Dette har betydet, at vores overblik over interne ressourcer er væsentligt forbedret
- Læs mere...

Sådan får du dine medarbejdere til at elske at registrere arbejdstimer

Sådan får du dine medarbejdere til at elske at registrere arbejdstimer

Sådan får du dine medarbejdere til at elske at registrere arbejdstimer

For at en organisation skal kunne lykkes, uanset om det er en velgørende organisation, statslig organisation eller privat virksomhed, er det essentielt at vide hvordan tiden bruges.

I denne artikel vil vi undersøge udfordringerne og faldgruberne, når du leder efter en løsning, hvad du skal kigge efter når du finder en, og også hvordan du kan gøre så dine brugere rent faktisk elsker at lave deres tidsregistrering.

God fornøjelse!

Udfordringen når der registreres tid

Alle ved at det er essentielt for alle virksomheder og organisationer at registrere deres arbejdstid, så de kan se hvordan tiden bliver brugt, og på hvilke projekter og aktiviteter.

Men hvis du nogensinde har arbejdet på et kontor hvor arbejdsstyrken skulle indtaste de timer der arbejdes manuelt ind i et system, det kunne for eksempel være et regneark, ved du hvor besværligt dette kan være. Dette er især tilfældet hvis du skal indtaste din arbejdstid manuelt, hvor du skal huske hvad du gjorde hvornår.

Dette bliver ikke kun unøjagtigt, men vil meget ofte resultere i at folk ikke kan lide at rapportere deres arbejdstid overhovedet.

Hvis tidsrapporteringen også bruges til lønberegning, så brugerne kompenseres og får betalt for deres arbejdsrelaterede timer, er dette et endnu større problem, da ingen kan lide at modtage en unøjagtig lønseddel. Hvis du også bruger din timeregistrering til fakturering af kunder, og dette er unøjagtigt, vil den økonomiske side af virksomheden lide.

Hvis medarbejderne endvidere ikke har fået besked om hvad tidsrapporteringen er til for, kan folk føle at ledelsen puster dem i nakken og ikke stoler på dem.

Alt dette vil resultere i modvilje, hvilket ikke er ideelt hvis du vil have en vellykket og blomstrende organisation.

Så er det muligt at finde en løsning, som dine brugere vil elske at bruge og som gavner både medarbejdere og virksomheden samlet set? Heldigvis, ja…

Registrering af arbejdstimer på den rigtige måde

For at holde virksomheden produktiv og et godt sted at være, har du brug for en løsning som brugerne nyder at bruge, og som organisationen vil have gavn af.

Uanset branchen, bruger de fleste professionelle virksomheder og organisationer i dag Microsoft Outlook-kalenderen til deres arbejdsplaner, og er der hvor brugerne typisk planlægger deres arbejdsuge. Du bør derfor finde en løsning der bygger på dette, det vil sige at du bør finde en tidsregistreringsløsning, der giver dig mulighed for at registrere dine arbejdstimer baseret på dine kalenderaftaler, uanset om det er projekttid for en kunde, interne projekter, fravær (herunder sygefravær og orlov), etc.

Løsningen skal være let for dine brugere at bruge, og bør muliggøre valgfri godkendelse af indsendt tid af supervisors.

Den skal også inkludere stærke rapporteringsfunktioner, så du nemt kan se hvor meget tid der er blevet brugt på individuelle aktiviteter og projekter, såvel som overordnet set. På denne måde kan du nemt afgøre om du har brugt timer ud over det der blev aftalt på et projekt, eller hvis der er brug for mere tid, for at overholde det der blev aftalt.

Hvis du har brug for det, bør du også have mulighed for at have timepriser i systemet, samt at kunne registrere udgifter på dine tidsregistreringer.

Så du skal finde en løsning der giver dig mulighed for at bruge dine Outlook-kalenderaftaler som grundlag for din timeregistrering, og som også giver dig et let overblik over hvordan tiden er brugt.

Nu hvor du har fundet løsningen, hvordan sikrer du så at dine brugere også vil kunne lide og bruge den?

Hvordan du får brugerne til at elske tidsregistrering

For at få dine medarbejdere til virkeligt at bruge tidsregistreringsløsningen og også få dem til rent faktisk at kunne lide det, er det afgørende at du inkluderer dem fra starten af og viser dem fordelene.

Dette kan gøres på forskellige måder.

Det er vigtigt at holde kommunikationen åben og vise dem hvor nemt det er at bruge systemet i forhold til alternative måder at rapportere tid på.

Vis dem også hvordan de nemt kan få et overblik over hvordan de har brugt deres tid, så de kan se om de brugte for meget tid på et område og for lidt på et andet.

Sørg for at du kommunikerer tydeligt at denne løsning ikke er for at puste dem i nakken og følge hver af deres bevægelser, men at den er der for at gøre deres arbejde lettere.

Når de selv kan se hvordan de har brugt deres tid og optimerer så de kan blive mere succesrige, bliver organisationen som helhed mere succesrig, hvilket gavner både medarbejdere, ledere og kunder.

Når timerapporteringsløsningen samtidigt er meget nem at bruge, bliver det ikke rigtig bedre end dette.

Næste skridt

Forestil dig at du har en tidsregistreringsløsning, som dine brugere elsker at bruge, da de tydeligt kan se hvordan det gavner dem og hjælper dem med at prioritere. Forestil dig samtidigt at løsningen er nem at bruge, nem at implementere og også giver ledelsen de rapporter og værktøjer den har brug for.

Dette er alt sammen muligt, hvis du blot følger retningslinjerne i denne artikel.

Så husk følgende når du leder efter en løsning til at registrere dine arbejdstimer:

  • Løsningen skal være brugervenlig
  • Den skal bruge dine Outlook-kalenderaftaler som grundlag for din tidsregistrering
  • Mulighed for timepriser og registrering af udgifter
  • Stærke rapporterings- og dataudvekslingsfunktioner
  • Kommuniker tydeligt fordelene for brugerne
  • Involver brugerne tidligt
 

Hvordan du fortsætter herfra - hvad du bør gøre nu

Læs venligst videre…

Du kan også være interesseret i denne info:

Seneste nyheder

TSR 6.5.19 – Tilføj aktiviteter direkte til projekter plus tidsstempler
TSR 6.5.19 – Tilføj aktiviteter direkte til projekter plus tidsstempler Vi har netop lanceret en ny version af TSR, med et pa …

Fremmøde – Sådan bruges Outlook kalenderen som et automatiseret system til fremmøderegistrering
Fremmøde – Sådan bruges Outlook kalenderen som et automatiseret system til fremmøderegistrering Som virksomhedsleder er det v …


Microsoft Windows Certified

Microsoft Windows 8 and 10 Certified