kalenderaftaler, uanset om det bruges til lønning eller fakturering.

Dette er den mest intuitive måde dine brugere kan arbejde på og integrerer problemfrit med den arbejdsgang du har.

Den skal også inkludere stærke rapporteringsfunktioner, så du nemt kan se hvordan tid er brugt på enhver organisation, projekt eller aktivitet, både for organisationen som helhed og for individuelle brugere.

På denne måde kan du nøjagtigt se hvordan tiden bliver brugt, og om du skal ændre den måde hvorpå du prioriterer visse aktiviteter.

Hvis du har brug for det, som et led i din projektledelse, skal dit tidsregistreringssystem også komme med muligheder for at have timepriser samt rapportering af udgifter.

I mange tilfælde er det også rart at have mulighed for at få en supervisor til at godkende indsendte tidsregistreringer.

Hvordan du sikrer at dine brugere vil godkende løsningen

Så nu hvor du ved at en integreret del af korrekt projektstyring er at have et tidsregistreringssystem på plads, der giver dig mulighed for at rapportere tid baseret på dine Microsoft Outlook kalenderaftaler, hvordan sikrer du så at dine brugere også vil godkende løsningen?

En af de mest afgørende ledelsesevner er at kunne motivere dine medarbejdere. En del af det er at inkludere dem på den rigtige måde.

Når du introducerer en løsning som denne, skal du sikre dig at dine medarbejdere er inkluderet fra begyndelsen. Det er også afgørende at du viser dem de fordele det vil bringe dem.

Vis dem hvordan de nu kan se præcist hvordan de har brugt deres tid og på hvilke projekter og aktiviteter, hvor meget fravær de har haft, og hvordan tingene går overordnet set.

Dette er oplysninger der normalt ikke vil være nemme at komme frem til, men med en ordentlig timerapporteringsløsning på plads kan disse oplysninger altid være tilgængelige for dem.

Det vil også være meget lettere for dem at rapportere deres tid ved hjælp af Outlook i stedet for at skulle ind i forskellige systemer og huske præcist hvad de gjorde, og hvornår de gjorde det.

Næste skridt

Som du kan se fra denne artikel, er det meget muligt at få dine brugere til at støtte op om din implementering af et tidsregistreringssystem. Det vil sige, så længe du følger anbefalingerne i denne artikel.

Blot for at opsummere er en vigtig del af projektstyring at vide hvordan tiden bliver brugt, så du kan planlægge og handle i overensstemmelse hermed. Et godt tidsregistreringssystem er derfor vigtigt.

Ikke kun det, det er også vigtigt at du får en løsning som understøtter din arbejdsgang og er let for brugerne at bruge, og vil give dig de informationer og oversigter du har brug for.

For at gøre det, skal du huske følgende:

  • Din løsning skal bruge dine Microsoft Outlook-kalenderaftaler
  • Skal være brugervenlig
  • Nemme og stærke rapporteringsmuligheder
  • Mulighed for timepriser og registrering af udgifter
  • Involver brugerne tidligt og vis dem fordelene
 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning
Få din virksomheds udgiftsregistrering integreret med din tidsregistreringsløsning I nutidens hurtigt-bevægende, digitale æra …

Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering
Sådan forbedrer du din virksomhed det rette værktøj til team-tidsregistrering Tidsregistrering har mange fordele, og du kan b …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified