Registrer tid med den bedste tidsregistreringssoftware
I en tid hvor selvhjælpsbøger og YouTube er i fremmarch, har alle hørt ordet ’produktivitet’. Du formodes at være produktiv, men midlerne til at opnå det er ofte så komplicerede, at du bare fortsætter som hidtil. Selvom dette kan betyde lidt for en enkeltperson, har virksomhedsejere ikke den frihed. Hvis du driver en virksomhed, ved du godt at produktivitet er nøglen til succes, og skuffen der rummer den nøgle, er tidsregistreringssoftware.
Når du begynder at rapportere tid, ved du hvor lang tid hver medarbejder bruger pr. kunde eller projekt, og den vigtige information forbedrer effektiviteten af dit arbejdsområde på flere måder. Siden det vil vurdere fremskridtene på flere opgaver og give indsigt i din medarbejderledelse, fremtidige estimater, kundefakturering, blandt andre variabler, behøver du ikke blot at få tidsregistreringssoftware – du skal bruge den bedste.
Hvordan forbedrer tidsregistreringssoftware arbejdspladsens effektivitet?
Tidsregistreringssoftware optimerer og forbedrer arbejdsgangen på mange måder, såsom at identificere alle huller i arbejdet i din organisation, spore fremskridt på opgaver, hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger og forbedre den overordnede medarbejdertilfredshed.
Identifikation af problemer
Hvis et team normalt bruger en dag på at udføre en bestemt slags opgave, men på det seneste har krævet tre dage, ved du at der er noget galt. De kunne være udbrændte, opgaven kan kræve ekstra mandskab, eller denne opgave er for kompleks for dem, hvilket berettiger behovet for ekstra træning.
På samme måde, hvis driftsafdelingen logger ekstra tid på administrative opgaver, eller hvis det altid er en bestemt aktivitet der ender med at tage mest tid, ved du hvad der skal optimeres. Dataene fra tidsregistreringssoftware er det, der fik dig til at identificere at et sådant problem overhovedet eksisterer, og det skal rettes for at øge produktiviteten for hele teamet.
Registrering af fremskridt
At registrere tid er at have et alvidende overblik over de projekter dine medarbejdere har påtaget sig. Uden at afbryde dem, fortæller tidsregistreringssoftwaren dig hvor meget mere tid en opgave kan kræve, hvilke medarbejdere der nu er frie til at blive allokeret til en anden opgave, og hvilke medarbejdere der har vist en enorm forbedring, således at de nu kan udføre deres opgaver hurtigere.
At tage bedre beslutninger
Når du registrerer tid, kan det hjælpe dig med at udføre en præstationsanalyse af hver medarbejder og identificere deres styrker og svagheder. Hvis person A bruger en dag på en bestemt slags opgave, og person B bruger to, er det i alles interesse at person A gør det. Så længe det er gjort ordentligt selvfølgelig.
Analyserne og tendenserne hjælper dig ikke kun med at tildele personale til hver opgave, men med en forståelse af hvor meget tid hver opgave realistisk set ender med at tage, kan du bruge disse data til at bede din kunde om mere realistiske deadlines. Hvis en bestemt afdeling har brug for en hjælpende hånd, er det evnen til at registrere tid der gjorde dig opmærksom på dine fornyede rekrutteringsbehov.
Forbedring af medarbejdertilfredshed
Når du er en empatisk leder, der nu indser den indsats der ligger i hver enkelt opgave og er villig til at bakke dine medarbejdere op i forhold til realistiske deadlines, vil du have en tilfreds medarbejderskare. Derudover, hvis du begynder at rapportere tid, kan du afgøre hvilke medarbejdere der er overbelastede, og at der er en retfærdig fordeling af arbejdsmængden.
Hvis dine medarbejdere skal ansøge om en forfremmelse, vil dataene fra tidsregistreringssoftwaren være der for at stå inde for dem, og denne tilstedeværelse af registreret tid er et godt skub for alle der kæmper med at udsætte opgaver. Øget ejerskab over deres egen tid, blandt andre nævnte måder, øger medarbejdertilfredsheden markant, hvilket udmønter sig i forbedret produktivitet.
Hvad er den bedste tidsregistreringssoftware?
Det bedste værktøj til at registrere tid, er det der gør dit job det nemmeste for dig. Papirbaserede tidsregistreringer gør det ikke længere på grund af deres tidskrævende, dyre, unøjagtige og fejlbehæftede natur. Derfor har alle førende virksomheder enstemmigt bevæget sig mod elektronisk tidsregistreringssoftware.
Det begrænser det dog stadig ikke. Da alle nu har indset potentialet i dette avancerede tidsstyringsværktøj, er markedet mættet med tidsregistreringssoftware, og det kan være en udfordrende opgave at finde den, der virker for dig. Mens nogle er tredjepartsapplikationer, integreres andre med allerede eksisterende software såsom Outlook, og sidstnævnte er normalt mere strømlinede i forhold til hvad der kræves fra din side.
Outlook-integration, når du vil registrere tid
De fleste virksomheder, uanset om det er nye eller erfarne, bruger Outlook til deres kalender- og email-behov. Det er standardplatformen til at planlægge nye aftaler, få påmindelser og kommunikere med hvem som helst, og derfor er det at bygge videre på denne infrastruktur en af de mest effektive måder at rapportere tid på.
Aftalerne i Outlook rummer allerede alle de oplysninger du har brug for til en tidsindtastning. Det kræver bare mindre justeringer, såsom at tildele kunden, opgaven eller projektet til hver ny post, og din opgave er fuldført. Softwaren vil gøre alt andet for dig, og et ekstra niveau af nøjagtighed er givet, når ledere gennemgår tidsposter ved indsendelse.
Ikke alene er Outlook-integreret tidsregistreringssoftware ekstremt ligetil, det er normalt også mere overkommeligt, da du ikke bruger penge på en ny server, der gemmer dine tidsregistreringer. Det ændrer ikke på den måde Outlook fungerede på før, og da alle allerede er bekendt med dets funktion, sparer du en masse tid og penge, som træning normalt kommer med. Dine medarbejdere kan begynde at registrere tid allerede i dag.
Funktioner i den bedste tidsregistreringssoftware
Selvom det allerede er blevet fastslået at brugervenlige værktøjer ofte er de bedste, hjælper mange andre funktioner tidsregistreringssoftware med at skille sig ud fra konkurrenterne. Disse omfatter:
- Kompatibilitet med flere operativsystemer, enheder og sprog;
- Assistance til økonomisk registrering, via muligheden for at tilføje timepriser og information såsom hotel- og kilometeromkostninger;
- Sikkerhed, så fortrolige og følsomme oplysninger såsom medarbejderregistre og kundefakturering ikke kompromitteres;
- Fleksibilitet til at eksportere timesedler fra tidsregistreringssoftwaren til anden software som f.eks. Excel, ERP og CRM;
- Nem dataanalyse ved mulighed for at se forskellige variabler (projekttype, tidsforbrug osv.) i forskellige tilstande såsom grafer og tabeller;
- Mulighed for at tilpasse tidsindtastninger ved at tilføje noter for at bevise arbejde eller årsager til en bestemt ændring i arbejdet eller yderligere brugt tid;
- Enkel flextidsløsning, der sætter et loft over antallet af timer, der skal rapporteres af forskellige medarbejdertyper, for at modvirke overarbejde til udbrændthed.
Disse funktioner giver tidsregistreringssoftware en konkurrencefordel. Det bedste værktøj varierer fra virksomhed til virksomhed, afhængigt af behov og personlige præferencer.
Konklusion
At opretholde en omhyggelig registrering af arbejdsmængder, omkostninger, fakturerbar tid, afspadsering, ressourcetilgængelighed, medarbejderpræstationer og andre variabler er nøglen til en mere smidig og mindre ujævn ledelse.
At beslutte sig for at registrere tid er det første skridt i retning af at øge din operationelle produktivitet, og på et marked med så mange værktøjer er det den bedste tidsregistreringssoftware der vil forbedre kvaliteten af dit arbejde, opnå mere på kortere tid og øge din indtjening.
Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu
