Refusion af rejseudgifter og registrering af forretningsudgifter

Refusion af rejseudgifter og registrering af forretningsudgifter
Refusion af rejseudgifter og registrering af forretningsudgifter

For at nå dine forretningsmål, overholde dine deadlines og overholde estimerede budgetter er du nødt til at have en grundig oversigt over alt – arbejdsfordeling, omkostninger, tid brugt på hvert projekt, medarbejdernes fravær, rejseudgifter, ressourcer osv. Registrering af disse data er nøglen til operationel effektivitet, men at gøre det uden de rigtige værktøjer er ikke let.

Mens tidsregistrering allerede er en prioritet for mange virksomheder i dag, overses registrering af forretningsudgifter ofte. Penge er kritisk for enhver virksomhed, og det er grunden til at regnskab over deres ind- og udstrømning sikrer at dine udgifter ikke overstiger dine indtægter. Udover kaffe og ture til konferencer, er hoteludgifter, kørsel og køb af varer fra medarbejdernes egne lommer, andre almindelige udgifter, som skal oplyses til arbejdsgiveren for at få dem godtgjort.

Registrering og godkendelse af forretningsudgifter kan spare dig for tusindvis af kroner. Takket være de seneste fremskridt inden for tidsregistreringssoftware, muliggør nogle løsninger nu registrering af virksomhedsudgifter sammen med tidsregistrering. Udgifter kan nemt tilføjes til tidsindtastninger, og du ved hvordan din tid og penge begge bliver brugt, hvilket giver dig nok data til at optimere og forbedre dine arbejdsprocesser.

Fordele ved at registrere forretningsudgifter med tiden

Hvis du ønsker at få bedre indsigt og have mere kontrol over din virksomheds drift, skal du vide hvordan dens ressourcer bliver udnyttet. Disse ressourcer omfatter både håndgribelige elementer, for eksempel refusion af rejseudgifter, og ikke-håndgribelige elementer som tid. Selvom det sparer en masse tid og administrativ byrde at gøre det sammen, er der mange andre uovertrufne fordele ved registrering af forretningsudgifter som diskuteret nedenfor.

Vurder virksomhedens rentabilitet og produktivitet

Når du begynder at redegøre for hvor meget tid hver medarbejder bruger på hvert projekt, kan du afgøre om det er den kompensation værd, du modtager for det. Du opdager hvilken medarbejder der udmærker sig til hvilken type opgave, hvem der har brug for yderligere støtte, og hver enkelt medarbejders produktivitet og bidrag.

Rentabilitet er et andet perspektiv på produktivitet, bygget på virksomhedens udgiftsregistrering. At have en fast indtægt er ikke altid ensbetydende med forretningsrentabilitet, simpelthen fordi du ikke tager højde for de afholdte omkostninger.

En nøjagtig registrering af indtægter og udgifter er således et værdifuldt værktøj, og brugen af ​​en tidsregistreringsløsning til dette formål, centraliserer indsamlingen af ​​data for at gøre analysen praktisk.

Større økonomisk bevidsthed om fremtidsplaner

Du skal vide præcis hvor dine penge går hen hver måned. Dette bliver ikke kun en markør for at se om du overskrider dit månedlige budget, men du kan også identificere hvor du kan skære ned på omkostningerne. For eksempel, hvis dit personale ofte pådrager sig rejseudgifter, når de bruger taxa, kan en intern transportfacilitet være mere omkostningseffektiv i det lange løb, samtidig med at medarbejdertilfredsheden forbedres.

At holde styr på din virksomheds økonomiske tilstand giver dig nyttige analyser og tendenser, der kan bestemme hvordan du arbejder i fremtiden. Fra kundefakturering til fastlæggelse af de samlede projektomkostninger, kan registrering af forretningsudgifter nemt drive alle disse beslutninger.

Dette går også hånd i hånd med tidsregistrering, fordi du kan korrelere hvor mange penge der bliver brugt i timen til et projekt. Derudover hjælper data om varigheden af ​​hver opgave dig med at sætte præcise deadlines, bestemme rekrutteringsbehov og allokere projekter baseret på individuelle styrker og svagheder.

Et vigtigt aspekt ved registrering af tids- og forretningsudgifter, er rutinemæssigt at analysere disse data for trends, hvilket kun er muliggjort af en sofistikeret løsning, der giver dig mulighed for at gennemgå information gennem forskellige filtre. Mens tidsindtastningerne kan kategoriseres efter projekt, kunde, opgave, afdeling eller medarbejder, bør udgifterne også være tilgængelige som en rapport. Dette kan være alt fra omkostninger pr. projekt eller omkostninger pr. kunde til omkostninger pr. medarbejder.

Dette alvidende syn på både tid og ressourceforbrug tillader tidlig identifikation af problemer og smuthuller, samt muligheder der kan kigges nærmere på.

Øg medarbejdertilfredsheden

Efter at være vendt tilbage fra en arbejdsrejse, er det sidste enhver medarbejder ønsker, at løbe rundt om deres chef for at få godtgjort rejseudgifter. At give dem mulighed for at indsende udgifter med deres timeregistreringer og opnå en hurtig godkendelse fremskynder hele refusionsprocessen og får dine medarbejdere til at føle sig værdsat.

Du kan kun være en forstående og empatisk leder, hvis du har præcis viden om, hvad hvert team-medlem arbejder med, hvor lang tid det tager dem, og om de har brug for yderligere støtte. Omhyggelige tidsregistreringer sikrer at ingen medarbejder er overbelastet, alle har data til at understøtte deres profiler til forfremmelse, og giver hver medarbejder øget ejerskab over deres tid.

Udover din generelle stab er dine økonomi- og regnskabsmedarbejdere også bedre stillet med fælles tids- og forretningsudgiftsrapportering, fordi alle transaktionsdata nu er let tilgængelige på ét sted. Da hver udgift understøttes af medarbejdernes navn og formål, behøver de ikke at sortere gennem utallige kvitteringer og regninger og koordinere med alle på holdet eller i organisationen for at udføre en nøjagtig gennemgang.

Derudover standardiserer brugen af ​​en løsning til registrering af virksomhedsudgifter, hvordan din virksomhed kategoriserer og analyserer udgifter, hvilket gør det nemmere at gennemskue.

Spar administrative omkostninger

Hvad enten det er tidsregistrering eller rapportering af forretningsudgifter, er den manuelle rute altid dyr, frustrerende og ineffektiv. Manuelt at skulle holde styr på al refusion af rejseudgifter, hotelophold og kørsel, kræver betydeligt manuelt arbejde under tidspunktet for indsamling af fakturaer, vedligeholdelse af registreringer og månedsafslutningsanalyse.

Medarbejdernes værdifulde tid vil blive brugt på at sortere gennem kvitteringer, regninger og andre bunker af papirarbejde, og hvis de laver en fejl, er det ekstremt tidskrævende og ineffektivt at gøre det hele igen. Automatisering sparer tid og penge, udover at eliminere menneskelige fejl og fjerne byrden ved at oprette en udgiftsrapport. Den tid der spares ved at fjerne processen med en udgiftsrapport, kan delegeres til vigtigere opgaver.

Brug af en løsning der kan registrere tid og forretningsudgifter sammen, sparer omkostningerne ved at bruge penge på to forskellige systemer.

Sikrer nøjagtigheden af ​​data

Som diskuteret ovenfor, kan manuel registrering af tid og udgifter være fyldt med fejl, men det er ikke tilfældet med en automatiseret løsning til registrering af virksomhedsudlæg. Når du kan indtaste tidsindtastninger hvor som helst fra, er der en lav sandsynlighed for at glemme hvor meget tid der præcist blev brugt, i modsætning til at vende tilbage fra din forretningsrejse og derefter logge oplysningerne ind.

Det samme gælder for udlæg og udgifter. Hvis du indtaster det løbende, vil du sikre at du ikke glemmer det, og refusionen af ​​dine rejseudgifter vil ikke længere afhænge af dine medarbejderes mulighed for at gemme deres parkerings- eller flybilletter i længere perioder.

Disse nøjagtige data påvirker næsten alle aspekter af din virksomhed. HR, ledelse og regnskab, bruger det alle til at træffe kritiske beslutninger, hvorfor gennemsigtighed er altafgørende her.

Brug af en løsning, der gør det muligt for ledelsen eller en administrator at godkende hver tidsregistrering, er afgørende for nøjagtig godtgørelse og refusion af rejseudgifter, samt registrerings af udlæg og virksomhedsudgifter. Dette kompenserer for eventuelle tastefejl lavet af en medarbejder, samtidig med at alle holdes ajour i forhold til de afholdte udgifter.

Outlook til registrering af tid og forretningsudgifter

Vigtigheden af ​​at registrere tid og forretningsudgifter er klar, hvorfor dette marked nu er mættet med forskellige typer af tidsregistreringsløsninger, som hver har sit eget sæt af fordele og ulemper. Mens den ideelle løsning til registrering af forretningsudgifter til din virksomhed afhænger af dine behov, er det et pålideligt valg at bruge en, der kan registrere tid og være kompatibel med Microsoft Outlook.

De fleste virksomheder bruger allerede Microsoft Outlook til at administrere deres kalendere, emails, møder og aftaler, og disse løsninger bygger på den eksisterende infrastruktur, for at muliggøre tidsregistrering. Mens aftaler kan omdannes til tidsregistreringer ved at tilføje kunder eller projekter til dem, kan udgifter også tilføjes til hver tidsregistrering på samme måde.

Outlook er begyndervenligt med en brugervenlig grænseflade, og de fleste kender allerede dens dynamik. Du behøver ikke længere at bruge tusindvis af kroner på at uddanne personalet i ny tredjepartssoftware til rapportering af tid og forretningsudgifter, eller stå over for nogen friktion i forhold til at adoptere det som en norm. Hvis nogen har brug for refusion af rejseudgifter, skal de blot tilføje det på deres tidsangivelse og vente på deres supervisors godkendelse.

At arbejde sammen med kalenderen og email giver din løsning et lager af information. For eksempel, hvis et møde varede længere end normalt, behøver du ikke at ændre det specielt, da din løsning allerede vil være knyttet til kalenderen. På samme måde integrerer løsningen også godt med andre applikationer, hvis dataene skal eksporteres.

Derfor sparer du både tid og penge ved at bruge en Outlook-kompatibel løsning til registrering af tid eller forretningsudgifter, udover at være god til sin opgave. De ideelle løsninger gør det muligt at indsende udgifterne både individuelt og med tidsregistreringer, samt mulighed for at systemadministratoren kan ændre hver brugers adgang til de overordnede poster.

Konklusion

Alle arbejdsgivere skal have ajourførte økonomiske optegnelser, hvorimod hver medarbejder ønsker hurtig refusion og godtgørelse for rejseudgifter og andre omkostninger. Kombiner det med virksomhedens behov for at registrere tid for at træffe rettidige beslutninger i overensstemmelse hermed, og efterspørgslen efter en løsning der gør begge dele stiger. Forbedring af din pengestyring bør være et primært mål, og tidsregistreringssoftware, der integreres godt med Microsoft Outlook, er den perfekte løsning til registrering af forretningsudgifter.

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu